- หลักการควบคุมหลัก
- สภาพแวดล้อมการควบคุม
- ควบคุมกิจกรรม
- การแยกงาน
- การอนุมัติธุรกรรมและกิจกรรม
- การกำหนดมาตรฐานเอกสาร
- การควบคุมทางกายภาพและการเข้าถึงทรัพย์สินและบันทึก
- บทวิจารณ์อิสระ
- การมอบหมายความรับผิดชอบ
- ตัวอย่าง
- การแยกงาน
- การอนุมัติ
- การหมุนเวียนของพนักงานและวันหยุดพักผ่อน
- การตรวจสอบทางกายภาพ
- การกระทบยอดทางบัญชีเป็นระยะ
- การควบคุมอัตโนมัติ
- อ้างอิง
หลักการการควบคุมของ บริษัท ที่มีกฎระเบียบที่จำเป็นต้องมีการดำรงอยู่ของขั้นตอนและกระบวนการจัดตั้งขึ้นในระบบบัญชีให้กับผู้จัดการช่วยเหลือในการกำกับดูแลและควบคุมกิจกรรมทางธุรกิจจึงมั่นใจได้ว่าสินทรัพย์ของ บริษัท ฯ ได้รับความคุ้มครอง
วัตถุประสงค์ของหลักการควบคุมคือเพื่อให้แน่ใจว่าระบบบัญชีทำงานได้อย่างถูกต้องและมีการบันทึกเหตุการณ์ทางธุรกิจอย่างถูกต้อง เห็นได้ชัดว่าผู้จัดการไม่สามารถดูแลพนักงานทุกคนได้ดังนั้นจึงมีความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดหรือการฉ้อโกง
ในการระบุและสร้างการควบคุมที่มีประสิทธิผลฝ่ายบริหารต้องประเมินความเสี่ยงอย่างต่อเนื่องตรวจสอบการดำเนินการตามการควบคุมและปรับเปลี่ยนการควบคุมตามความจำเป็น
การมีหน้าที่ทางธุรกิจที่สำคัญดังกล่าวช่วยให้เกิดความปลอดภัยที่เหมาะสมโดยการลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและปกป้องทรัพย์สินขององค์กร เนื่องจากความสำคัญ บริษัท ต่างๆจึงต้องคำนึงถึงหลักการพื้นฐานของการควบคุม
หลักการควบคุมหลัก
สภาพแวดล้อมการควบคุม
รูปแบบการบริหารจัดการและความคาดหวังของผู้จัดการอาวุโสโดยเฉพาะนโยบายการควบคุมกำหนดสภาพแวดล้อมการควบคุม
ในสภาพแวดล้อมการควบคุมมีการกำกับดูแลเพิ่มเติมที่ดำเนินการโดยคณะกรรมการจัดการซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่ามีความซื่อสัตย์ในการบริหารค่านิยมทางจริยธรรมโครงสร้างองค์กรที่กำหนดไว้อย่างดีและพนักงานที่มีความสามารถและเชื่อถือได้มอบหมายอำนาจและความรับผิดชอบ
ควบคุมกิจกรรม
เป็นนโยบายและขั้นตอนเฉพาะที่ฝ่ายบริหารใช้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
การแยกงาน
กำหนดให้บุคคลต่างๆได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการดำเนินงานที่แตกต่างกันในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับการอนุญาตการดูแลหรือการเก็บบันทึก
ด้วยการกำหนดให้คนอื่นทำหน้าที่เหล่านี้ระบบการควบคุมที่สมดุลจึงถูกสร้างขึ้น
การอนุมัติธุรกรรมและกิจกรรม
ช่วยให้มั่นใจได้ว่ากิจกรรมของ บริษัท ทั้งหมดเป็นไปตามนโยบายและแนวทางที่กำหนดไว้
การกำหนดให้ผู้จัดการบางคนอนุมัติธุรกรรมบางประเภทจะเพิ่มข้อผูกพันเพิ่มเติมให้กับการบันทึกบัญชีโดยแสดงว่าธุรกรรมนั้นได้รับการวิเคราะห์และอนุมัติโดยหน่วยงานที่เหมาะสม
การกำหนดมาตรฐานเอกสาร
รวมถึงการสร้างใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่น ๆ ที่ใช้งานง่ายและมีข้อมูลเพียงพอการใช้เอกสารที่มีหมายเลขล่วงหน้าและเอกสารที่ต่อเนื่องกันและการเตรียมเอกสารอย่างทันท่วงที
การกำหนดมาตรฐานทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบบันทึกเก่าโดยค้นหาแหล่งที่มาของความคลาดเคลื่อนในระบบ การขาดมาตรฐานอาจทำให้บางรายการถูกมองข้ามหรือตีความผิดในบทวิจารณ์ดังกล่าว
การควบคุมทางกายภาพและการเข้าถึงทรัพย์สินและบันทึก
เป็นการควบคุมทางอิเล็กทรอนิกส์หรือทางกล (ตู้เซฟบัตรประจำตัวรั้วเครื่องบันทึกเงินสดกล้องวิดีโอล็อค) หรือการควบคุมคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกับสิทธิ์การเข้าถึงหรือขั้นตอนการสำรองและการกู้คืนที่กำหนดไว้
โดยทั่วไปเทคโนโลยีสามารถไปในที่ที่ผู้คนทำไม่ได้และคุณสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่ต้องจ่ายเงินเพิ่มเติม
การควบคุมการเข้าถึงระบบบัญชีผ่านรหัสผ่านการล็อกและบันทึกการเข้าถึงอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตออกจากระบบตลอดจนวิธีการตรวจสอบการใช้งานระบบเพื่อระบุแหล่งที่มาของข้อผิดพลาด
บทวิจารณ์อิสระ
บริษัท ควรทบทวนระบบควบคุมของตนเป็นระยะ ควรทำโดยบุคคลที่ยังไม่ได้ดำเนินการใด ๆ เพื่อให้ได้รับการตรวจสอบ
การทบทวนเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจในความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการบัญชีและประสิทธิภาพของการดำเนินงาน
การมอบหมายความรับผิดชอบ
บริษัท ต้องกำหนดความรับผิดชอบอย่างชัดเจน การมอบหมายความรับผิดชอบเฉพาะให้กับผู้คนทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาเข้าใจบทบาทของตนในการรักษาการควบคุม
หากมองข้ามความรับผิดชอบใด ๆ ระบบการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพจะทำให้ชัดเจนว่าใครไม่ได้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย
ตัวอย่าง
การควบคุมทั้งหมดนี้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของหลักการควบคุม หลังจากมีการควบคุมแล้วผู้จัดการไม่จำเป็นต้องตรวจสอบกิจกรรมของพนักงานแต่ละคน พวกเขาสามารถตรวจสอบการควบคุมเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทำงานอย่างถูกต้องและมุ่งเน้นไปที่การดำเนินธุรกิจ
การแยกงาน
เป็นการควบคุมที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าฟังก์ชันการเก็บบันทึกแยกจากการจัดการเงินสดจริง
ด้วยเหตุนี้แคชเชียร์จึงรับผิดชอบในการเก็บเงินสดจากลูกค้าโดยมีความเป็นไปได้ที่จะฝากไว้ในธนาคารและฝ่ายบัญชีจะรับผิดชอบในการลงทะเบียนใบเสร็จรับเงินเหล่านี้และทำการกระทบยอดกับธนาคาร
ด้วยวิธีนี้บุคคลเพียงคนเดียวไม่สามารถเอาเงินของลูกค้าไปใช้ในทางมิชอบได้ในภายหลังปกปิดด้วยบัญชีที่หลอกลวง
หากคนสองคนทำงานเหล่านี้วิธีเดียวที่การฉ้อโกงจะได้ผลคือถ้าแต่ละคนมีส่วนรู้เห็นกับอีกฝ่าย เห็นได้ชัดว่าพนักงานที่สมรู้ร่วมคิดสองคนมีโอกาสน้อยกว่าพนักงานคนเดียวที่จะขโมย
การอนุมัติ
การขออนุมัติเพื่อให้สามารถจ่ายค่าใช้จ่ายจำนวนมากสามารถป้องกันไม่ให้พนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์ทำธุรกรรมฉ้อโกงจำนวนมากด้วยเงินของ บริษัท
รายการราคาอย่างเป็นทางการทำหน้าที่เป็นผู้อนุมัติให้พนักงานขายขายในราคาเหล่านี้ นอกจากนี้อาจมีการควบคุมที่อนุญาตให้ผู้จัดการฝ่ายขายอนุญาตการเปลี่ยนแปลงรายการราคาที่สมเหตุสมผล
การหมุนเวียนของพนักงานและวันหยุดพักผ่อน
การลาออกของพนักงานที่บังคับหรือช่วงพักร้อนถูกนำไปใช้เพื่อตรวจจับแผนการฉ้อโกงซึ่งจำเป็นต้องมีระบบปกติในการดูแลรักษา
หากนักบัญชีเปลี่ยนความรับผิดชอบทุกๆสองเดือนบุคคลจะไม่สามารถเรียกใช้ระบบโกงได้อย่างสม่ำเสมอ
การตรวจสอบทางกายภาพ
การตรวจสอบทางกายภาพรวมถึงการตรวจนับเงินสดด้วยตนเองและสินทรัพย์ทางกายภาพอื่น ๆ ที่บันทึกไว้ในระบบบัญชีเช่นสินค้าคงเหลือ
การนับทางกายภาพสามารถเปิดเผยความคลาดเคลื่อนที่ซ่อนอยู่ในยอดคงเหลือในบัญชีโดยการข้ามบันทึกอิเล็กทรอนิกส์โดยสิ้นเชิง การนับเงินสด ณ จุดขายสามารถทำได้ทุกวันหรือหลายครั้งต่อวัน
โครงการขนาดใหญ่เช่นสินค้าคงคลังที่มีอยู่จริงจำเป็นต้องทำบ่อยครั้งน้อยลงอาจเป็นรายปีหรือรายไตรมาส
การกระทบยอดทางบัญชีเป็นระยะ
พวกเขารับประกันว่ายอดคงเหลือของระบบบัญชีตรงกับยอดคงเหลือของบัญชีของหน่วยงานอื่นเช่นธนาคารซัพพลายเออร์และลูกค้า
ความแตกต่างที่พบระหว่างบัญชีเสริมประเภทนี้อาจเปิดเผยความคลาดเคลื่อนในบัญชีของตัวเองหรือข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในเอนทิตีอื่น
การควบคุมอัตโนมัติ
สิ่งเหล่านี้น่าจะเป็นระบบควบคุมภายในที่พบบ่อยที่สุดเพราะไม่เพียง แต่ปกป้อง บริษัท เท่านั้น แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพด้วย
นาฬิกาบอกเวลาอัตโนมัติเป็นตัวอย่างที่ดี พนักงานจะได้รับการตรวจสอบโดยนาฬิกาเหล่านี้เมื่อมาถึงและตรวจสอบเมื่อสิ้นสุดกะ
นาฬิกาบอกเวลาอัตโนมัติช่วยขจัดความเป็นไปได้ที่พนักงานจะโกงเวลาทำงาน
อ้างอิง
- MyAccountingCourse (2018) หลักการควบคุมภายในคืออะไร? นำมาจาก: myaccountingcourse.com.
- MyAccountingCourse (2018) หลักการควบคุมคืออะไร? นำมาจาก: myaccountingcourse.com.
- มิเชลไมลีย์ (2017). หลักการควบคุมภายใน 7 ประการคืออะไร? Bizfluent. นำมาจาก: bizfluent.com.
- TTUHSC (2017) หลักการพื้นฐานของการควบคุมภายใน นำมาจาก: elpaso.ttuhsc.edu.
- CliffsNotes (2016). การควบคุมภายใน นำมาจาก: cliffsnotes.com.
- ผู้ดูแลระบบ (2558). 17 หลักการควบคุมภายใน ผู้ให้การสนับสนุนด้านจริยธรรม นำมาจาก :hicalaladvocate.com.
- เดวิดอินแกรม (2018). ขั้นตอนการควบคุมภายในเจ็ดประการในการบัญชีคืออะไร? ธุรกิจขนาดเล็ก - Chron นำมาจาก: smallbusiness.chron.com.