- ลักษณะเฉพาะ
- ความแตกต่างของสินค้าคงคลัง
- ต้นทุนขายสินค้า
- การซื้อ
- ติดตามธุรกรรม
- ข้อดีและข้อเสีย
- ความได้เปรียบ
- ข้อเสีย
- ตัวอย่าง
- อ้างอิง
ระบบสินค้าคงคลังตลอดเป็นวิธีการของการบัญชีสำหรับสินค้าคงคลังซึ่งบันทึกการขายหรือการซื้อสินค้าคงคลังทันทีผ่านการใช้จุดขายหรือคำสั่งระบบเข้าคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์องค์กร
สินค้าคงคลังถาวรให้มุมมองที่ละเอียดมากของการเปลี่ยนแปลงในสินค้าคงคลังพร้อมรายงานจำนวนสินค้าคงคลังในคลังสินค้าในทันทีซึ่งจะสะท้อนถึงระดับของสินค้าที่มีอยู่อย่างถูกต้อง
ที่มา: pixabay.com
ระบบสินค้าคงคลังนี้ดีกว่าระบบสินค้าคงคลังตามงวดรุ่นเก่าเนื่องจากช่วยให้สามารถติดตามยอดขายและระดับสินค้าคงคลังของแต่ละรายการได้ทันทีช่วยหลีกเลี่ยงการเก็บสต๊อก
นักบัญชีของ บริษัท ไม่จำเป็นต้องปรับสินค้าคงคลังถาวรด้วยตนเองยกเว้นในกรณีที่จำนวนสินค้าคงคลังที่มีอยู่จริงไม่เป็นไปตามข้อตกลงเนื่องจากการสูญหายการแตกหักหรือการโจรกรรม
สินค้าคงคลังถาวรเป็นวิธีที่ต้องการในการติดตามสินค้าคงคลังราวกับว่ามีการจัดการอย่างเหมาะสมสามารถให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องตามสมควรอย่างต่อเนื่อง
ลักษณะเฉพาะ
สินค้าคงคลังถาวรอธิบายถึงระบบสินค้าคงคลังที่มีการปรับปรุงข้อมูลปริมาณสินค้าคงคลังและความพร้อมใช้งานอย่างต่อเนื่องเป็นหน้าที่ของธุรกิจ
สิ่งนี้ทำได้โดยการเชื่อมต่อระบบสินค้าคงคลังกับระบบป้อนคำสั่งซื้อเช่นเครื่องสแกนบาร์โค้ดแบบไร้สายและในร้านค้ากับระบบปลายทางของจุดขาย ดังนั้นหนังสือคงคลังจะเท่ากันทุกประการหรือเกือบเท่ากับสินค้าคงคลังจริง
จะมีประสิทธิภาพน้อยกว่าเมื่อมีการโพสต์การเปลี่ยนแปลงลงในการ์ดสินค้าคงคลังเนื่องจากมีความเป็นไปได้มากที่จะไม่ทำรายการจะทำไม่ถูกต้องหรือจะทำไม่ทัน
ภายใต้ระบบสินค้าคงคลังถาวร บริษัท จะอัปเดตบันทึกสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องเพื่อบัญชีสำหรับการเพิ่มและการลบสินค้าคงคลังสำหรับกิจกรรมต่างๆเช่น:
- ได้รับสินค้าคงคลัง
- สินค้าในสต็อกขาย.
- รายการถูกย้ายจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง
- วัสดุที่ต้องใช้ในกระบวนการผลิต
- รายการที่ถูกทิ้ง
สูตรระบบสินค้าคงคลังถาวรนั้นง่ายมาก: สินค้าคงคลังเริ่มต้น (โดยทั่วไปจะนำมาจากการนับทางกายภาพ) + ใบเสร็จรับเงิน - การจัดส่ง = การสิ้นสุดสินค้าคงคลัง
ความแตกต่างของสินค้าคงคลัง
ระบบสินค้าคงคลังถาวรมีข้อได้เปรียบในการให้ข้อมูลยอดคงเหลือสินค้าคงคลังที่เป็นปัจจุบันและต้องการระดับการนับสินค้าคงคลังที่ลดลง
อย่างไรก็ตามระดับสินค้าคงคลังที่คำนวณโดยระบบนี้อาจค่อยๆแตกต่างจากระดับสินค้าคงคลังจริง
เนื่องจากการทำธุรกรรมที่ไม่ได้บันทึกหรือการโจรกรรมดังนั้นยอดคงเหลือในบัญชีควรเปรียบเทียบเป็นระยะ ๆ กับจำนวนจริงที่มีอยู่โดยใช้การนับตามรอบและปรับยอดคงเหลือตามความจำเป็น
ต้นทุนขายสินค้า
ภายใต้ระบบถาวรจะมีการอัปเดตต้นทุนของบัญชีที่ขายสินค้าอย่างต่อเนื่องเมื่อมีการขายแต่ละครั้ง ซึ่งหมายความว่าเป็นเรื่องง่ายที่จะได้รับต้นทุนที่ถูกต้องของสินค้าที่ขายก่อนวันสิ้นรอบบัญชี
การซื้อ
การซื้อสินค้าคงคลังจะผ่านรายการไปยังบัญชีสินค้าคงคลังวัตถุดิบหรือบัญชีสินค้าขึ้นอยู่กับลักษณะของการซื้อในขณะที่ยังมีรายการบันทึกแต่ละรายการที่เก็บรักษาไว้สำหรับสินค้าคงคลังแต่ละรายการ
ติดตามธุรกรรม
การตรวจสอบติดตามได้ง่ายกว่ามากในระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร ในระบบนี้ธุรกรรมทั้งหมดมีรายละเอียดในระดับบุคคล
สามารถเข้าถึงรายงานสินค้าคงคลังทางออนไลน์ได้ตลอดเวลา ทำให้ง่ายต่อการจัดการระดับสินค้าคงคลังและเงินสดที่ต้องใช้ในการซื้อสินค้าคงคลังเพิ่มเติม
เนื่องจากระบบสินค้าคงคลังตามงวดจะได้รับการอัปเดตเป็นครั้งคราวผู้จัดการจึงไม่เคยมีข้อมูลทางการเงินที่เป็นปัจจุบันและถูกต้องเพื่อใช้เป็นฐานในการตัดสินใจซื้อหรือการผลิต
ข้อดีและข้อเสีย
ความได้เปรียบ
ข้อได้เปรียบหลักคือการให้ข้อมูลสถิติที่เกี่ยวข้องกับสถานะของ บริษัท แก่ผู้จัดการอย่างทันท่วงที
จำนวนต้นทุนของสินค้าที่ขายและยอดคงเหลือของบัญชีสินค้าคงคลังพร้อมใช้งานได้ตลอดเวลา ข้อมูลนี้มีความสำคัญมากสำหรับการปรับปรุงนโยบายการจัดซื้อและการจัดทำงบการเงินระยะสั้น
แม้ว่าข้อผิดพลาดของสินค้าคงคลังอาจเกิดขึ้นจากการสูญหายการแตกหักการโจรกรรมการติดตามสินค้าคงคลังที่ไม่ถูกต้องหรือข้อผิดพลาดในการสแกนมีประโยชน์มากมายในการใช้ระบบนี้:
- ควบคุมสินค้าคงเหลือทางกายภาพได้มากขึ้นโดยเปรียบเทียบยอดคงเหลือจริงกับบันทึกตามบัญชี
- ตรวจจับโดยไม่ชักช้าปัญหาใด ๆ ก่อนที่จะกลายเป็นเรื่องใหญ่โตเช่นการโจรกรรมความเสียหายหรือการรั่วไหลของสินค้าคงคลัง
- ป้องกัน stockouts การขาดสต็อกหมายความว่าสินค้าหมด
- ให้ฝ่ายบริหารมีความเข้าใจที่ถูกต้องมากขึ้นเกี่ยวกับความชอบของลูกค้า
- อนุญาตให้ฝ่ายจัดการรวมศูนย์ระบบการจัดการสินค้าคงคลังสำหรับสถานที่หลายแห่ง
- ให้ความแม่นยำมากขึ้นเนื่องจากสินค้าคงคลังแต่ละรายการจะถูกบันทึกแยกกันในบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ลดการนับสินค้าคงคลังทางกายภาพโดยไม่จำเป็นต้องปิดกิจกรรมทางธุรกิจที่เป็นกิจวัตรในระหว่างการตรวจนับทางกายภาพ
ข้อเสีย
- ในกรณีของการทำบัญชีด้วยตนเองการใช้ระบบสินค้าคงคลังตลอดเวลาจะใช้เวลานาน นอกจากนี้ยังอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดมากมายในแต่ละรอบบัญชี ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้โดยการใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์เท่านั้น
- การใช้คอมพิวเตอร์และโปรแกรมบัญชีอาจมีราคาแพงสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
- การเก็บบัญชีสินค้าคงคลังภายใต้ระบบถาวรมีราคาแพงและใช้เวลานาน
- ระบบสินค้าคงคลังถาวรอาจเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดเนื่องจากการประเมินมากเกินไปหรือการประเมินต่ำเกินไป สิ่งเหล่านี้อาจเกิดขึ้นจากการโจรกรรมการแตกหักข้อผิดพลาดในการสแกนหรือการเคลื่อนย้ายสินค้าคงคลังที่ไม่ได้ติดตามซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการเติมเต็ม
ตัวอย่าง
ตัวอย่างของระบบสินค้าคงคลังถาวรคือแผนกจัดส่งและรับสินค้าที่ทันสมัย แต่ละกล่องที่ได้รับจะถูกสแกนเข้าสู่ระบบบัญชีและจะถูกเพิ่มเข้าไปในยอดคงเหลือสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ
สินค้าที่จัดส่งให้ลูกค้าจะมีบาร์โค้ดกำกับไว้และถูกสแกนเมื่อออกจากท่าเรือขนส่ง สิ่งนี้จะนำพวกเขาออกจากระบบบัญชีโดยอัตโนมัติและทำให้สินค้าคงคลังลดลง
ดังจะเห็นได้ว่าระบบที่ทันสมัยนี้ได้รับการอัปเดตตามเวลาจริง ไม่จำเป็นต้องประมวลผลธุรกรรมเป็นกลุ่มเหมือนในระบบสินค้าคงคลังตามงวด ดังนั้นรายงานทั้งหมดจะเป็นข้อมูลล่าสุดเพื่อให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดการตรวจสอบอยู่เสมอ
อ้างอิง
- สตีเวนแบรกก์ (2018). ระบบสินค้าคงคลังถาวร เครื่องมือการบัญชี นำมาจาก: Accountingtools.com.
- สตีเวนแบรกก์ (2019) ความแตกต่างระหว่างระบบสินค้าคงคลังตามงวดและแบบถาวร เครื่องมือการบัญชี นำมาจาก: Accountingtools.com.
- เจมส์เฉิน (2018). สินค้าคงคลังถาวร นำมาจาก: Investopedia.com.
- Wikipedia สารานุกรมเสรี (2019) สินค้าคงคลังถาวร นำมาจาก: en.wikipedia.org.
- หลักสูตรการบัญชีของฉัน (2019). Perpetual Inventory System คืออะไร? นำมาจาก: myaccountingcourse.com.