- เอกสารทั้งสามยุค
- อายุการดูแลระบบหรือที่ใช้งานอยู่ (ไฟล์การจัดการ)
- อายุระดับกลางหรือกึ่งแอคทีฟ (ไฟล์กลาง)
- อายุที่ไม่ใช้งานหรืออายุในอดีต (ที่เก็บถาวรในอดีต)
- ขั้นตอนในวงจรชีวิตของเอกสาร
- วิธี
วงจรชีวิตของเอกสารประกอบของความสำเร็จของขั้นตอนผ่านที่ไฟล์ผ่านตลอดอายุการใช้งานของมัน ขั้นตอนเหล่านี้มีตั้งแต่การสร้างเอกสารไปจนถึงการใช้งานและการแก้ไขทั้งหมดจนถึงช่วงเวลาที่ถูกทำลายหรือถูกเก็บถาวร
แนวคิดเกี่ยวกับวงจรชีวิตของเอกสารถูกสร้างขึ้นในสหรัฐอเมริกาหลังสงครามโลกครั้งที่สอง นี่เป็นเพราะความต้องการที่จะหาวิธีที่เหมาะสมในการจัดการไฟล์จำนวนมากที่สะสมไว้
แหล่งที่มาของภาพ: Wikimedia.org
แต่ละระเบียบวินัยเข้าใกล้วงจรชีวิตของเอกสารแตกต่างกันโดยคำนึงถึงจุดเน้นและลักษณะของที่เก็บถาวร ตัวอย่างเช่นวงจรชีวิตของเอกสารทางกฎหมายอาจมีขั้นตอนที่แตกต่างจากเอกสารทางวิชาการ
ในแต่ละกรณีการพิจารณาระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสารควรจัดเก็บอย่างไรหรือสิ่งที่ควรใช้ที่ถูกต้องจะแตกต่างกันไป ในทำนองเดียวกันยังมีแนวทางที่แตกต่างกันในขั้นตอนของวงจรชีวิตของมัน
ตัวอย่างเช่นอาจมีเอกสารที่ไม่มีมูลค่าสำหรับ บริษัท หรือหน่วยงานของรัฐเนื่องจากอายุของพวกเขา อย่างไรก็ตามหอจดหมายเหตุเดียวกันเหล่านี้อาจมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์สูงสำหรับพิพิธภัณฑ์
ความแตกต่างพื้นฐานอีกประการหนึ่งคือความแตกต่างระหว่างเอกสารอนาล็อกและดิจิทัล แม้ว่าความสำคัญจะอยู่ที่เนื้อหาของเอกสาร แต่การมีอยู่ของไฟล์ดิจิทัลก็บ่งบอกถึงลักษณะเฉพาะในการจัดการและในขั้นตอนของวงจรชีวิต
เอกสารทั้งสามยุค
ภาพ: slideplayer
ในปีพ. ศ. 2515 Carlos Wyffels นักประวัติศาสตร์ได้เสนอทฤษฎีสามยุค ด้วยเหตุนี้เอกสารจึงเป็นวัตถุที่มีกระบวนการสำคัญในระหว่างการเปลี่ยนแปลงการใช้งาน
โดยทั่วไปเอกสารอยู่ภายใต้การใช้งานอย่างเข้มข้นทันทีหลังจากสร้างและตามเวลาที่กำหนด อย่างไรก็ตามเมื่อเวลาผ่านไปการใช้งานนี้จะลดลงจนกระทั่งถึงช่วงเวลาที่หยุดลงอย่างสมบูรณ์ไม่ว่าจะเป็นเพราะถูกเก็บถาวรหรือถูกทำลาย
จากข้อมูลของ Wyffels วงจรนี้ที่เอกสารทั้งหมดต้องผ่านจะแบ่งออกเป็น 3 ช่วงอายุ ได้แก่ วัยบริหารหรือวัยทำงานวัยกลางหรือกึ่งเคลื่อนไหวและอายุที่ไม่ได้ใช้งานหรือในอดีต
อายุการดูแลระบบหรือที่ใช้งานอยู่ (ไฟล์การจัดการ)
หมายถึงช่วงเวลาที่ใช้งานของเอกสาร เริ่มต้นในช่วงเวลาของการสร้างและผ่านขั้นตอนต่างๆซึ่งมักจะมีการปรึกษาถ่ายโอนและแบ่งปัน
ตัวอย่างเช่นอายุการดูแลระบบของการเรียกเก็บเงินค่าสาธารณูปโภคจะเริ่มต้นเมื่อมีการสร้าง จากนั้นให้เดินต่อไปในเวลา จำกัด - ในขณะที่ส่งหรือส่งอีเมลโดยบุรุษไปรษณีย์เมื่อตรวจสอบและเมื่อชำระเงิน
อายุระดับกลางหรือกึ่งแอคทีฟ (ไฟล์กลาง)
เป็นช่วงที่เอกสารสูญเสียประโยชน์ที่จะสร้างขึ้น ดังนั้นจึงไม่มีการใช้งานเหมือนในยุคบริหาร อย่างไรก็ตามมันถูกเก็บรักษาไว้และสามารถปรึกษาได้ไม่บ่อยนัก
ตัวอย่างเช่นอายุกลางของใบเรียกเก็บเงินค่าสาธารณูปโภคเริ่มต้นเมื่อหลังจากชำระเงินแล้วจะมีการยื่นในโฟลเดอร์ มีความเป็นไปได้สูงที่จะไม่ได้รับการปรึกษาอีกครั้งอย่างไรก็ตามจะถูกเก็บไว้ในแฟ้มในกรณีที่มีข้อกังวลเกิดขึ้น
อายุการใช้งานกึ่งแอ็คทีฟของเอกสารสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารและขึ้นอยู่กับบริบท ตัวอย่างเช่นเอกสารทางกฎหมายอาจมีอายุการใช้งานยาวนานกว่าใบเรียกเก็บเงินค่าสาธารณูปโภค
อายุที่ไม่ใช้งานหรืออายุในอดีต (ที่เก็บถาวรในอดีต)
หมายถึงช่วงสุดท้ายของจดหมายเหตุ อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทุกไฟล์ที่มีปลายทางเดียวกัน ขึ้นอยู่กับธรรมชาติของพวกมันพวกมันสามารถสร้างประวัติศาสตร์หรือทำลายได้
จดหมายเหตุทางประวัติศาสตร์คือเอกสารที่มีคุณค่าทางวัฒนธรรมหรือการวิจัย ดังนั้นในขั้นตอนนี้จึงควรหาวิธีการถนอมอาหารเพื่อรักษาไว้ให้สมบูรณ์ที่สุด
ขั้นตอนในวงจรชีวิตของเอกสาร
ทฤษฎีของทั้งสามยุคกำหนดโดยทั่วไปขั้นตอนพื้นฐานที่เอกสารทั้งหมดต้องผ่าน อย่างไรก็ตามยังมีขั้นตอนเฉพาะอื่น ๆ ที่กำหนดประโยชน์และการจัดการเอกสาร
ขั้นตอนที่เอกสารต้องดำเนินการขึ้นอยู่กับคุณค่าการใช้งานและบริบท ตามลักษณะเหล่านี้จะมีการกำหนดว่าจะต้องผ่านขั้นตอนใดและข้อกำหนดทางเทคนิคและการบริหารสำหรับแต่ละขั้นตอนคืออะไร
นี่คือขั้นตอนหลักบางส่วนที่เอกสารต้องดำเนินการตลอดอายุการใช้งาน:
1-Creation:ประกอบด้วยการสร้างเอกสารทั้งในรูปแบบสิ่งพิมพ์หรือดิจิทัล
2-Storage:ตามรูปแบบที่สร้างเอกสารเอกสารนั้นจะถูกจัดเก็บทางกายภาพหรือดิจิทัล ในบางกรณียังมีการพิจารณาขั้นตอนการแปลงเป็นดิจิทัลเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ
3-Category:หมายถึงองค์กรการจัดหมวดหมู่หรือการจัดทำดัชนีของเอกสารตามพารามิเตอร์ที่กำหนดในแต่ละบริบท
4-Transferหมายถึงการส่งและ / หรือการจัดส่งเอกสารตามลักษณะของเอกสาร ปัจจุบันสามารถอ้างถึงการจัดส่งทางไปรษณีย์หรือการจัดส่งทางอีเมลแล้วแต่กรณี
5- การแจกจ่าย:ขั้นตอนนี้หมายถึงเอกสารที่ใช้งานสาธารณะหรือจำเป็นดังนั้นหลังจากสร้างเสร็จแล้วพวกเขาจำเป็นต้องเปิดเผยต่อกลุ่มคนบางกลุ่ม
6-Collaborative use:ในปัจจุบันสามารถจัดเรียงไฟล์เพื่อใช้ร่วมกันและแก้ไขได้ ขั้นตอนนี้เป็นการปรากฏตัวล่าสุดและได้รับการพิจารณาสำหรับเอกสารดิจิทัลโดยเฉพาะ
7-Consultation:หมายถึงขั้นตอนที่จัดเตรียมเอกสารโดยมีเจตนาที่จะให้คำปรึกษาได้ ในระหว่างขั้นตอนนี้ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและ / หรือความสามารถในการเข้าถึงมีความสำคัญมากขึ้นอยู่กับสาธารณะที่คาดว่าจะเข้าถึงข้อมูล
8- การเก็บถาวรหรือการทำลาย:นี่คือขั้นตอนสุดท้ายของวงจรชีวิตของเอกสารทั้งหมด มันสอดคล้องกับช่วงเวลาที่มีการตัดสินว่ามีคุณค่าทางประวัติศาสตร์เพียงพอที่จะอนุรักษ์หรือในทางตรงกันข้ามมันถูกทำลาย
วิธี
- วิทยาลัยดาร์มั ธ (SF) วงจรชีวิตของเอกสาร: คำจำกัดความเทคโนโลยีที่สนับสนุนและการใช้งาน กู้คืนจาก: dartmouth.edu
- กอนซาเลซ, แอล. (2015). วงจรชีวิตของเอกสาร: ทฤษฎี 3 วัย. ดึงมาจาก: bibliopos.es
- ลาริเวบี. (2556). วงจรชีวิตการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร? ดึงมาจาก: documentmedia.com
- Rouse, M. (SF). วงจรชีวิตของเอกสาร ดึงมาจาก: whatis.techtarget.com
- เยบรา, M. (2016). วงจรชีวิตของเอกสาร - ระบบจดหมายเหตุของสเปน ดึงมาจาก: normadat.es.