นโยบายค่าใช้จ่ายเป็นรูปแบบที่มีฟังก์ชั่นของการให้บริการเป็นหลักฐานทางกายภาพของการรั่วไหลของเงินจาก บริษัท หรือธุรกิจ ใช้ในการบัญชีโดยมีวัตถุประสงค์เพื่ออธิบายการเคลื่อนไหวโดยละเอียดและมักจะมาพร้อมกับใบสำคัญอื่น ๆ สำหรับการดำเนินการ
การบัญชีเป็นระเบียบวินัยที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อควบคุมธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นใน บริษัท หรือธุรกิจที่การเข้าหรือออกของเงิน
ซึ่งหมายความว่าทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าใช้จ่ายการลงทุนเงินเดือนหรือค่าใช้จ่ายประเภทอื่น ๆ หรือในทางกลับกันได้รับเงินสำหรับการชำระเงินของลูกค้าและรายได้อื่น ๆ ฝ่ายบริหารของ บริษัท จะต้องออกไป การดำเนินการเหล่านี้บันทึกไว้ในระบบบัญชีของคุณ
เช่นเดียวกับที่คน ๆ หนึ่งต้องจ่ายเงินสำหรับสิ่งที่พวกเขาซื้อ บริษัท ก็ต้องทำเช่นเดียวกันแม้ว่าจะมีวิธีที่ซับซ้อนกว่าเล็กน้อยและด้วยเหตุนี้จึงใช้ระบบบัญชี
สำหรับการดำเนินการแต่ละประเภทจะมีรูปแบบการลงทะเบียนที่เฉพาะเจาะจงและนโยบายการออกตามที่อธิบายไว้ในตอนต้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานการชำระเงิน
การชำระเงินดังกล่าวจะออกให้กับซัพพลายเออร์สินค้าและบริการต่างๆของ บริษัท ตัวอย่างเช่นทุกธุรกิจต้องการบริการพื้นฐานเช่นไฟฟ้าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตน้ำ ฯลฯ
คุณต้องซื้อวัสดุเพื่อให้สามารถทำงานได้เช่นเครื่องเขียนเครื่องใช้สำนักงานยานพาหนะ ฯลฯ และในกรณีของ บริษัท ผู้ผลิตพวกเขาจะต้องซื้อวัตถุดิบเพื่อทำผลิตภัณฑ์ของตน
มีการจ่ายเงินจำนวนมากที่ บริษัท ต้องจ่ายเพื่อดำเนินการตามวัตถุประสงค์และแต่ละรายการจะต้องได้รับการบันทึกไว้ นอกจากนี้การชำระเงินหรือการถอนเงินแต่ละครั้งจะต้องได้รับอนุญาตจากแผนกที่เกี่ยวข้อง
ลักษณะของนโยบายค่าใช้จ่าย
ข้อมูลที่ควรรวมอยู่ในนโยบายการออกโดยทั่วไปมีดังต่อไปนี้:
- สำเนาเช็คหรือการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ชำระเงิน
- แนวคิดของการชำระเงินนั่นคือบริการอะไรนำเข้าภาษี ฯลฯ กำลังจะถูกยกเลิก
- ลายเซ็นอนุมัติการจ่ายเงินโดยแผนกที่รับผิดชอบ
- วันที่ชำระเงิน
- จำนวนเงินหรือจำนวนเงินทั้งหมดของการชำระเงิน
- การระบุผู้ให้บริการ
- ลายเซ็นของผู้ให้บริการหรือบุคคลที่ได้รับการชำระเงิน
จำเป็นต้องแนบไปกับนโยบายการจำหน่ายแบบฟอร์มหลักฐานอื่น ๆ เช่น:
- ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ (หรือเทียบเท่าในกรณีของการชำระภาษีการจ่ายเงินเดือนและอื่น ๆ ที่ไม่มีใบแจ้งหนี้ตามลักษณะ)
- ใบสั่งซื้อซึ่งเป็นอีกรูปแบบหนึ่งที่มีการร้องขอไปยังซัพพลายเออร์สำหรับวัสดุสิ้นเปลืองหรือรายการที่จำเป็น ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจต้องการแผ่นกระดาษ บริษัท จะออกใบสั่งซื้อให้กับซัพพลายเออร์เครื่องเขียนโดยขอจำนวนรีมหรือหีบห่อที่ระบุ
ด้วยการรวมเอกสารเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการปรับค่าใช้จ่ายและค้นหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดในการจัดส่งสินค้าที่ซื้อหรือความไม่สะดวกอื่น ๆ ในภายหลัง
นอกจากนี้ยังสะดวกในการเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ในแพ็คเกจเดียวซึ่งเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดระเบียบไฟล์บัญชีเพื่ออำนวยความสะดวกในการอ้างอิงและควบคุมในอนาคต
ตัวอย่าง
ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของนโยบายค่าใช้จ่ายหรือนโยบายการตรวจสอบซึ่งมีการเรียกในบางกรณี:
แนวคิดที่เกี่ยวข้อง
ฟิลด์ที่อยู่ด้านล่างกล่อง "แนวคิดการชำระเงิน" และ "ได้รับโดย" จะเต็มไปด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องตามคำจำกัดความต่อไปนี้:
หนึ่ง.
เป็นรหัสตัวเลขที่ระบุประเภทของการเคลื่อนไหวและการจำแนกประเภท ตัวอย่างเช่นมีบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการขายต้นทุนการผลิตธนาคาร ฯลฯ โดยทั่วไปบัญชีสินทรัพย์และหนี้สินจะถูกจัดประเภท
สอง.
เป็นบัญชีแยกรายการกล่าวคือเฉพาะเจาะจงและมีรายละเอียดมากขึ้น ตัวอย่างจะเป็น:
บัญชี: 110 - ธนาคาร
บัญชีย่อย 1: 110.1 - ธนาคาร X
บัญชีย่อย 2: 110.2 - ธนาคาร Y
3.
มันหมายถึงชื่อของบัญชีดังกล่าวแทนที่จะเป็นรหัส ในตัวอย่างด้านบนจะเป็น "ธนาคาร"
สี่
เป็นจำนวนเงินโดยละเอียดที่สอดคล้องกับแต่ละบัญชีย่อยที่รวมอยู่ในนโยบาย หากมีบัญชีย่อยเพียงบัญชีเดียวก็ไม่จำเป็นต้องระบุค่านี้
5.
บัญชีการบัญชีทุกบัญชีจะแสดงในรูปแบบลายลักษณ์อักษรเป็น "T" นั่นคือเป็นตารางที่มีสองคอลัมน์ซึ่งมีการป้อนชื่อบัญชีและจำนวนเงินที่สอดคล้องกันในคอลัมน์หนึ่งหรือคอลัมน์อื่น (ขวาหรือซ้าย)
คอลัมน์ทางด้านซ้ายระบุว่า "หนี้" และคอลัมน์ทางด้านขวามีป้ายกำกับว่า "เครดิต"
ตามที่ระบุไว้ข้างต้น. มีบัญชีทรัพย์สินและหนี้สิน
โดยพื้นฐานแล้วสินทรัพย์เป็นทรัพย์สินของ บริษัท ซึ่งถือได้ว่าเป็นทรัพย์สินของ บริษัท หนี้สินก็คือหนี้
บัญชีสินทรัพย์มีมูลค่าเพิ่มขึ้นตามจำนวนเงินที่เขียนในคอลัมน์ "หนี้" และลดลงด้วย "เครดิต" สิ่งที่ตรงกันข้ามเกิดขึ้นกับบัญชีหนี้สิน
6.
เรียกอีกอย่างว่า "ยอดคงเหลือ" เป็นผลมาจากการลบมูลค่าของเดบิตลบด้วยเครดิต
สำหรับช่อง "ดำเนินการโดย" "สอบทานโดย" และได้รับอนุญาตโดย "ชื่อหรือลายเซ็นของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการออกและการอนุมัตินโยบายจะถูกวางไว้ ซึ่งอาจแตกต่างกันไปตามเกณฑ์ของแต่ละ บริษัท
ช่อง "Auxiliary และ" Journal "ระบุชื่อของบุคคลที่ส่งต่อข้อมูลไปยัง Auxiliary และ Journal Books ซึ่งเป็นบันทึกประเภทอื่น ๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีทั้งหมด
หมายเลขกรมธรรม์เป็นวิธีการระบุเอกสารเพื่อให้เกี่ยวข้องกับนโยบายก่อนหน้ากล่าวคือเป็นตัวเลขที่ติดต่อกัน แต่ละ บริษัท สามารถสร้างระบบการตั้งชื่อของตนเองเกี่ยวกับด้านนี้ได้
ปัจจุบันมีระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ที่อำนวยความสะดวกในการบันทึกการดำเนินงานของ บริษัท ต่างๆ
สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยหน่วยงานด้านภาษีของแต่ละประเทศ
อ้างอิง
- หนี้ในการบัญชีคืออะไร? ดึงมาจาก: reviso.com
- เครดิตในการบัญชีคืออะไร? ดึงมาจาก: reviso.com
- สิ่งที่ต้องมีและมี สืบค้นจาก: economia.ws
- โมลินา, V. (2002). การบัญชีสำหรับผู้ที่ไม่ใช่นักบัญชี เม็กซิโก ISEF Fiscal Editions
- สิ่งที่ใช้งานอยู่และอยู่เฉยๆ กู้คืนจาก: สำคัญados.com/activo-y-pasivo
- นโยบายการบัญชีในการบัญชีอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร ดึงมาจาก: clickbalance.com
- Voucher คืออะไร? สืบค้นจาก: Accountingtools.com
- อะไรคือความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบสำคัญ? สืบค้นจาก: Accountingtools.com