แผนกจัดซื้อ: ลักษณะหน้าที่ - ดูดาส - 2026

แผนกจัดซื้อเป็นส่วนหนึ่งของ บริษัท ที่รับผิดชอบกิจกรรมทั้งหมดสำหรับการซื้อวัตถุดิบอะไหล่บริการและอื่น ๆ ตามที่กำหนดโดยองค์กร ให้บริการที่เป็นกระดูกสันหลังขององค์กรอุตสาหกรรมการค้าปลีกและการทหารหลายแห่ง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสั่งซื้อและเก็บวัสดุสิ้นเปลืองที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจไว้ในสินค้าคงคลัง แผนกนี้เป็นศูนย์กลางของการจัดการซัพพลายเชนที่ประสบความสำเร็จและรับผิดชอบในการลดต้นทุนของผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อควบคุมระดับสินค้าคงคลังและสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับซัพพลายเออร์

แผนกจัดซื้อที่ดีจะเรียกร้องคุณภาพจากซัพพลายเออร์และจะติดตามคำสั่งซื้อตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงแผนกต้อนรับ ช่วยแผนกอื่น ๆ ในการระบุความต้องการจัดการกระบวนการขอใบเสนอราคาและรับราคาที่แข่งขันได้ โดยปกติจะทำหน้าที่เป็นผู้ควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามงบประมาณ

ลักษณะเฉพาะ

ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้สำหรับผู้บริหารระดับสูง

ฝ่ายจัดซื้อมีส่วนร่วมในการวางแผนองค์กรและงบประมาณในระดับมาก ทำให้สามารถออกแบบต้นทุนวิศวกรรมย้อนกลับและสำรวจทางเลือกอื่นที่มีคุณภาพไม่แพงและ / หรือมีคุณภาพสูงกว่า

ขับเคลื่อนนวัตกรรมของซัพพลายเออร์

ฝ่ายจัดซื้อทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์เพื่อลดต้นทุนพื้นฐานของผลิตภัณฑ์และบริการมากกว่าการเรียกร้องราคาต่ำสุด

พวกเขามีส่วนเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับ "วงจรชีวิตของนวัตกรรม" ตั้งแต่แนวคิดเริ่มต้นไปจนถึงการผลิตและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลผู้ขายที่สำคัญ

บริษัท ต่างๆสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อสร้างการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์โดยให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตลาด

จัดการและลดความเสี่ยงด้านซัพพลายเชน

วิกฤตเศรษฐกิจได้สอนคุณค่าของการตระหนักถึงความมั่นคงของซัพพลายเออร์ ฝ่ายจัดซื้อมีมุมมองที่ชัดเจนกว่าส่วนอื่น ๆ ขององค์กร

ส่งเสริมการพัฒนาบุคลากรและบุคลากรที่คล่องตัว

จำเป็นต้องข้ามขอบเขตการทำงานและทางภูมิศาสตร์เพื่อค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับแผนกจัดซื้อ

ในบางกรณีคำตอบอยู่ในการจ้างหรือใช้องค์กรบริการร่วมกัน

คุณสมบัติ

การรับวัสดุ

สำหรับ บริษัท ผู้ผลิตอาจรวมถึงวัตถุดิบ แต่อาจรวมถึงเครื่องมือเครื่องจักรหรือแม้แต่เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็นสำหรับทีมขายและเลขานุการ

ในธุรกิจค้าปลีกฝ่ายจัดซื้อต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสินค้าบนชั้นวางหรือโกดังเพียงพอเสมอเพื่อให้ร้านค้ามีสต็อกอย่างดี

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาคลังสินค้าคงคลังของคุณให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม การลงทุนเงินจำนวนมากในสินค้าคงคลังมากเกินไปอาจนำไปสู่ปัญหาสต๊อกสินค้าและการขาดเงินทุนสำหรับค่าใช้จ่ายประเภทอื่น ๆ เช่นการวิจัยและพัฒนาหรือการโฆษณา

ประเมินราคา

ฝ่ายจัดซื้อรับผิดชอบในการประเมินอย่างต่อเนื่องว่าคุณได้รับวัสดุในราคาที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มผลกำไรสูงสุดหรือไม่

คุณต้องเปรียบเทียบราคาเพื่อที่คุณจะได้พบซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดพร้อมราคาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคำสั่งซื้อขนาดเฉพาะของ บริษัท

แผนกจัดซื้อสามารถสื่อสารกับซัพพลายเออร์รายอื่นต่อรองราคาที่ดีขึ้นสำหรับคำสั่งซื้อในปริมาณที่สูงขึ้นหรือสอบถามเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการได้รับสินค้าราคาถูกกว่าจากแหล่งอื่น ๆ

การอนุมัติล่วงหน้าของผู้ขาย

ฝ่ายจัดซื้อจะประเมินซัพพลายเออร์ในด้านราคาคุณภาพความคิดเห็นของลูกค้าและเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อจัดทำรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติ

ติดตามคำสั่งซื้อของคุณ

ใบสั่งซื้อจะได้รับการบันทึกด้วยแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ ข้อมูลเหล่านี้ระบุข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับวัสดุที่สั่งซื้อตลอดจนปริมาณที่สั่งซื้อ

แบบฟอร์มเหล่านี้ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อและเพื่อติดตามเวลาที่ใช้ในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ

งานสำนักงาน

แผนกจัดซื้อจะจัดการเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อและการจัดส่งวัสดุ

ซึ่งหมายถึงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกบัญชีของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีเงินเพียงพอที่จะซื้อสินค้ากระแสเงินสดนั้นราบรื่นและการชำระเงินทั้งหมดจะตรงเวลา

การปฏิบัติตามนโยบาย

ก่อนตัดสินใจซื้อฝ่ายจัดซื้อต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามพิธีการในการจัดหาและอนุมัติงบประมาณและต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดซื้อวัสดุตามนโยบายทั่วไปขององค์กร

ความสำคัญ

ลดต้นทุน

แผนกจัดซื้อมีบทบาทสำคัญในการเพิ่มผลกำไรทางธุรกิจสูงสุด เปรียบเทียบราคาและเจรจากับซัพพลายเออร์เพื่อให้ บริษัท ได้รับราคาที่ดีที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์ที่จำเป็น

นอกจากนี้คุณยังสามารถประหยัดเงินได้โดยใช้ประโยชน์จากการค้ำประกันและส่วนลดที่ผู้ไม่เชี่ยวชาญมักลืม

ช่วยประหยัดให้ความโปร่งใสในการใช้จ่ายของ บริษัท ได้ดีขึ้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถเจรจาสัญญาที่ดีขึ้นและเพิ่มกระแสเงินสด

ป้องกันวัสดุไม่เพียงพอ

แผนกจัดซื้อต้องระบุว่าผลิตภัณฑ์ใดมีความสำคัญต่อธุรกิจและใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อปกป้องห่วงโซ่อุปทาน

เพื่อให้แน่ใจว่าวัสดุที่ไม่เพียงพอจะไม่ส่งผลกระทบต่อผลผลิตแผนกจัดซื้อจึงใช้เทคนิคต่างๆเช่นการจัดหาหลายแหล่ง

การมีแหล่งที่มาหลายแห่งหมายถึงการใช้ผู้ขายหลายรายที่นำเสนอผลิตภัณฑ์เดียวกัน หากมีปัญหากับซัพพลายเออร์รายหนึ่งสามารถเพิ่มคำสั่งซื้อไปยังอีกรายหนึ่งเพื่อชดเชยความล้มเหลว

ปรับปรุงคุณภาพ

แผนกจัดซื้อช่วยปรับปรุงคุณภาพโดยกำหนดเป้าหมายการปฏิบัติงาน จากนั้นจะติดตามประสิทธิภาพที่แท้จริงกับเป้าหมายเหล่านั้น

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวัดคุณลักษณะคุณภาพโดยใช้ตัวบ่งชี้สำหรับคุณลักษณะเช่นความทนทานลักษณะของผลิตภัณฑ์หรือระยะเวลาในการจัดส่ง

พวกเขาทำงานอย่างใกล้ชิดกับซัพพลายเออร์เพื่อพัฒนากระบวนการและช่วยปรับปรุงคุณภาพ

จัดการความสัมพันธ์

ความท้าทายสำหรับฝ่ายจัดซื้อคือการทำให้ซัพพลายเออร์สนใจร่วมงานกับ บริษัท ทำให้ซัพพลายเออร์ลงทุนในความสัมพันธ์ระยะยาว

แผนกยังต้องจัดการความสัมพันธ์ภายใน บริษัท คุณต้องทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในเช่นการตลาดการเงินโลจิสติกส์และการจัดจำหน่ายเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสอดคล้องกันทั้งหมด

แสวงหานวัตกรรม

เนื่องจากแผนกจัดซื้อติดต่อกับธุรกิจภายนอกที่หลากหลายอยู่เสมอจึงอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมอย่างยิ่งที่จะได้มาซึ่งผลิตภัณฑ์ที่เป็นนวัตกรรมใหม่ที่สามารถสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับธุรกิจในด้านราคาคุณภาพหรือความสะดวกสบาย

อ้างอิง

1. การเขียนอเล็กซิส (2018). แผนกจัดซื้อในองค์กรมีหน้าที่อะไรบ้าง? ธุรกิจขนาดเล็ก - Chron smallbusiness.chron.com
2. Wikipedia สารานุกรมเสรี (2018) การจัดการการจัดซื้อ นำมาจาก: en.wikipedia.org.
3. เคย์ลีฟินน์ (2018). บทบาทของแผนกจัดซื้อในธุรกิจ bizfluent.com
4. BDC (2018). 6 วิธีที่แผนกจัดซื้อสามารถปรับปรุงธุรกิจของคุณได้ นำมาจาก: bdc.ca.
5. โรเบิร์ตโบว์แมน (2014). ลักษณะห้าประการขององค์กรจัดซื้อจัดจ้าง 'ระดับโลก' ฟอร์บ นำมาจาก: forbes.com.