เลขานุการผู้บริหาร: โปรไฟล์ทักษะและหน้าที่ที่จำเป็น - ดูดาส - 2026

เลขาผู้บริหารเป็นงานหรืออาชีพที่ทำหน้าที่ให้การสนับสนุนสูงสุดให้กับพนักงานระดับสูงใน บริษัท หรือองค์กร เขาจะเป็นผู้ที่จะจัดระเบียบและรักษาตารางเวลาของผู้บริหารและช่วยพวกเขาทำงานด้านการบริหารที่หลากหลาย

เป้าหมายคือการมีส่วนร่วมในประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจโดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่างานด้านการบริหารทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายให้คุณจะดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ เลขานุการคือบุคคลที่ให้การสนับสนุนด้านการบริหาร พวกเขาสามารถทำงานต่างๆเช่นการเขียนและการจัดเก็บการตอบรับโทรศัพท์และการส่งข้อความ

ที่มา: pixabay.com

ในทางกลับกันเลขานุการผู้บริหารหรือผู้ช่วยฝ่ายธุรการยังทำกิจกรรมเหล่านั้นร่วมกับการประสานงานสำนักงานการวิจัยผลิตภัณฑ์การโต้ตอบกับซัพพลายเออร์การสั่งซื้อผลิตภัณฑ์และการสร้างฐานข้อมูล .

โดยทั่วไปเลขานุการผู้บริหารจะได้รับเงินเดือนสูงกว่าเลขานุการเนื่องจากทำหน้าที่ระดับสูงและเร่งประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน

โปรไฟล์ที่จำเป็น

- วุฒิปริญญาตรีสาขาบริหารธุรกิจหรือสาขาที่เกี่ยวข้อง

- ประสบการณ์ที่พิสูจน์แล้วในฐานะเลขานุการผู้บริหารหรือบทบาทการบริหารที่คล้ายกัน

- ต้องมีความสามารถในการจัดการ Microsoft-Office อย่างครอบคลุมและในซอฟต์แวร์ back-office เช่นระบบ ERP

- ความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับการบริหารสำนักงานและขั้นตอนการบัญชีขั้นพื้นฐานตลอดจนคำศัพท์ทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องที่ใช้ในอุตสาหกรรม

- มีความคุ้นเคยกับวิธีการวิจัยพื้นฐานและเทคนิคการรายงาน

- ทักษะการจัดการองค์กรและเวลาที่ยอดเยี่ยม

- ทักษะการสื่อสารและการเจรจาที่โดดเด่น

- ความซื่อสัตย์และการรักษาความลับ

เลขานุการผู้บริหารต้องเป็นมืออาชีพที่รวดเร็วพร้อมทักษะการจัดการเวลาที่ดีเยี่ยมและความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ด้วยความขยันขันแข็งและความสามารถในการทำงานทำให้ผู้บริหารสามารถมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบในการบริหารจัดการโดยไม่ต้องกังวลกับงานอื่น ๆ

ผู้จัดการหลายคนต้องพึ่งพาเลขานุการผู้บริหารเป็นอย่างมากในการประสานงานประจำวันและทำให้เป็นไปตามกำหนดเวลา ต้องมีชั้นเชิงและความกล้าแสดงออกในฐานะผู้ดูแลเวลาของผู้จัดการ

ทักษะที่จำเป็น

เลขานุการผู้บริหารต้องมีความเชี่ยวชาญในทักษะพื้นฐานเช่นการเขียนไวยากรณ์การสะกดคำและเครื่องหมายวรรคตอนและมีประสบการณ์ในการใช้อุปกรณ์สำนักงานและแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ทั่วไปเช่นการประมวลผลคำสเปรดชีตและกราฟิก

พวกเขาต้องมีทักษะการจัดการเวลาที่ดีเยี่ยมและความสามารถในการจัดการกับความรับผิดชอบต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในทางกลับกันเลขานุการบริหารต้องการคุณสมบัติอื่น ๆ เช่นวิจารณญาณที่ดีการทูตการใช้ดุลยพินิจและความสามารถในการแก้ปัญหาด้วยตนเอง

พวกเขาต้องการทักษะการสื่อสารที่ดีเพื่อโต้ตอบกับสาธารณะเขียนรายงานและตรวจสอบสิ่งพิมพ์

ตั้งใจฟัง

คุณต้องสามารถให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับสิ่งที่คนอื่นพูดใช้เวลาทำความเข้าใจประเด็นที่เกิดขึ้นถามคำถามตามความเหมาะสมและไม่ขัดจังหวะในเวลาที่ไม่เหมาะสม

อ่านวิเคราะห์

ความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับประโยคและย่อหน้าที่เขียนในเอกสารเกี่ยวกับงาน

การจัดการเวลา

รู้วิธีจัดการทั้งเวลาของคุณเองและเวลาของคนอื่นอย่างมีประสิทธิภาพ

รู้วิธีการพูด

พูดคุยกับผู้อื่นอย่างชัดเจนเพื่อถ่ายทอดข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

การเขียน

มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นลายลักษณ์อักษรตามความเหมาะสมกับความต้องการของผู้ชม

การคิดเชิงวิพากษ์

การใช้ตรรกะและเหตุผลเพื่อให้สามารถระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของแนวทางแก้ไขข้อสรุปหรือแนวทางทางเลือกสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้น

การเรียนรู้เชิงรุก

เข้าใจผลกระทบของข้อมูลใหม่สำหรับการแก้ปัญหาและการตัดสินใจในปัจจุบันและอนาคต

การประสานงาน

การปรับเปลี่ยนการกระทำที่สัมพันธ์กับการกระทำของผู้อื่น

ทบทวน

ทบทวนและประเมินผลการปฏิบัติงานของตนเองบุคคลหรือองค์กรอื่น ๆ เพื่อทำการปรับปรุงหรือดำเนินมาตรการแก้ไข

คุณสมบัติ

เลขานุการผู้บริหารอาจต้องรับผิดชอบเงินสดย่อยและการบัญชี แต่ยังสามารถจัดการงบประมาณได้ด้วย คุณสามารถเผยแพร่บทความบนเว็บไซต์ แต่คุณสามารถออกแบบและจัดการเว็บไซต์ได้ด้วย

คุณสามารถป้อนข้อมูลในสเปรดชีตที่คุณออกแบบและใช้สำหรับฟังก์ชันการรายงานของคุณ

เลขานุการผู้บริหารสามารถควบคุมดูแลพนักงานธุรการ มักรายงานโดยตรงต่อ CEO และอาจรับรองผู้บริหารระดับสูงหนึ่งคนหรือมากกว่านั้น

หน้าที่ความรับผิดชอบ

เรียนผู้บริหาร

- ดูแลวาระการประชุมของผู้บริหารและช่วยในการวางแผนการนัดหมายการประชุมคณะกรรมการการประชุม ฯลฯ

- เข้าร่วมการประชุมเพื่อจัดทำรายงานการประชุมและรายงานการประชุมจากนั้นรวบรวมถอดเสียงและแจกจ่าย

- จัดเตรียมการเดินทางทั้งหมดสำหรับผู้บริหาร: การซื้อตั๋วการจองโรงแรมการจัดส่งค่าเดินทางการจัดการและการตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ

- ดำเนินการสืบสวนรวบรวมข้อมูลและจัดเตรียมเอกสารหรือรายงานเพื่อพิจารณาและนำเสนอโดยผู้บริหารคณะกรรมการและคณะกรรมการตามที่ได้รับมอบหมาย

- จัดการเอกสารที่เป็นความลับตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการปกป้องและปลอดภัย

ปฏิสัมพันธ์ภายในและภายนอก

- รับและกรองสายโทรศัพท์เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลที่เหมาะสมเมื่อสะดวก

- จัดการจัดลำดับความสำคัญและแจกจ่ายจดหมายขาเข้าหรือขาออกทั้งหมด (อีเมลจดหมายแฟกซ์แพ็คเกจ ฯลฯ ) การอ่านและวิเคราะห์บันทึกที่เข้ามาการนำเสนอและรายงานเพื่อกำหนดความสำคัญและวางแผนการแจกจ่าย

- เตรียมคำตอบสำหรับการติดต่อที่มีการสอบถามตามปกติ

- ตรวจสอบการใช้เครื่องใช้สำนักงานและเจรจาเงื่อนไขกับซัพพลายเออร์เพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อมีผลกำไรมากขึ้น

- พบปะกับบุคคลกลุ่มผลประโยชน์พิเศษและอื่น ๆ ในนามของผู้บริหารคณะกรรมการและคณะกรรมการ

- ต้อนรับผู้เยี่ยมชมและพิจารณาว่าพวกเขาควรได้รับการเข้าถึงเฉพาะบางคนหรือไม่

การสนับสนุนด้านการบริหาร

- เก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษไว้ในไฟล์เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลได้รับการจัดระเบียบและเข้าถึงได้ง่ายเพื่อการเรียกค้นที่รวดเร็ว

- จัดเตรียมใบแจ้งหนี้รายงานจดหมายงบการเงินและเอกสารอื่น ๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำสเปรดชีตฐานข้อมูลและ / หรืองานนำเสนอรวมทั้งให้ความช่วยเหลือที่เกี่ยวข้องในด้านบัญชี

- ปฏิบัติงานสำนักงานทั่วไปเช่นดูแลระบบธุรการและปฏิบัติงานบัญชีเบื้องต้น

- ประสานงานและสั่งการบริการสำนักงานเช่นงานบันทึกและงบประมาณเพื่อช่วยเหลือผู้บริหาร

- กำหนดและดูแลนโยบายและขั้นตอนการบริหารทั้งสำหรับพนักงานสำนักงานและสำหรับองค์กร

- ทบทวนแนวปฏิบัติและขั้นตอนการดำเนินงานเพื่อพิจารณาว่าสามารถปรับปรุงในด้านต่างๆเช่นผังงานขั้นตอนการรายงานหรือค่าใช้จ่าย

- ดูแลและฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ธุรการอื่น ๆ

อ้างอิง

1. สามารถทำงานได้ (2018) รายละเอียดงานเลขานุการผู้บริหาร นำมาจาก: resources.workable.com.
2. เบ ธ กรีนวูด (2018) ความแตกต่างระหว่างเลขานุการและเลขานุการผู้บริหาร งาน - Chron นำมาจาก: work.chron.com.
3. นักวางแผนอาชีพ (2018) เลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยธุรการ. นำมาจาก: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). รายละเอียดงานเลขานุการผู้บริหาร นำมาจาก: hrvillage.com.
5. BSR (2018). ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้บริหาร นำมาจาก: bestsampleresume.com