การควบคุมการบัญชีภายใน: องค์ประกอบวัตถุประสงค์และตัวอย่าง - ดูดาส - 2025

การควบคุมบัญชีภายในครอบคลุมถึงวิธีการที่ บริษัท ดำเนินการเพื่อให้มั่นใจในความสมบูรณ์ของข้อมูลทางการเงินและการบัญชีบรรลุวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานและความสามารถในการทำกำไรและส่งนโยบายการจัดการไปทั่วทั้งองค์กร สิ่งเหล่านี้ทับซ้อนกับขั้นตอนการดำเนินงานปกติของ บริษัท

การทับซ้อนนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อปกป้องทรัพย์สินลดข้อผิดพลาดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการดำเนินการดำเนินการในลักษณะที่ได้รับอนุมัติ ไม่มีระบบการควบคุมภายในที่เหมือนกัน แต่ปรัชญาการควบคุมหลายประการเกี่ยวกับความสมบูรณ์ทางการเงินและการปฏิบัติทางการบัญชีได้กลายเป็นแนวทางปฏิบัติในการจัดการมาตรฐาน

การควบคุมภายในมีราคาซึ่งก็คือกิจกรรมการควบคุมมักจะชะลอการไหลเวียนตามธรรมชาติของกระบวนการของ บริษัท ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมลดลง แนวคิดหลักคือแม้แต่ระบบการควบคุมภายในที่ครอบคลุมที่สุดก็ไม่สามารถขจัดความเสี่ยงจากการทุจริตหรือข้อผิดพลาดได้อย่างสมบูรณ์

จะมีเหตุการณ์บางอย่างเกิดขึ้นเสมอโดยปกติจะเกิดจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันหรือความพยายามที่ตั้งใจมากเกินไปของผู้ที่ต้องการฉ้อโกง

องค์ประกอบของการควบคุมการบัญชีภายใน

การแยกงาน

การแบ่งแยกหน้าที่เกี่ยวข้องกับการแบ่งความรับผิดชอบในการทำบัญชีเงินฝากการรายงานและการตรวจสอบ หน้าที่เพิ่มเติมแยกจากกันมีโอกาสน้อยที่พนักงานคนเดียวจะกระทำการฉ้อโกง

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานบัญชีเพียงไม่กี่คนการแบ่งปันความรับผิดชอบระหว่างบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปหรือต้องการให้เพื่อนร่วมงานตรวจสอบงานที่สำคัญก็สามารถตอบสนองวัตถุประสงค์เดียวกันได้

การควบคุมการเข้าถึง

การควบคุมการเข้าถึงส่วนต่างๆของระบบบัญชีผ่านรหัสผ่านการล็อกและบันทึกการเข้าถึงอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตออกจากระบบในขณะเดียวกันก็เป็นวิธีการตรวจสอบการใช้งานระบบเพื่อระบุแหล่งที่มา ข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อน

การตรวจสอบทางกายภาพ

การตรวจสอบทางกายภาพรวมถึงการนับเงินสดด้วยตนเองและทรัพย์สินทางกายภาพใด ๆ ที่บันทึกไว้ในระบบบัญชี ตัวอย่างเช่นสินค้าคงเหลือวัสดุและเครื่องมือ

การนับทางกายภาพสามารถเปิดเผยความคลาดเคลื่อนที่ซ่อนอยู่ในยอดคงเหลือในบัญชีซึ่งถูกมองข้ามในบันทึกอิเล็กทรอนิกส์

การนับเงินสด ณ จุดขายสามารถทำได้ทุกวันหรือหลายครั้งต่อวัน โครงการขนาดใหญ่เช่นการตรวจนับสินค้าคงคลังด้วยตนเองจำเป็นต้องทำไม่บ่อยนักอาจจะเป็นรายไตรมาส

เอกสารมาตรฐาน

การกำหนดมาตรฐานเอกสารที่ใช้สำหรับธุรกรรมทางการเงินเช่นใบแจ้งหนี้ใบขอวัสดุภายในการรับสินค้าคงคลังและรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางสามารถช่วยรักษาความสม่ำเสมอในการเก็บบันทึกเมื่อเวลาผ่านไป

การใช้รูปแบบเอกสารมาตรฐานช่วยให้ตรวจสอบบันทึกจากอดีตได้ง่ายขึ้นเมื่อค้นหาแหล่งที่มาของความคลาดเคลื่อนในระบบ การขาดมาตรฐานอาจทำให้รายการถูกมองข้ามหรือตีความผิดในบทวิจารณ์ดังกล่าว

เครื่องชั่งทดลอง

การใช้ระบบการจัดทำบัญชีแบบเข้าคู่ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือโดยทำให้หนังสือมีความสมดุลอยู่เสมอ ถึงกระนั้นก็เป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการทำให้ระบบเสียสมดุลในเวลาใดก็ได้

การคำนวณยอดทดลองใช้รายวันหรือรายสัปดาห์สามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของระบบได้เป็นระยะ ซึ่งทำให้สามารถค้นพบและตรวจสอบความคลาดเคลื่อนได้โดยเร็วที่สุด

การกระทบยอดเป็นระยะ

การกระทบยอดทางบัญชีสามารถทำให้มั่นใจได้ว่ายอดคงเหลือของระบบบัญชีตรงกับยอดคงเหลือในบัญชีของหน่วยงานอื่นเช่นธนาคารซัพพลายเออร์และลูกค้าสินเชื่อ

ตัวอย่างเช่นการกระทบยอดบัญชีธนาคารเกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบยอดเงินสดและบันทึกของเงินฝากและใบเสร็จรับเงินระหว่างระบบบัญชีและใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร

ความแตกต่างระหว่างบัญชีเสริมประเภทนี้สามารถเปิดเผยข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อนในบัญชีได้ นอกจากนี้ยังสามารถแสดงให้เห็นว่าข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นกับเอนทิตีอื่น

อำนาจในการอนุมัติ

การกำหนดให้ผู้จัดการเฉพาะอนุญาตการทำธุรกรรมบางประเภทสามารถเพิ่มชั้นของความรับผิดชอบในการบันทึกบัญชีได้ นี่แสดงให้เห็นว่าธุรกรรมได้รับการดูวิเคราะห์และอนุมัติโดยหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ต้องได้รับการอนุมัติเพื่อให้มีค่าใช้จ่ายและการชำระเงินจำนวนมากป้องกันไม่ให้พนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์ทำธุรกรรมฉ้อโกงจำนวนมากด้วยเงินของ บริษัท

เป้าหมาย

ปกป้องทรัพย์สินของ บริษัท

การควบคุมภายในที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยปกป้องทรัพย์สินจากการสูญหาย การสูญเสียอาจเป็นการสูญเสียโดยบังเอิญซึ่งมาจากความผิดพลาดโดยสุจริตของผู้คน นอกจากนี้ยังอาจเป็นการสูญเสียโดยเจตนาอันเป็นผลมาจากกิจกรรมฉ้อโกงโดยเจตนา

รับประกันความน่าเชื่อถือและความสมบูรณ์ของข้อมูลทางการเงิน

การควบคุมภายในทำให้มั่นใจได้ว่าฝ่ายบริหารมีข้อมูลที่ถูกต้องทันเวลาและครบถ้วนรวมถึงการบันทึกบัญชีเพื่อวางแผนควบคุมและรายงานการดำเนินธุรกิจ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมาย

การควบคุมภายในช่วยให้มั่นใจได้ว่า บริษัท ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับของประเทศรัฐและท้องถิ่นหลายฉบับที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจ

ส่งเสริมการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การควบคุมภายในจัดให้มีสภาพแวดล้อมที่ผู้จัดการและพนักงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการปฏิบัติงานได้สูงสุด

การปฏิบัติตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์

ระบบการควบคุมภายในจัดให้มีกลไกสำหรับการจัดการเพื่อตรวจสอบการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการดำเนินงาน

ตัวอย่าง

สินทรัพย์สภาพคล่องมักต้องการการปกป้องมากกว่าสินทรัพย์ที่ไม่มีสภาพคล่องเพราะขโมยได้ง่ายกว่า ตัวอย่างเช่นการรับเงินสด

เงินสดเป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องมากที่สุดและสามารถขโมยได้ง่ายโดยพนักงานที่ดูแลมัน เพื่อป้องกันเงินสดของ บริษัท คือมีการใช้การควบคุมภายในพิเศษ

การควบคุมภายในในการแบ่งแยกหน้าที่มักใช้เงินสด การควบคุมนี้กำหนดให้บุคคลที่รับเงินสดจากลูกค้าและผู้ที่บันทึกการรับเงินสดในระบบบัญชีจะต้องไม่เป็นพนักงานคนเดียวกัน

ในความเป็นจริงระบบการควบคุมภายในบางระบบก้าวไปอีกขั้นหนึ่งและกำหนดให้พนักงานคนหนึ่งเก็บเงินสดอีกระบบหนึ่งฝากไว้ในธนาคารและอีกระบบหนึ่งเพื่อบันทึกลงในระบบบัญชี

โดยการแบ่งหน้าที่ของพนักงานแต่ละคนไม่มีใครสามารถรวบรวมเงินสดฝากและบันทึกการขายในบัญชีได้ สิ่งนี้ป้องกันการฉ้อโกงเนื่องจากบุคคลไม่สามารถเก็บเงินสดส่วนหนึ่งไว้ได้และบันทึกใบเสร็จรับเงินจำนวนน้อยลงในระบบบัญชี

อ้างอิง

1. สตีเวนแบรกก์ (2018). การควบคุมภายใน. เครื่องมือการบัญชี นำมาจาก: Accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). การควบคุมภายใน นำมาจาก: Investopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). การควบคุมภายในในการบัญชี: ความหมายประเภทและตัวอย่าง ศึกษา. นำมาจาก: study.com.
4. มหาวิทยาลัยวอชิงตัน (2018). การควบคุมภายใน นำมาจาก: finance.uw.edu.
5. เดวิดอินแกรม (2018). ขั้นตอนการควบคุมภายในเจ็ดประการในการบัญชีมีอะไรบ้าง? Smallbusiness - Chron. นำมาจาก: smallbusiness.chron.com.
6. หลักสูตรการบัญชีของฉัน (2561). การควบคุมภายในคืออะไร? นำมาจาก: myaccountingcourse.com.