- ลักษณะเฉพาะ
- ประเภทของข้อตกลง
- ข้อกำหนดและความปลอดภัย
- เอกสารที่ต้องชำระในระยะสั้นและระยะยาว
- ตัวอย่าง
- ความแตกต่างระหว่างบัญชีเจ้าหนี้และเอกสารเจ้าหนี้
- อ้างอิง
ตั๋วเงินจ่ายเป็นจำนวนเงินของทุนที่ค้างชำระโดยสัญญาการชำระเงินเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการ เงินกู้ธนาคารรวมอยู่ในบัญชีนี้ เป็นหนี้สินเป็นลายลักษณ์อักษรโดยสัญญาว่าจะจ่ายเงินจำนวนหนึ่งในอนาคตหรือตามที่กำหนด
กล่าวอีกนัยหนึ่งเอกสารที่ต้องชำระคือเงินกู้ระหว่างสองหน่วยงาน ภายใต้ข้อตกลงนี้ผู้จัดทำเอกสารสร้างความรับผิดโดยการกู้ยืมเงินจากเจ้าหนี้ บริษัท ตกลงที่จะคืนเงินพร้อมดอกเบี้ยที่เกี่ยวข้องให้กับเจ้าหนี้ในอนาคต
ธุรกิจบันทึกเงินกู้ในงบดุลเป็นเอกสารเจ้าหนี้ ในทางกลับกันเจ้าหนี้จะบันทึกเงินกู้เป็นลูกหนี้ในงบดุลเนื่องจากจะได้รับการชำระเงินในอนาคต ซึ่งแตกต่างจากบัญชีเจ้าหนี้ในขณะที่ทั้งสองเป็นหนี้สินเอกสารที่ต้องชำระเกี่ยวข้องกับตั๋วสัญญาใช้เงินเป็นลายลักษณ์อักษร
ลักษณะเฉพาะ
ลักษณะของเอกสารเจ้าหนี้สามารถชื่นชมได้เมื่อทำการเปรียบเทียบกับบัญชีเจ้าหนี้
ประเภทของข้อตกลง
บัญชีเจ้าหนี้เป็นข้อตกลงที่ไม่เป็นทางการซึ่งมักเป็นเพียงคำพูดระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย เอกสารเดียวคือใบสั่งซื้อจากผู้ซื้อและใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย
เอกสารเจ้าหนี้มีความซับซ้อนมากขึ้น เกี่ยวข้องกับสัญญาเงินกู้ที่เป็นทางการและเป็นลายลักษณ์อักษรบางครั้งมีหลายสิบหน้า
ผู้ให้กู้สามารถกำหนดข้อตกลงที่เข้มงวดเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาการจ่ายเอกสารเช่นการห้ามจ่ายเงินปันผลให้กับนักลงทุนในขณะที่ยังไม่ได้ชำระเงินกู้บางส่วน
ข้อตกลงอาจต้องมีการรับประกันเช่นอาคารที่เป็นของ บริษัท หรือการค้ำประกันจากบุคคลหรือหน่วยงานอื่น
ตั๋วสัญญาใช้เงินหลายฉบับต้องได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการจากคณะกรรมการของ บริษัท ก่อนที่ผู้ให้กู้จะให้เงิน
ข้อกำหนดและความปลอดภัย
โดยปกติบัญชีเจ้าหนี้จะชำระคืนภายใน 30 วันโดยไม่มีดอกเบี้ย อย่างไรก็ตามผู้ให้บริการบางรายอาจเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าเช่นส่วนลด 1% หากชำระภายใน 10 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้
เอกสารที่ต้องชำระจะได้รับการชำระคืนในระยะยาวโดยมีวันหมดอายุที่ระบุ สามารถเริ่มได้ที่ 90 วันและขยายได้ถึงหลายปี การชำระเงินโดยทั่วไปเป็นจำนวนเงินคงที่สำหรับเงินต้นและดอกเบี้ย
ในด้านความปลอดภัยผู้ให้บริการสินค้าและบริการขึ้นอยู่กับความเชื่อมั่นของผู้ซื้อในการชำระเงิน บัญชีเจ้าหนี้ไม่มีหลักประกัน ในทางกลับกันตั๋วสัญญาใช้เงินมักจะเอาทรัพย์สินถาวรที่ซื้อมาเป็นหลักประกันเงินกู้
โดยทั่วไปบันทึกเจ้าหนี้มักใช้ในการซื้อสินทรัพย์ถาวรเช่นอุปกรณ์โรงงานและทรัพย์สิน สิ่งเหล่านี้เป็นตั๋วสัญญาใช้เงินอย่างเป็นทางการสำหรับจำนวนเงินที่ผู้กู้จ่ายในช่วงเวลาหนึ่งพร้อมดอกเบี้ย
เอกสารที่ต้องชำระในระยะสั้นและระยะยาว
โดยทั่วไปหมายเหตุเจ้าหนี้จะรายงานในงบดุลเป็น 2 ประเภทคือระยะสั้นและระยะยาว
หมายเหตุเจ้าหนี้จัดประเภทในงบดุลเป็นหนี้สินระยะสั้นหากครบกำหนดภายใน 12 เดือนข้างหน้าหรือเป็นหนี้สินระยะยาวหากครบกำหนดชำระช้ากว่าหนึ่งปี
ตัวอย่างเช่นเงินกู้ระยะสั้นเพื่อซื้อสินค้าคงคลังเพิ่มเติมเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับช่วงเทศกาลวันหยุดจะถูกจัดประเภทเป็นหนี้สินปัจจุบันเนื่องจากมีแนวโน้มที่จะชำระให้หมดภายในหนึ่งปี
การซื้อที่ดินอาคารหรืออุปกรณ์ขนาดใหญ่มักจะถูกจัดประเภทเป็นหนี้สินระยะยาวเนื่องจากเงินกู้ยืมระยะยาวจะได้รับการชำระคืนเป็นเวลาหลายปี
ส่วนระยะสั้นของเอกสารที่ต้องชำระคือจำนวนเงินที่ต้องชำระภายในปีถัดไป ส่วนระยะยาวคือส่วนที่หมดอายุในมากกว่าหนึ่งปี
การจัดประเภทของธนบัตรที่ถูกต้องเป็นที่สนใจอย่างมากจากมุมมองของนักวิเคราะห์เพื่อดูว่าธนบัตรเหล่านี้จะหมดอายุในอนาคตอันใกล้นี้หรือไม่ สิ่งนี้อาจบ่งบอกถึงปัญหาสภาพคล่องที่กำลังจะเกิดขึ้น
ตัวอย่าง
ตัวอย่างเอกสารเจ้าหนี้คือเงินกู้ที่ธนาคารให้กับ บริษัท HSC
HSC กู้เงิน 100,000 ดอลลาร์จากธนาคารเพื่อซื้อสินค้าคงคลังของปีนี้ บริษัท HSC ลงนามในเอกสารในฐานะผู้กู้และตกลงที่จะชำระคืนเงินให้ธนาคารรายเดือน 2,000 ดอลลาร์รวมถึงดอกเบี้ยรายเดือน 500 ดอลลาร์จนกว่าเอกสารที่ต้องชำระจะได้รับการชำระเต็มจำนวน
HSC หักเงิน $ 100,000 จากบัญชีเงินสดของคุณและเครดิตบัญชีเจ้าหนี้เอกสารของคุณสำหรับจำนวนเงินกู้ ธนาคารทำสิ่งที่ตรงกันข้าม: หักบัญชีลูกหนี้ของคุณและให้เครดิตบัญชีเงินสดของคุณ
ในตอนต้นของแต่ละเดือน HSC จะชำระเงินกู้เป็นเงิน 2,000 ดอลลาร์โดยหักค่าเอกสารที่ต้องชำระเป็นเงิน 1,500 ดอลลาร์หักบัญชีดอกเบี้ยจ่าย 500 ดอลลาร์และเครดิตเข้าบัญชีเงินสด 2,000 ดอลลาร์
อีกครั้งธนาคารบันทึกรายการย้อนกลับ หนี้เงินสด 2,000 ดอลลาร์เอกสารเครดิตลูกหนี้ 1,500 ดอลลาร์และดอกเบี้ยรับ 500 ดอลลาร์
รายการบันทึกประจำวันชุดนี้จะเกิดขึ้นทุกปีจนกว่าเอกสารเจ้าหนี้จะถูกยกเลิกทั้งหมด
ความแตกต่างระหว่างบัญชีเจ้าหนี้และเอกสารเจ้าหนี้
ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ต้องการกู้เงิน 100,000 ดอลลาร์จากธนาคารธนาคารจะกำหนดให้ผู้บริหารของ บริษัท ลงนามในสัญญาเงินกู้อย่างเป็นทางการก่อนที่ธนาคารจะส่งมอบเงิน
ธนาคารอาจกำหนดให้ธุรกิจจำนำหลักประกันและให้เจ้าของ บริษัท ค้ำประกันเงินกู้เป็นการส่วนตัว
บริษัท จะบันทึกเงินกู้นี้ในบัญชีแยกประเภท Papers Payable ธนาคารจะลงรายการบัญชีเงินกู้ไปยังบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ของคุณ
ในทางตรงกันข้ามกับเงินกู้จากธนาคารก็เพียงพอที่จะโทรหาซัพพลายเออร์รายใดรายหนึ่งของ บริษัท และขอส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือวัสดุสิ้นเปลือง ในวันถัดไปสินค้าจะมาถึงและมีการเซ็นใบเสร็จรับเงิน
ไม่กี่วันต่อมา บริษัท ได้รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ระบุว่าการชำระเงินสำหรับผลิตภัณฑ์จะครบกำหนดใน 30 วัน ธุรกรรมนี้ไม่เกี่ยวข้องกับตั๋วสัญญาใช้เงิน
เป็นผลให้ธุรกรรมนี้ถูกบันทึกไว้ในบัญชีเจ้าหนี้ของบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท ผู้ขายจะบันทึกธุรกรรมด้วยการตัดบัญชีไปยังบัญชีทรัพย์สินของลูกหนี้และเครดิตไปยังบัญชีการขาย
อ้างอิง
- Harold Averkamp (2018). นิยามเจ้าหนี้ โค้ชบัญชี. นำมาจาก: Accountingcoach.com.
- Harold Averkamp (2018). อะไรคือความแตกต่างระหว่าง Notes Payable และ Accounts Payable? โค้ชบัญชี. นำมาจาก: Accountingcoach.com.
- หลักสูตรการบัญชีของฉัน (2561). Note Payable คืออะไร? นำมาจาก: myaccountingcourse.com.
- สตีเวนแบรกก์ (2018). หมายเหตุเจ้าหนี้ เครื่องมือการบัญชี นำมาจาก: Accountingtools.com.
- จิมวูดรัฟฟ์ (2018) ความแตกต่างระหว่างบัญชีเจ้าหนี้และบันทึกเจ้าหนี้ ธุรกิจขนาดเล็ก - Chron นำมาจาก: smallbusiness.chron.com.
- Study.com (2018). หมายเหตุเจ้าหนี้ในการบัญชี: ความหมายและตัวอย่าง นำมาจาก: study.com.