การชำระคืนเงินสดย่อยคือการชำระเงินคืนที่เกิดขึ้นกับกองทุนถาวรที่กำหนดให้กับแผนกของ บริษัท สำหรับจำนวนเงินที่ชำระโดยวิธีนี้ตามที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินที่แสดงเพื่อดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ จำนวนเงินเริ่มต้นของคุณเป็นเงินสดอีกครั้ง
โดยทั่วไปธุรกิจจะเก็บเงินสดจำนวนน้อยไว้ที่โรงงานเพื่อจ่ายค่าเบ็ดเตล็ดเล็กน้อยเช่นค่าอาหารและเครื่องใช้สำนักงาน
ที่มา: pixabay.com
ในธุรกิจขนาดใหญ่อาจมีแหล่งเงินสดย่อยหลายแห่งอาจเป็นหนึ่งแห่งต่ออาคารหรือแม้แต่แห่งต่อแผนก ระบบบัญชีแยกต่างหากใช้เพื่อติดตามธุรกรรมเงินสดย่อย
โดยทั่วไปการชำระเงินดังกล่าวจะจัดการผ่านระบบการเบิกเงินสดล่วงหน้าขนาดเล็กซึ่งมีการกำหนด "เงินที่ผันผวน" จำนวนหนึ่ง นี่คือจำนวนเงินสดสูงสุดที่สามารถถือครองได้ในคราวเดียว
วิธีการขอคืนเงินที่ต้องการคือการชำระเงินด้วยเช็คซึ่งขอผ่านคำขอตรวจสอบที่ได้รับอนุญาตและเอกสาร
การคืนเงินสดย่อยคืออะไร?
ในการจัดตั้งกองทุนเงินสดย่อยจะมีการสร้างเช็คสำหรับจำนวนเงินของกองทุนที่จัดสรรให้กับเงินสดย่อยโดยเฉพาะ
รายการเริ่มต้นของสมุดรายวันเงินสดย่อยคือการตัดบัญชีไปยังบัญชีเงินสดย่อยและเครดิตไปยังเงินสดหรือบัญชีธนาคาร
จากนั้นผู้รับฝากจะจ่ายเงินส่วนต่างจากกองทุนเงินสดย่อยเพื่อแลกกับใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายใด ๆ ก็ตาม
ณ จุดนี้ไม่มีรายการบันทึกประจำวัน แต่เงินสดคงเหลือในกองทุนเงินสดย่อยจะลดลงในขณะที่จำนวนรายรับเพิ่มขึ้น
เงินสดที่เหลือพร้อมใบเสร็จรับเงินทั้งหมดจะต้องเท่ากับจำนวนเงินเริ่มต้นในช่องด้านล่าง อย่างไรก็ตามข้อผิดพลาดในการโจรกรรมหรือการลงทะเบียนอาจส่งผลให้จำนวนเงินเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงไป
คืนเงิน
เมื่อเงินสดคงเหลือในกองทุนเงินสดย่อยลดลงสู่ระดับที่ต่ำพอผู้ดูแลเงินสดย่อยจะร้องขอให้แคชเชียร์ชำระเงินคืน
สิ่งนี้ได้มาจากตัวเลขของรายรับทั้งหมดที่ได้รับการสะสม แคชเชียร์เขียนเช็คใหม่สำหรับมูลค่าเต็มของใบเสร็จรับเงินและแลกเปลี่ยนเช็คนี้สำหรับใบเสร็จรับเงิน
รายการสมุดรายวันเงินสดย่อยคือการหักบัญชีไปยังบัญชีเงินสดย่อยและเครดิตไปยังเงินสดหรือบัญชีธนาคาร
ผู้ดูแลเงินสดย่อยจะป้อนเงินสดลงในลิ้นชักเงินสดย่อยซึ่งตอนนี้ควรมีจำนวนเงินเดิมที่จัดสรรให้กับกองทุน
แคชเชียร์สร้างรายการบันทึกประจำวันเพื่อบันทึกใบเสร็จเงินสดย่อย นี่คือเครดิตในบัญชีเงินสดย่อยและหักบัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆหลายบัญชีขึ้นอยู่กับสิ่งที่ซื้อด้วยเงินสด
การควบคุม
จำเป็นต้องมีการควบคุมภายในที่รัดกุมสำหรับการรับหรือเบิกจ่ายเงินสดเพื่อป้องกันการบริหารเงินที่ผิดพลาดและป้องกันการสูญเสีย
- กล่องขนาดเล็กจะต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัย ตัวอย่างเช่นในกล่องเงินสด
- แคชเชียร์ต้องรับผิดชอบในการดูแลรักษาใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินด้วยเงินสดย่อย
- ควรดำเนินการตรวจนับเงินสดเซอร์ไพรส์เป็นครั้งคราวเพื่อให้แน่ใจว่ายอดเงินสดคงเหลือที่ระบุไว้ในเครื่องบันทึกเงินสดย่อยถูกต้อง
- จำนวนเงินสดย่อยไม่ควรสูงเกินไป
เอกสาร
แต่ละ บริษัท กำหนดรูปแบบที่จะใช้และขั้นตอนในการปฏิบัติตามสำหรับการร้องขอการชำระเงินคืน แต่โดยพื้นฐานแล้วขั้นตอนนี้ประกอบด้วยการรวมการชำระเงินทั้งหมดที่ชำระไว้ด้านล่างของช่องด้านล่างและการสนับสนุนตามลำดับ
เป็นสิ่งสำคัญที่การชำระเงินทุกครั้งแม้เพียงเล็กน้อยจะต้องได้รับการสนับสนุนจากใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องหรือเอกสารที่เทียบเท่าซึ่งสามารถระบุ บริษัท หรือบุคคลที่ชำระเงินให้ได้อย่างชัดเจนสำหรับปัญหาที่เกี่ยวข้องเช่นการจัดการหากมี ของภาษีและการบัญชี
รูปแบบการคืนเงิน
ผู้รับฝากทรัพย์สินที่รับผิดชอบในการจัดการเงินสดย่อยจะต้องกรอกใบสำคัญที่เรียกว่า "การคืนเงินสดย่อย" ซึ่งจะแสดงรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่กำหนดเพื่อที่จะได้รับการชำระเงินคืนสำหรับเงินที่ใช้ไป
พนักงานจะต้องยื่นใบเสร็จค่าใช้จ่ายฉบับจริงทั้งหมดที่แนบมากับแบบฟอร์มการชำระเงินคืนย่อยที่กรอกแล้ว:
ยอดรวมของใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในรูปแบบการชำระเงินคืนและเงินสดที่เหลืออยู่ในรูปเงินสดย่อยจะต้องเท่ากับจำนวนเงินกองทุนล่วงหน้าเดิม
รูปแบบการคืนเงินสดย่อยรวมที่มียอดรวมของการชำระเงินแต่ละรายการจะถูกส่งไปยังผู้ควบคุมเพื่อตรวจสอบและอนุมัติขั้นสุดท้าย
ใบสำคัญการเบิกจ่าย
ในการชดใช้มูลค่าของค่าใช้จ่ายที่กระทำผิดตามใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้เงินสดย่อยซึ่งระบุไว้ในเอกสาร "การชำระเงินคืนย่อย" จะมีการสร้างหลักฐานการชำระเงินหรือค่าใช้จ่ายดังที่แสดงด้านล่าง .
เอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดนี้ควรแนบไปกับบันทึกบัญชีใบสำคัญสมุดรายวัน
แบบฟอร์มการคืนเงินและต้นฉบับของเอกสารทั้งหมดจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้เพื่อดำเนินการ
หลักฐานการจำหน่ายทำในนามของผู้ดูแลของเงินสดย่อยเพื่อให้สามารถออกเช็คในชื่อของเขาได้ตามจำนวนที่ร้องขอ ผู้ดูแลสามารถนำเช็คคืนเงินไปเป็นเงินสดได้
ตัวอย่าง
บริษัท ABC ตัดสินใจจัดสรรเงินสด $ 100 เป็นกองทุนเงินสดย่อยให้กับแผนกปฏิบัติการเพื่อให้สามารถดำเนินการกับค่าใช้จ่ายต้นทุนต่ำได้โดยตรง
ดังนั้นในวันที่ 1 มีนาคมจะมีการส่งมอบเงินจำนวน $ 100 การจัดสรรเงินสดย่อยเริ่มต้นจะถูกบันทึกในบัญชีดังนี้:
ในช่วงเดือนมีนาคมฝ่ายปฏิบัติการได้ชำระเงินเล็กน้อยดังต่อไปนี้ผ่านเงินสดย่อย:
- 3 มกราคม: ซื้อชาในราคา $ 10
- 15 มกราคม: ซื้อเครื่องเขียนราคา $ 50
- 27 มกราคม: จ่ายเงินให้ช่างประปา $ 20
การชำระเงินเหล่านี้ด้วยเงินสดย่อยจะถูกบันทึกในบัญชีดังนี้:
กล่องขนาดเล็กจะต้องชำระคืนในวันที่ 31 มีนาคม เนื่องจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับเดือนนั้นอยู่ที่ 80 ดอลลาร์ดังนั้นจึงเป็นจำนวนเงินที่จะต้องชำระคืน:
ดังนั้นในวันที่ 1 เมษายนช่องด้านล่างจะมีเงิน $ 100 ที่กำหนดไว้ในตอนแรกอีกครั้ง
อ้างอิง
- มหาวิทยาลัยฟอร์ดแฮม (2019) การชำระเงินด้วยเงินสดย่อยและการชำระเงินคืน นำมาจาก: fordham.edu.
- มหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด (2019) วิธีการ: คืนเงินให้พนักงานด้วยเงินสดย่อย นำมาจาก: web.stanford.edu.
- การบัญชีแบบง่าย (2019) การบัญชีสำหรับเงินสดย่อย นำมาจาก: Accounting-simplified.com.
- สตีเวนแบรกก์ (2019) การบัญชีเงินสดย่อย เครื่องมือการบัญชี นำมาจาก: Accountingtools.com.
- เจเรนซี (2017). การขอคืนเงินสดย่อย นำมาจาก: gerencie.com.