ใบขอซื้อ: ประเภทวิธีการผลิตและตัวอย่าง - ดูดาส - 2026

แบบฟอร์มใบขอซื้อคือเอกสารที่สร้างโดยแผนกผู้ใช้หรือโดยเจ้าหน้าที่คลังสินค้าเพื่อแจ้งแผนกจัดซื้อถึงสินค้าที่ต้องสั่งซื้อปริมาณและกรอบเวลาการจัดส่ง การซื้อจากธุรกิจเริ่มต้นด้วยการรวบรวมความต้องการ

หลังจากรวบรวมข้อมูลแล้วควรแจ้งให้ฝ่ายจัดซื้อทราบ ใบขอซื้อคือเอกสารที่จะมีรายการข้อกำหนดเหล่านั้น เพื่อป้องกันการฉ้อโกงโดยทั่วไปผู้จัดการแผนกไม่ได้รับอนุญาตให้สั่งซื้อโดยตรงจากซัพพลายเออร์หรือซื้อในนามของ บริษัท

แต่เป็นแผนกอื่นที่เรียกว่าแผนกจัดซื้อซึ่งจะทำการสั่งซื้อกับผู้ขายภายนอก ผู้จัดการแผนกต่างๆใช้แบบฟอร์มใบขอซื้อเพื่อแจ้งแผนกนี้ว่าต้องซื้อวัสดุอะไรบ้าง

ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อเป็นเอกสารสำคัญในกระบวนการจัดหาสินค้าที่ บริษัท ต้องการสำหรับการดำเนินงานการกำหนดมาตรฐานกระบวนการสั่งซื้อทั้งภายในและภายนอก

ประเภท

ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับใบขอเสนอซื้อมีดังนี้:

- เป็นการร้องขอไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อรับรายการวัสดุบางอย่าง

- คุณต้องได้รับการอนุมัติจากองค์กรจัดซื้อ

- เป็นเอกสารภายใน นั่นคือมันยังคงอยู่ในองค์กร

คุณสามารถสร้างใบขอเสนอซื้อสำหรับการจัดซื้อประเภทต่อไปนี้:

มาตรฐาน

จัดหาวัสดุและวัสดุจากซัพพลายเออร์ทั้งสำหรับกระบวนการผลิตวัสดุสิ้นเปลืองในสำนักงานและทรัพย์สินอื่น ๆ

เอาท์ซอร์ส

จัดหาวัตถุดิบให้กับซัพพลายเออร์จึงได้ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

ฝากขาย

การขอรับวัสดุที่เก็บไว้ในสถานที่ของ บริษัท และซัพพลายเออร์จะได้รับค่าตอบแทน

โอน

ขอรับวัสดุจากแผนกหรือพื้นที่อื่นที่อยู่ในองค์กรเดียวกัน

บริการภายนอก

เพื่อขอรับบริการของผู้ให้บริการบุคคลที่สามเช่นการบำรุงรักษาโรงงาน

ตามที่อธิบายไว้?

ส่วนประกอบพื้นฐานที่ประกอบเป็นใบขอเสนอซื้อ ได้แก่

- จำนวนใบขอซึ่งอนุญาตให้ระบุเอกสารได้ จะต้องพิมพ์ไว้ล่วงหน้า

- ฝ่ายร้องขอ.

- วันที่ของใบขอเสนอและวันที่จัดส่งที่ร้องขอ

- ชื่อผู้จัดทำใบขอและลายเซ็นของผู้ดำเนินการมอบอำนาจที่เกี่ยวข้อง

- รายการที่ร้องขอจะต้องได้รับการอธิบายโดยละเอียดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง จำนวนเงินจะต้องแน่นอน เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องวางหน่วยที่ต้องการ (กิโลกรัมลิตรหน่วย ฯลฯ )

- ลายเซ็นของผู้จัดการแผนกจัดซื้อที่อนุมัติหรือไม่อนุมัติการซื้อ

- หากมีการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์แล้วจะต้องแนบใบขอเสนอราคา

ขั้นตอนใบขอซื้อ

องค์กรใช้กระบวนการใบขอซื้อเพื่อวางและติดตามใบสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลือง สิ่งเหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่วัตถุดิบไปจนถึงเฟอร์นิเจอร์สำนักงานและอื่น ๆ

เมื่อผู้จัดการแผนกพิจารณาว่าวัสดุเหลือน้อยพวกเขาจะกรอกแบบฟอร์มใบขอซื้อซึ่งรวมถึงฟิลด์ที่ระบุไว้ด้านบน

ใบขอซื้อคือแบบฟอร์มที่แผนกของ บริษัท ส่งไปยังแผนกจัดซื้อโดยแสดงรายการสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อจากผู้จัดจำหน่ายภายนอก

กระบวนการนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อได้รับการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาและที่สำคัญที่สุดคืออนุญาตให้ผู้ขายบุคคลที่สามส่งใบเสนอราคา

เมื่อผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อได้รับใบขอซื้อในกระบวนการนี้เขาจะตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ใช้ต้นทางส่งมาได้ ผู้จัดการเพียงแค่เลือกว่าใบขอได้รับการอนุมัติหรือไม่

หากไม่ได้รับการอนุมัติจะมีช่องให้ใส่เหตุผลในการตัดสินใจและฝ่ายที่ร้องขอจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการตัดสินใจนี้ อย่างไรก็ตามหากผู้จัดการให้การอนุมัติขั้นตอนต่อไปคือการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์

ความสำคัญ

เริ่มกระบวนการซื้อ

ในบางครั้งแผนกต่างๆของ บริษัท จะต้องการวัสดุ ใบขอเสนอซื้อเริ่มต้นกระบวนการซื้อ ฝ่ายจัดซื้อจะดำเนินการตามความแข็งแรงของเอกสาร

หากมีปัญหาใด ๆ เอกสารจะใช้เป็นหลักฐานว่าแผนกหนึ่งสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลืองด้วยการสื่อสารที่แน่นอน

มันเป็นเครื่องมือควบคุม

ในกรณีที่ไม่มีการควบคุมที่เหมาะสมเจ้าหน้าที่อาจมีส่วนเกี่ยวข้องกับการฉ้อโกงเนื่องจากอาจขอเอกสารเพื่อใช้ส่วนตัว

ด้วยใบขอเสนอซื้อมีมาตรการเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการฉ้อโกงเกิดขึ้น คำขอต้องผ่านหลายมือเพื่อให้มั่นใจว่าถูกต้องและจำเป็น

ปกป้องธุรกิจ

เมื่อมีการสั่งซื้อใบขอเสนอโอกาสที่จะหลีกเลี่ยงการฉ้อโกง ทรัพย์สินของ บริษัท ได้รับการคุ้มครองด้วย

การรวมศูนย์กระบวนการจัดซื้อ

เมื่อองค์กรกำหนดให้ใบขอทั้งหมดดำเนินการจากส่วนกลางผ่านแผนกจัดซื้อการจัดการกระบวนการทั้งหมดจะทำได้ง่าย

ผู้ซื้อได้รับประโยชน์เช่นกันเนื่องจากตอนนี้สามารถรวมกลุ่มการซื้อและใช้ประโยชน์จากอำนาจการซื้อขององค์กรเพื่อเจรจาเงื่อนไขที่ดีขึ้น

ตัวอย่าง

ตัวอย่าง 1

เลขที่คำขอ: 00455

วันที่: 15 พฤษภาคม 2561

ชื่อผู้สมัคร: Annaliese Corvo

ตำแหน่ง: หัวหน้างานฝึกอบรม

แผนก: การฝึกอบรมบุคลากร

เหตุผลในการร้องขอ: จำเป็นต้องใช้บทความต่อไปนี้ในหลักสูตรการฝึกอบรม "การประกันคุณภาพ" ซึ่งจะมอบให้ในช่วงสัปดาห์ที่ 16-20 กรกฎาคม 2018

- 01 กรณีของเครื่องหมายฟลิปชาร์ท

- ดินสอ 12 แท่ง

- 01 ฟลิปชาร์ทสีขาว 20 แผ่น: กว้าง 1 เมตร x ยาว 1.5 เมตร

- สมุดบันทึกบรรทัดเดียวขนาดปกติ 12 เครื่อง

- เครื่องหมายสี 06 แบบสำหรับไวท์บอร์ด

- 12 ยางลบที่จะลบ

- ปากกาหมึกสีน้ำเงิน 12 ด้าม

มีการแนบใบเสนอราคา 2 รายการจากซัพพลายเออร์เครื่องเขียน

ได้รับอนุญาตโดย: Alberto Moreno

ตำแหน่ง: ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

การบริหารทรัพยากรบุคคล

ตัวอย่าง 2

Confecciones Tely แผนกการผลิตของ SA จำเป็นต้องสั่งซื้อวัสดุต่างๆและกรอกแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อ แบบฟอร์มนี้แจ้งแผนกจัดซื้อว่าจำเป็นต้องใช้วัสดุสิ้นเปลืองเหล่านี้

ฝ่ายจัดซื้อสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธใบเบิกที่ได้รับ หากได้รับการอนุมัติใบสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้น

ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังผู้ขายเพื่อซื้อผลิตภัณฑ์ ซัพพลายเออร์ผลิตและจัดส่งสินค้าพร้อมใบกำกับสินค้า

แผนกรับสินค้าได้รับสินค้าและจัดส่งรายงานการรับสินค้าให้แผนกบัญชี

หากเอกสารทั้งหมดเป็นไปตามข้อกำหนดพื้นที่บัญชีจะออกการอนุมัติใบแจ้งหนี้ไปยังแคชเชียร์ซึ่งแสดงว่าสามารถชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ได้

อ้างอิง

1. พจนานุกรมธุรกิจ (2018). ใบขอซื้อ นำมาจาก: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018) ใบขอซื้อคืออะไร? นำมาจาก: myaccountingcourse.com.
3. เวลาป่า ความแตกต่างระหว่างคำขอและใบสั่งซื้อ ธุรกิจขนาดเล็ก - Chron smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). ใบขอซื้อคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ Procurify นำมาจาก: blog.procurify.com.
5. จุดสอน (2018) SAP MM - ใบขอซื้อ นำมาจาก: tutorialspoint.com.