การรื้อปรับกระบวนการ: ประเภทแบบจำลองขั้นตอนและตัวอย่าง - ดูดาส - 2025

การรื้อปรับกระบวนการเป็นกลยุทธ์การจัดการธุรกิจที่มุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานและกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรเพื่อให้เกิดการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตและคุณภาพที่สำคัญ

เป็นการฝึกคิดใหม่และออกแบบวิธีการทำงานใหม่เพื่อสนับสนุนภารกิจขององค์กรได้ดีขึ้นและลดต้นทุน กระบวนการทางธุรกิจหมายถึงชุดของงานหรือกิจกรรมที่เชื่อมต่อกันที่ดำเนินการเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง

ที่มา: pixabay.com

เริ่มต้นด้วยการประเมินระดับสูงเกี่ยวกับภารกิจขององค์กรวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์และความต้องการของลูกค้า มีการถามคำถามพื้นฐานเช่นภารกิจจำเป็นต้องกำหนดใหม่หรือไม่? วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์สอดคล้องกับภารกิจหรือไม่? ลูกค้าคือใคร?

บริษัท อาจพบว่ามีการดำเนินงานภายใต้สมมติฐานที่น่าสงสัยโดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของความต้องการและความต้องการของลูกค้า หลังจากที่องค์กรพิจารณาใหม่แล้วว่าควรทำอะไรเท่านั้นจึงตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรให้ดีขึ้น

มุ่งเน้นไปที่กระบวนการ

ภายใต้กรอบของการประเมินพื้นฐานของภารกิจและวัตถุประสงค์การรื้อปรับระบบจะมุ่งเน้นไปที่กระบวนการขั้นตอนและขั้นตอนขององค์กรที่ควบคุมวิธีการใช้ทรัพยากรเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์และบริการที่ตรงกับความต้องการของลูกค้า หรือตลาดเฉพาะ

การรื้อปรับระบบจะระบุวิเคราะห์และออกแบบกระบวนการทางธุรกิจหลักขององค์กรใหม่โดยมีเป้าหมายเพื่อให้บรรลุการปรับปรุงอย่างมากในมาตรการประสิทธิภาพที่สำคัญเช่นต้นทุนคุณภาพบริการและความเร็ว

เทคโนโลยีสารสนเทศถูกมองว่าเป็นตัวช่วยในการสร้างรูปแบบใหม่ขององค์กรและการทำงานร่วมกันแทนที่จะสนับสนุนการทำงานทางธุรกิจที่มีอยู่

การรื้อปรับกระบวนการเกิดขึ้นจากสาขาวิชาที่แตกต่างกันและสามารถระบุประเด็นหลักได้ 4 ด้านซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลง ได้แก่ องค์กรเทคโนโลยีกลยุทธ์และบุคลากร มุมมองกระบวนการใช้เป็นกรอบการทำงานร่วมกันในการพิจารณาพื้นที่เหล่านี้

ประเภท

การรื้อปรับระบบกระบวนการมีสามประเภทที่แตกต่างกันที่ธุรกิจต่างๆสามารถเริ่มต้นได้:

การรื้อปรับระบบเพื่อปรับปรุงต้นทุน

การรื้อปรับระบบประเภทนี้สามารถนำ บริษัท ไปสู่การลดต้นทุนของกระบวนการที่ไม่สำคัญเป็นพิเศษไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการเหล่านี้อย่างรุนแรงหรือแม้กระทั่งการกำจัดทิ้งทั้งหมด

มันไปไกลเกินกว่าที่จะทำได้ด้วยความพยายามตามปกติในการลดต้นทุน

การรื้อปรับระบบเพื่อให้สามารถแข่งขันได้มากขึ้น

ด้วยความพยายามในการรื้อปรับระบบประเภทนี้จึงพยายามเจาะลึกกระบวนการหลักที่ผลิตในธุรกิจ

สิ่งนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เป็นสิ่งที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันในระดับโลกในขณะเดียวกันก็บรรลุความเท่าเทียมทางการแข่งขันกับ บริษัท ที่ในอดีตได้กำหนดกฎเกณฑ์และกำหนดมาตรฐานอุตสาหกรรม

การรื้อปรับระบบใหม่เพื่อจุดเริ่มต้นของนวัตกรรม

การรื้อปรับระบบประเภทนี้พยายามค้นหาและส่งผลต่อจุดที่รุนแรงของนวัตกรรมเปลี่ยนกฎที่มีอยู่และสร้างคำจำกัดความใหม่ของสิ่งที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันสำหรับทุก บริษัท ที่พยายามจะเป็นหนึ่งเดียวกัน

รุ่น

รุ่น ADKAR

แบบจำลองมุ่งเน้นไปที่องค์ประกอบของการเปลี่ยนแปลงในตัวบุคคลโดยเฉพาะวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่เกี่ยวข้องสนับสนุนและเชื่อมั่นในการเปลี่ยนแปลง

หลังจากทำเช่นนี้โมเดลจะย้ายไปดูมิติทางธุรกิจโดยมุ่งเน้นไปที่การระบุความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงเป้าหมายที่ต้องบรรลุเป้าหมายเหล่านี้จะบรรลุผลอย่างไรและระยะเวลาที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์

ทั้งมิติธุรกิจและส่วนบุคคลต้องได้รับการเอาใจใส่อย่างขยันขันแข็งเพื่อดำเนินกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จ มีขั้นตอนสำคัญห้าขั้นตอนเพื่อให้มั่นใจว่าจะได้รับการสนับสนุนจากพนักงาน

ความตระหนัก

พนักงานต้องตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและเหตุใดจึงจำเป็น หากพนักงานไม่ตระหนักถึงสิ่งเหล่านี้พวกเขาอาจสูญเสียแรงจูงใจและทิศทางภายในกลยุทธ์

ฝ่ายบริหารมีบทบาทสำคัญในการดูแลให้พนักงานตระหนักถึงทุกองค์ประกอบของกระบวนการเปลี่ยนแปลง

ประสงค์

การสนับสนุนกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงควรมาจากพนักงานโดยธรรมชาติ แทนที่จะบังคับให้พนักงานเปลี่ยนแปลงรวมถึงวิสัยทัศน์ของโครงการและการพัฒนาจะทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะได้รับการสนับสนุนสำหรับผลลัพธ์สุดท้าย

ความรู้

การรื้อปรับระบบมีแนวโน้มที่จะนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงในกิจวัตรและทักษะของพนักงานรวมถึงการเปลี่ยนแปลงโดยทั่วไปในองค์กร

ด้วยเหตุนี้พนักงานจึงต้องได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่เพื่อให้ได้มาและพัฒนาทักษะเหล่านี้

ความสามารถ

ความรู้นี้ต้องได้รับการพัฒนา แต่จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อบุคคลมีทักษะที่จำเป็น

การสนับสนุน

กระบวนการเปลี่ยนแปลงและผลตอบแทนสำหรับบุคคลที่เปลี่ยนวิธีการควรได้รับการเสริมแรงหลังจากการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะต้านทานการล่อลวงที่จะกลับไปสู่นิสัยเดิม ๆ

บริดจ์โมเดลการเปลี่ยนแปลง

จุดแข็งหลักของโมเดลคือเน้นการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่การเปลี่ยนแปลง ความแตกต่างระหว่างสิ่งเหล่านี้มีความละเอียดอ่อน แต่สำคัญ

การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นกับผู้คนแม้ว่าพวกเขาจะไม่เห็นด้วยก็ตาม ในทางกลับกันการเปลี่ยนแปลงคือสิ่งที่เกิดขึ้นในจิตใจของผู้คนเมื่อผ่านการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้เร็วมากในขณะที่การเปลี่ยนแปลงมักเกิดขึ้นช้ากว่า

แบบจำลองนี้เน้นถึงขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงสามขั้นตอนที่ผู้คนต้องผ่านไปเมื่อพวกเขาประสบกับการเปลี่ยนแปลง เหล่านี้คือ:

- การยุติการสูญเสียและการปล่อยให้ไป

- โซนกลาง

- การเริ่มต้นใหม่.

บริดเจสกล่าวว่าผู้คนต้องผ่านแต่ละขั้นตอนตามจังหวะของตนเอง ตัวอย่างเช่นผู้ที่พอใจกับการเปลี่ยนแปลงมีแนวโน้มที่จะก้าวไปสู่ขั้นที่สามได้อย่างรวดเร็วในขณะที่คนอื่น ๆ จะอยู่ในขั้นที่หนึ่งหรือสอง

ขั้นตอน

การรื้อปรับระบบกระบวนการทางธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่าย หากแต่ละเฟสไม่สำเร็จความพยายามในการเปลี่ยนแปลงอาจล้มเหลว

ระบุและสื่อสารถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง

ต้องมีการสอบสวน กระบวนการใดที่อาจไม่ทำงาน การแข่งขันดีกว่าหรือแย่กว่า บริษัท ในบางประการ?

หลังจากมีข้อมูลทั้งหมดแล้วควรมีการพัฒนาแผนที่สมบูรณ์โดยการมีส่วนร่วมของผู้นำของหน่วยงานต่างๆ

ผู้บริหารจะต้องสวมบทบาทเป็นพนักงานขาย คุณจะต้องถ่ายทอดวิสัยทัศน์ที่ยิ่งใหญ่ของการเปลี่ยนแปลงและแสดงให้เห็นว่าจะส่งผลในเชิงบวกแม้กระทั่งพนักงานที่มีทักษะต่ำที่สุด

รวบรวมทีมผู้เชี่ยวชาญ

เช่นเดียวกับโครงการอื่น ๆ การรื้อปรับกระบวนการจำเป็นต้องมีทีมงานที่มีการฝึกอบรมและมีแรงจูงใจสูงซึ่งจะดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็น ในกรณีส่วนใหญ่ทีมประกอบด้วย:

ผู้จัดการอาวุโส

เมื่อพูดถึงการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่คุณต้องได้รับการดูแลจากผู้ที่สามารถตัดสินใจและติดต่อใครได้โดยตรง

COO

จำเป็นต้องมีคนที่รู้ถึงความซับซ้อนของกระบวนการนี้ ที่นั่นผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการเข้าไปแทรกแซงโดยทำงานกับกระบวนการและสามารถให้ความรู้มากมายของเขาได้

ผู้เชี่ยวชาญด้านการรื้อปรับระบบ

จำเป็นต้องมีวิศวกรที่เหมาะสม กระบวนการรื้อปรับระบบอาจต้องใช้ความเชี่ยวชาญในสาขาต่างๆตั้งแต่ไอทีไปจนถึงการผลิต

ค้นหากระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพและกำหนดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)

ต้องกำหนด KPI ที่ถูกต้อง โดยทั่วไป KPI จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับกระบวนการที่ปรับให้เหมาะสม

จากนั้นกระบวนการจะต้องปฏิบัติตามทีละรายการ วิธีที่ง่ายที่สุดคือการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจของคุณ

จะง่ายกว่ามากถ้าคุณมีทุกอย่างในการเขียนทีละขั้นตอน นี่คือจุดที่ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการมีประโยชน์เนื่องจากทำให้กระบวนการกำหนดและวิเคราะห์ง่ายขึ้น

วิธีพื้นฐานที่สุดในการทำงานกับกระบวนการคือการใช้ผังงาน ใช้ดินสอและกระดาษแล้วจดกระบวนการทีละขั้นตอน

หากคุณมีความรู้ด้านเทคโนโลยีมากขึ้นการใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการวิเคราะห์กระบวนการสามารถทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้น

ออกแบบกระบวนการใหม่และเปรียบเทียบ KPI

ตอนนี้ยังไม่ได้แต่งอะไรมากมาย สิ่งที่คุณต้องทำคือนำทฤษฎีไปปฏิบัติจริงและดูว่า KPI ได้รับการดูแลอย่างไร

หาก KPI แสดงให้เห็นว่าโซลูชันใหม่ทำงานได้ดีขึ้นคุณสามารถเริ่มปรับขนาดโซลูชันอย่างช้าๆโดยนำไปปฏิบัติในกระบวนการทางธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ

ตัวอย่าง

ฟอร์ดมอเตอร์

ในช่วงทศวรรษที่ 1980 อุตสาหกรรมรถยนต์ของอเมริกากำลังเข้าสู่ภาวะถดถอย เพื่อลดต้นทุน Ford จึงตัดสินใจวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจของบางแผนกอย่างละเอียดโดยพยายามค้นหากระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ

พวกเขาสังเกตเห็นว่ามีคนมากกว่า 500 คนที่ทำงานในแผนกบัญชี จากการเปรียบเทียบมีคนประมาณ 100 คนทำงานในแผนกเดียวกันที่ Mazda คู่แข่งของตน

แม้ว่าฟอร์ดจะเป็น บริษัท ขนาดใหญ่ แต่ก็ตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้ซึ่งก็คือการลดจำนวนพนักงานในแผนกนั้นให้เหลือเพียง 200 คน

พวกเขาเปิดตัวโครงการริเริ่มรื้อปรับกระบวนการเพื่อค้นหาว่าเหตุใดแผนกจึงมีพนักงานจำนวนมาก พวกเขาวิเคราะห์ระบบปัจจุบันและพบว่ามันทำงานได้ดังนี้:

- เมื่อแผนกจัดซื้อเขียนใบสั่งซื้อก็ส่งสำเนาไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้

- จากนั้นฝ่ายควบคุมวัสดุได้รับสินค้าและส่งสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเจ้าหนี้

- ในเวลาเดียวกันซัพพลายเออร์ได้ส่งใบเสร็จรับเงินสำหรับสินค้าที่จัดส่งไปยังบัญชีเจ้าหนี้

กระบวนการใหม่ทั้งหมด

เสมียนบัญชีเจ้าหนี้ต้องจับคู่คำสั่งซื้อทั้งสามและด้วยการจับคู่พวกเขาจึงออกการชำระเงินด้วยตนเอง กระบวนการนี้ต้องใช้กำลังคนจำนวนมากในแผนก

แทนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย Ford ได้พัฒนากระบวนการใหม่ทั้งหมด เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทสำคัญในกระบวนการใหม่นี้

พวกเขาพัฒนาฐานข้อมูลที่จะส่งการแจ้งเตือนเมื่อฝ่ายจัดซื้อสั่งซื้อ

เมื่อจัดส่งวัสดุแล้วพนักงานของคลังสินค้าจะป้อนข้อมูลเหล่านี้ลงในคอมพิวเตอร์ ด้วยวิธีนี้เขาสามารถตรวจสอบได้ทันทีว่าวัสดุที่จัดส่งเป็นไปตามลำดับหรือไม่เพื่อที่จะได้รับเงินโดยอัตโนมัติในภายหลัง

ด้วยวิธีนี้เสมียนบัญชีเจ้าหนี้จากการค้นหาคำสั่งซื้อที่ตรงกันถูกตัดออกโดยสิ้นเชิงลดจำนวนพนักงานธุรการลง 75%

Taco ระฆัง

Taco Bell สร้างธุรกิจขึ้นมาใหม่โดยมุ่งเน้นไปที่ด้านการบริการและรวมศูนย์พื้นที่การผลิต

ด้วยการสร้างโปรแกรม K-Minus ขณะนี้มีการเตรียมเนื้อสัตว์ข้าวโพดถั่วผักกาดชีสและมะเขือเทศสำหรับร้านอาหารของพวกเขาไว้นอกร้าน ในร้านอาหารวัตถุดิบที่เตรียมไว้เหล่านี้จะประกอบขึ้นเมื่อลูกค้าร้องขอเท่านั้น

ความสำเร็จบางส่วนของวิธีการทำงานแบบใหม่นี้คือการเพิ่มแรงจูงใจของพนักงานการควบคุมคุณภาพที่ดีขึ้นอุบัติเหตุน้อยลงประหยัดมากขึ้นและมีเวลาให้ความสำคัญกับการบริการลูกค้ามากขึ้น

ข้อดีและข้อเสีย

-ความได้เปรียบ

ลดต้นทุนและรอบเวลา

การรื้อปรับกระบวนการลดต้นทุนและรอบเวลาโดยการกำจัดกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดประสิทธิผลและพนักงานที่ดำเนินการ

การจัดโครงสร้างทีมใหม่ช่วยลดความจำเป็นในการจัดการในระดับต่างๆเร่งการไหลเวียนของข้อมูลขจัดข้อผิดพลาดและการทำงานซ้ำที่เกิดจากการถ่ายโอนหลายครั้ง

ปรับปรุงคุณภาพ

การรื้อปรับกระบวนการปรับปรุงคุณภาพโดยการลดการแยกส่วนของงานและสร้างความเป็นเจ้าของกระบวนการที่ชัดเจน

คนงานมีความรับผิดชอบต่อการผลิตของตนและสามารถวัดผลงานได้โดยอาศัยข้อมูลย้อนกลับอย่างรวดเร็ว

เพิ่มผลผลิต

เป้าหมายของการรื้อปรับกระบวนการคือการปรับปรุงกระบวนการที่ล้าสมัยให้ทันสมัยและมักให้ผลลัพธ์ที่ประหยัดเวลา ตัวอย่างเช่นองค์กรอาจค้นพบว่ากระบวนการบางอย่างสามารถดำเนินการโดยพนักงานสองคนแทนที่จะเป็นสี่คน

การกำหนดเป้าหมายของลูกค้า

โดยการเปลี่ยนจากเน้นงานเป็นเน้นกระบวนการโฟกัสจะอยู่ที่ลูกค้า สิ่งนี้มีข้อดีคือกระบวนการที่ไม่เกี่ยวข้องทั้งหมดมาถึงเบื้องหน้าอย่างรวดเร็วหลังจากนั้นสามารถลบหรือแก้ไขได้อย่างง่ายดาย

ปรับปรุงตำแหน่งในการแข่งขัน

โดยปกติแล้วการเปลี่ยนแปลงขององค์กรจะค่อยๆสังเกตเห็นได้ชัดเจน อย่างไรก็ตามเพื่อให้สามารถแข่งขันได้และตอบสนองความต้องการของลูกค้าคุณต้องดำเนินการอย่างเหมาะสม

ด้วยการรื้อปรับกระบวนการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงในช่วงเวลาสั้น ๆ

- ข้อเสีย

การปรับตัวของพนักงาน

พนักงานบางคนอาจไม่ปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงและผู้จัดการใหม่อาจรู้สึกหนักใจ พนักงานคนอื่น ๆ จะล้าสมัยหากบทบาทหลักของพวกเขาถูกลบออกโดยเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบกระบวนการ

หากพนักงานในเช้าวันจันทร์ได้ยินว่ามีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดงานทั้งหมดอาจเป็นเรื่องที่น่าวิตก

นั่นคือเหตุผลที่สำคัญมากที่การเปลี่ยนแปลงที่ดำเนินการจะได้รับการสื่อสารอย่างดีให้กับพนักงาน

ต้องมีการลงทุน

การรื้อปรับกระบวนการโดยทั่วไปต้องมีการลงทุนโดยเฉพาะในด้านเทคโนโลยี วิธีการที่ล้าสมัยเช่นการทำงานด้วยตนเองต้องเผชิญกับการถูกแทนที่ด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์

โปรแกรมปรับปรุงประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาด แต่ บริษัท ต้องลงทุนในซอฟต์แวร์และการฝึกอบรมซึ่งเป็นตัวเลือกที่มีราคาแพงสำหรับ บริษัท ที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายทันที

อ้างอิง

1. Wikipedia สารานุกรมเสรี (2019) การรื้อปรับระบบกระบวนการทางธุรกิจ นำมาจาก: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). การรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจ (BPR): คำจำกัดความขั้นตอนตัวอย่าง Tallyfy. นำมาจาก: tallyfy.com.
3. Janse (2018). การรื้อปรับระบบกระบวนการทางธุรกิจ (BPR) ToolsHero: นำมาจาก: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). รูปแบบที่เป็นทางการของการรื้อปรับระบบกระบวนการทางธุรกิจสำหรับการออกแบบและการตรวจสอบการออกแบบ นำมาจาก: eil.utoronto.ca.
5. Clever ISM (2019) ทำให้ธุรกิจของคุณแข่งขันได้มากขึ้นด้วยการรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจ (BPR) นำมาจาก: cleverism.com.
6. องค์กร บริษัท (2017). ประเภทของการรื้อปรับระบบ นำมาจาก: organizacionempresa.xyz.
7. ศัพท์ทางธุรกิจ (2019). การรื้อปรับระบบธุรกิจ นำมาจาก: businessjargons.com.
8. แอนนาอัสซาด (2017). ข้อเสียและข้อดีของ BPR Bizfluent นำมาจาก: bizfluent.com.