เงินสดจ่าย (การบัญชี)หรือที่เรียกว่าการชำระเงินเงินสดหมายถึงการชำระเงินที่ทำโดยธุรกิจในช่วงระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจงเช่นเดือนไตรมาสหรือปี เป็นการไหลออกของเงินสดที่จ่ายเพื่อแลกเปลี่ยนกับการจัดหาสินค้าหรือบริการ
ไม่เพียง แต่รวมถึงการชำระเงินด้วยเงินสดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเช็คหรือการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย หากชำระเงินด้วยเช็คหรือผ่านทางธนาคารโดยทั่วไปจะมีความล่าช้าหนึ่งหรือสองวันก่อนที่เงินจะถูกถอนออกจากบัญชีธนาคารของ บริษัท เนื่องจากระยะเวลาในการดำเนินการ
โดยทั่วไปการเบิกจ่ายเงินสดจะกระทำผ่านระบบบัญชีเจ้าหนี้ อย่างไรก็ตามสามารถเบิกจ่ายเงินผ่านระบบเงินเดือนและเงินสดย่อยได้
กระบวนการเบิกจ่ายเงินสดสามารถรับเหมาช่วงให้กับธนาคารของ บริษัท เพื่อให้ดำเนินการชำระเงินจากวันที่ที่ได้รับอนุญาตจาก บริษัท ผู้จ่ายเงินโดยใช้เงินจากบัญชีเงินฝากของนิติบุคคล
ลักษณะเฉพาะ
ค่าใช้จ่ายแสดงถึงการไหลออกของเงินสด กิจกรรมการชำระเงินส่งผลให้ยอดเงินสดคงเหลือในบัญชีเช็คลดลง
นอกจากนี้ยังสามารถใช้จ่ายเงินสดเพื่อคืนเงินให้กับลูกค้าซึ่งบันทึกเป็นการลดยอดขาย การจ่ายเงินสดอีกประเภทหนึ่งคือการจ่ายเงินปันผลให้กับผู้ถือหุ้น ซึ่งบันทึกเป็นการลดทุนขององค์กร
มีธุรกรรมการเบิกจ่ายที่เป็นไปได้จำนวนมากซึ่งมีดังต่อไปนี้:
- เงินเดือนที่จ่ายให้กับพนักงาน
- ค่าคอมมิชชั่นการขายที่จ่ายให้กับผู้ขาย
- ค่าลิขสิทธิ์จ่ายสำหรับการใช้ทรัพย์สินทางปัญญา
- การชำระใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์
- เงินปันผลที่จ่ายให้กับผู้ถือหุ้นหรือนักลงทุน
- ภาษีที่จ่ายให้กับรัฐ
รูปแบบที่ใช้กันทั่วไปในการเบิกจ่าย ได้แก่ เงินสดเช็คการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ของสำนักหักบัญชีอัตโนมัติบัตรเดบิตและการโอนเงิน
บัญชีเบิกจ่าย
บริษัท ใช้บัญชีการใช้จ่ายเพื่อควบคุมเงินที่ใช้เป็นค่าใช้จ่ายต่างๆเช่นการจ่ายเงินเดือนการฟ้องร้องบทลงโทษตามกฎข้อบังคับการบำรุงรักษาอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงาน
บัญชีใด ๆ ที่ธุรกิจใช้ในการตรวจสอบสิ่งที่ออกมาจากเงินกองทุนขององค์กรจะมีคุณสมบัติเป็นบัญชีการเบิกจ่าย เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของบัญชีเหล่านี้จึงมีการคิดเชิงกลยุทธ์มากมายในการกำหนดและปรับใช้ขั้นตอนการเบิกจ่าย
ข้อบังคับเหล่านี้ช่วยให้พนักงานเข้าใจอย่างชัดเจนว่าจะเบิกจ่ายเงินได้อย่างไรควรทำอย่างไรเมื่อใดจึงจะได้รับการอนุมัติและวิธีรายงานรายการต่างๆ
นักบัญชีจะบันทึกธุรกรรมและลงรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภทเช่นบัญชีแยกประเภททั่วไปและสมุดบัญชีเจ้าหนี้ บันทึกแต่ละรายการประกอบด้วยวันที่ชื่อผู้รับผลประโยชน์จำนวนเงินที่เรียกเก็บหรือเครดิตวิธีการชำระวัตถุประสงค์ของการชำระเงินและผลกระทบต่อยอดเงินสดทั่วไปของ บริษัท
บัญชีในบัญชีแยกประเภทขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ ตัวอย่างเช่นร้านค้าปลีกมีการชำระเงินสำหรับสินค้าคงคลังบัญชีเจ้าหนี้และค่าจ้าง ผู้ผลิตมีธุรกรรมสำหรับวัตถุดิบและต้นทุนการผลิต
มีไว้เพื่ออะไร?
การใช้เงินสดจะวัดจำนวนเงินที่ออกจากธุรกิจจริง จำนวนนี้อาจแตกต่างจากกำไรหรือขาดทุนที่แท้จริงของ บริษัท
ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจใช้วิธีการบัญชีคงค้างระบบจะรายงานค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้นไม่ใช่เมื่อมีการชำระเงิน ในทำนองเดียวกันรายได้จะถูกรายงานเมื่อได้รับไม่ใช่เมื่อมีการรวบรวมจริง
อย่างไรก็ตามหากรายได้ไม่ได้รับการรวบรวมอย่างรวดเร็วตามที่ต้องการ แต่มีการจ่ายค่าใช้จ่ายคุณอาจรายงานผลกำไร แต่ไม่ต้องมีเงินสดเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น
การใช้จ่ายเงินเป็นส่วนหนึ่งของกระแสเงินสด หากกระแสเงินสดเป็นลบซึ่งหมายความว่าค่าใช้จ่ายสูงกว่ารายได้อาจเป็นสัญญาณเตือนล่วงหน้าถึงการล้มละลายที่อาจเกิดขึ้นได้
สมุดรายวันการเบิกจ่าย
สมุดรายวันรายจ่ายเป็นบันทึกที่นักบัญชีเก็บไว้เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทางการเงินทั้งหมดที่เกิดขึ้นโดย บริษัท ก่อนที่จะเผยแพร่ในบัญชีแยกประเภททั่วไป
สมุดรายวันการเบิกจ่ายมีหน้าที่หลายประการเช่นบันทึกการตัดจำหน่ายภาษีและการจัดหมวดหมู่ของค่าใช้จ่ายอื่น ๆ การซื้อทั้งหมดที่ทำด้วยเงินสดจะบันทึกในสมุดรายวันรายจ่าย
สมุดรายวันนี้ได้รับการกระทบยอดทุกเดือนกับบัญชีแยกประเภททั่วไป สิ่งเหล่านี้ใช้ในการสร้างงบการเงินสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีปกติในภายหลัง
สมุดรายวันจะถูกเก็บไว้ในโปรแกรมบัญชีและจะมีข้อมูลพื้นฐานดังต่อไปนี้: วันที่เบิกจ่ายเลขที่เช็คประเภทของรายการจำนวนเงินผู้รับผลประโยชน์และหมายเหตุ
ผู้จัดการวารสารต้องมีความพิถีพิถันและตระหนักถึงการทำธุรกรรมทุกครั้งเพื่อดูแลรักษาวารสารให้ถูกต้อง นอกจากนี้ยังเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการสร้างการควบคุมภายในเพื่อไม่ให้มีการโอนเงินหรือนำไปใช้ในทางที่ผิด
การควบคุมภายในดังกล่าวอาจเป็นการตรวจสอบค่าใช้จ่ายจำนวนมากหรือตรวจสอบแผนการจ่ายเงินเฉพาะสำหรับกิจกรรมที่ผิดปกติ
นอกเหนือจากการใช้สำหรับรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปในการจัดทำงบการเงินของ บริษัท สมุดรายวันค่าใช้จ่ายสามารถให้ข้อมูลแก่เจ้าของเกี่ยวกับกิจกรรมการจัดการเงินสด
ในบรรดาข้อมูลที่โดดเด่นที่นำเสนอโดยหนังสือพิมพ์ดังกล่าวชี้ให้เห็นว่ามีการจัดสรรให้กับสินค้าคงคลังของเดือนนั้นเท่าใดเงินเดือนเท่าไหร่ค่าเช่าเท่าไหร่สำหรับบริการภายนอกและด้านอื่น ๆ วารสารจะกลายเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีในการชี้แนะการตัดสินใจเกี่ยวกับเงินสดในอนาคต
ตัวอย่าง
ตัวอย่างของค่าใช้จ่ายคือเมื่อทนายความของ บริษัท ในขณะที่เตรียมคดีได้จ่ายเงินให้บุคคลที่สามสำหรับค่าธรรมเนียมทางกฎหมายหรือทางการแพทย์การสอบสวนส่วนตัวการส่งเอกสารหรือรายงานจากผู้เชี่ยวชาญ
การเบิกจ่ายอาจมีค่าใช้จ่ายสูงในกรณีที่เกี่ยวข้องกับรายงานของผู้เชี่ยวชาญเพื่อสร้างหลักฐานโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีการบาดเจ็บส่วนบุคคลเมื่อการบาดเจ็บร้ายแรงมีผลกระทบในระยะยาวและต้องได้รับการประเมินทันที
รายงานเหล่านี้ทำให้สามารถระบุความสูญเสียของลูกค้าได้แม่นยำยิ่งขึ้นและให้ความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับความเสียหายที่ถูกเรียกร้อง ทนายความจะแจ้งให้ลูกค้าและ บริษัท ประกันภัยทราบก่อนที่จะมีค่าใช้จ่ายสูง ลูกค้าจะต้องคืนเงินให้กับทนายความ
อ้างอิง
- ไมเคิลคีแนน (2018). การเบิกจ่ายเงินสดในการบัญชีคืออะไร? ธุรกิจขนาดเล็ก - Chron นำมาจาก: smallbusiness.chron.com.
- สตีเวนแบรกก์ (2017). เบิกจ่ายเงินสด. เครื่องมือการบัญชี นำมาจาก: Accountingtools.com.
- Investopedia (2018). วารสารการเบิกจ่ายเงินสด. นำมาจาก: Investopedia.com.
- สตีเวนแบรกก์ (2017). รายจ่าย เครื่องมือการบัญชี นำมาจาก: Accountingtools.com.
- Investopedia (2018). รายจ่าย นำมาจาก: Investopedia.com.
- Marquis Codjia (2017). บัญชีการเบิกจ่ายคืออะไร? Bizfluent นำมาจาก: bizfluent.com.