- อีเมลแบ่งออกเป็นส่วนใดบ้าง
- ที่อยู่ผู้รับ / ผู้ส่ง
- เรื่อง
- CC หรือ BCC
- ร่างกาย
- ไฟล์ที่แนบมา
- บริษัท
- อีเมลมีการจัดระเบียบอย่างไร?
- ทักทาย
- เนื้อหาข้อความ
- อำลา
- อ้างอิง
ส่วนหลักของอีเมล ได้แก่ หัวเรื่องผู้รับเนื้อหาไฟล์แนบ CC หรือ Bcc และลายเซ็น ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) คือบริการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้บริการโดยผู้ให้บริการเครือข่ายต่างๆเช่น Google และ Microsoft
อีเมลถูกใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลกไม่สำคัญว่าการสื่อสารจะเร็วขึ้นด้วยการแชท สาเหตุนั้นง่ายมากอีเมลไม่ได้ใช้เพื่อส่งข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น แต่ยังเป็นแพลตฟอร์มที่ให้คุณส่งไฟล์แนบทุกประเภทไปยังส่วนใดก็ได้ของโลก
อีเมลมีความสำคัญเช่นกันเนื่องจากจำเป็นต้องใช้บริการหลายอย่างบนเว็บไซต์อื่น ๆ เช่นเครือข่ายสังคมและสถาบันการเงิน เป็นขั้นตอนแรกสำหรับผู้ใช้ที่จะสามารถใช้บริการต่างๆที่มีให้บนเครือข่ายได้
เป็นเวลานานที่แสดงให้เห็นว่ามนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตทางสังคม คนทุกคนต้องมีปฏิสัมพันธ์เพื่อให้มีสุขภาพจิตที่ดีด้วยเหตุนี้เทคโนโลยีการสื่อสารจึงเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าที่สุด
ในความเป็นจริงมนุษย์มีวิวัฒนาการเพื่อรักษาปฏิสัมพันธ์ทางสังคมของเรา จากถ้ำชายผู้โดดเดี่ยวไม่รอด
นั่นคือเหตุผลว่าทำไมเราจึงเปลี่ยนจากภาพวาดการพูดภาษาเขียนไปยังที่ทำการไปรษณีย์โทรเลขโทรศัพท์และอีกหลายปีต่อมาตอนนี้มีอินเทอร์เน็ต ไปยังอีเมล
อีเมลแบ่งออกเป็นส่วนใดบ้าง
ที่อยู่ผู้รับ / ผู้ส่ง
เป็นองค์ประกอบหลักของอีเมล นี่คืออีเมลของผู้ที่จะได้รับข้อความหากไม่มีผู้รับอีเมลจะไปไม่ถึงไหน
เมื่อข้อความมาถึงผู้รับที่อยู่ของผู้รับจะเป็นผู้รับที่อยู่ของผู้ส่งเนื่องจากที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ส่งข้อความจะแสดงขึ้น
เรื่อง
เพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลถูกกรองว่าเป็นสแปมคุณต้องใส่หัวเรื่อง นี่คือชื่ออีเมลและเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะเห็นก่อนเปิดอีเมล
ดังนั้นคุณควรมีข้อมูลที่กระชับและสำคัญเพื่อให้ทราบล่วงหน้าว่าอีเมลที่ได้รับนั้นเกี่ยวกับอะไร
CC หรือ BCC
เป็นสำเนาที่ส่งไปยังผู้รับรายอื่น ต่อไปนี้เป็นที่อยู่อีเมลอื่น ๆ ที่จะได้รับสำเนาอีเมลที่ส่งมา
ตัวเลือก CC พร้อมสำเนาจะแสดงที่อยู่ทั้งหมดให้กับผู้รับทุกคนอย่างไรก็ตามตัวเลือก BCC พร้อมสำเนาแบบตาบอดจะส่งสำเนาที่มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น
การใช้ Bcc ที่อยู่ของผู้รับแต่ละคนจะถูกซ่อนไว้ นั่นคือผู้รับจะไม่เห็นว่าใครเป็นผู้ส่งจดหมายถึงใคร
ร่างกาย
เป็นสาระสำคัญของอีเมล ที่นี่ทุกสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารแสดงออกมาร่างกายคือข้อความเอง
ไม่มีการ จำกัด คำและสามารถขยายได้นานเท่าที่คุณต้องการ แต่ขอแนะนำว่าไม่มีข้อมูลมากนักและถ้าเป็นเช่นนั้นจะเป็นการดีกว่าที่จะแนบทุกอย่างในไฟล์เดียว
ไฟล์ที่แนบมา
เป็นไฟล์ที่เพิ่มลงในข้อความที่ผู้รับจะดาวน์โหลด สิ่งเหล่านี้สามารถมีได้หลายประเภทและหลายประเภท
รูปภาพวิดีโอเอกสารโฟลเดอร์งานนำเสนอสเปรดชีต ฯลฯ สามารถแนบไปกับอีเมลได้ ไฟล์ทั้งหมดเหล่านี้จะต้องถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของผู้ออก
บริษัท
ทางด้านล่างของอีเมล เป็นลายเซ็นที่ตั้งโปรแกรมไว้ล่วงหน้าและอัตโนมัติจากช่วงเวลานั้นสำหรับข้อความทั้งหมด
หากเป็นที่อยู่อีเมลส่วนตัวสามารถเพิ่มลายเซ็นที่กำหนดเองพร้อมวลีและอีโมติคอนได้
อย่างไรก็ตามหากเป็นที่อยู่อีเมลที่ทำงานลายเซ็นควรมีข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ส่งข้อความ
ขอแนะนำให้ใช้รูปแบบที่จะใช้ในนามบัตร ใส่ชื่อหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ บริษัท ที่คุณทำงานและตำแหน่งของคุณ ฯลฯ
อีเมลมีการจัดระเบียบอย่างไร?
อีเมลต้องเขียนอย่างดีเพื่อให้ผู้รับเข้าใจได้ มีบางประการที่ต้องได้รับการดูแลเมื่อเขียนอีเมลและสิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนส่ง
ทักทาย
ควรเป็นส่วนแรกของข้อความและจำเป็นอย่างยิ่งหากเป็นอีเมลที่เป็นทางการ เป็นการกำหนดว่าใครจะส่งข้อความถึงใครและเริ่มต้นสิ่งที่คุณต้องการแสดงออกด้วยความจริงใจ
วิธีเขียนคำทักทายขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้รับและใครเป็นผู้ส่ง หากเป็นอีเมลที่ทำงานน้ำเสียงของคำทักทายควรเป็นทางการมากขึ้น แต่ถ้าเป็นอีเมลส่วนตัวผู้ส่งสามารถใช้เสรีภาพได้
เนื้อหาข้อความ
นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย ที่นี่มีการสื่อสารทุกสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยข้อความนั้น
อีเมลที่ทำงานควรมีลักษณะสั้นและกระชับ เข้าถึงประเด็นได้อย่างรวดเร็ว แต่จำไว้เสมอว่าต้องรักษาน้ำเสียงที่จริงใจโดยไม่ต้องเป็นมิตรอย่างยิ่งเนื่องจากเนื้อหามีรายละเอียดมากเกินไปและจุดประสงค์ที่แท้จริงจะหายไป
คุณต้องมีการใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างเหมาะสมสาเหตุที่อยู่เบื้องหลังนี้เป็นเพราะการไม่ใช้เครื่องหมายเหล่านี้คุณอาจสูญเสียความหมายของข้อความหรือตีความผิดภาษาเขียนจึงไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะถอดรหัสเหมือนปากเปล่า
การรู้ว่าใครพูดถึงอะไรจะง่ายกว่าถ้าคุณได้ยินน้ำเสียงที่ใช้และวิธีที่มันแสดงออก สิ่งนี้ไม่สามารถบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรได้
นั่นคือเหตุผลที่ข้อความควรพยายามเลียนแบบการสนทนาด้วยปากเปล่าและสะท้อนให้เห็นอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการไปที่ใดโดยใช้สัญลักษณ์ทางไวยากรณ์และการสะกดคำที่ดี
ข้อความนี้ควรระบุเป้าหมายผลประโยชน์และข้อกำหนดโดยไม่พูดนอกเรื่องมากเกินไป
อำลา
ส่วนนี้เป็นการปิดข้อความ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการสื่อสารสิ่งที่ต้องการการปิดบัญชีที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ
การปิดควรเกิดขึ้นหลังจากกำหนดจุดทั้งหมดในข้อความแล้ว ไม่มีการลาก่อนสำหรับอีเมลทั้งหมดเนื่องจากทั้งหมดขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อความ
ขอแนะนำให้คำอำลามีชื่อของผู้ส่งแม้ว่าอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานการณ์ หากเป็นการแลกเปลี่ยนอีเมลแบบคงที่ควรละชื่อไว้หลังอีเมลฉบับแรก
อีเมลที่ดีและเข้าใจได้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของข้อความเท่านั้นโดยส่วนใหญ่เป็นข้อความและวิธีการแสดงเนื้อหาที่จำเป็นต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของอีเมลดังกล่าว
อ้างอิง
- Peter, I. ประวัติอีเมล สกัดจาก nethistory.info
- South Columbus High ส่วนพื้นฐานของอีเมล ดึงมาจาก southcolumbushigh.com.
- Leigh, J. ส่วนของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ตัดตอนมาจาก techwalla.com
- Zimbra อีเมล์ บางส่วนของข้อความอีเมล ดึงมาจาก zimbra.com
- Su, T. 15 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ ดึงมาจาก thinkimplenow.com ทีมบรรณาธิการ Mind Tools การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ: ทำให้ผู้คนอ่านและดำเนินการกับข้อความของคุณ ดึงมาจาก mindtools.com Foresman, S. บางส่วนของข้อความอีเมล. ดึงมาจาก teachervision.com.
- กายวิภาคของข้อความอีเมล ดึงมาจาก syntaxis.com