การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร: ลักษณะประเภทองค์ประกอบ - วรรณกรรม - 2026

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือการโต้ตอบใด ๆ ที่ใช้รหัสที่เขียนขึ้น แม้ว่ามันจะขึ้นอยู่กับระบบภาษาพูดเดียวกัน แต่คุณสมบัติของมันก็แตกต่างกัน ดังนั้นรูปแบบการเขียนจึงแตกต่างจากคนอื่น ๆ โดยสิ้นเชิง สิ่งนี้ต้องเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดตามกฎที่กำหนดโดยภาษา

ในทางกลับกันการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นทางการที่พบบ่อยที่สุดระหว่างมนุษย์และทำหน้าที่ทางสังคมในรูปแบบต่างๆ ในการใช้งานมักใช้เพื่อบันทึกเหตุการณ์ประเภทต่างๆและเพื่อดำเนินการโต้ตอบระหว่างบุคคล

นอกจากนี้ลักษณะที่เกี่ยวข้องมากที่สุดอีกประการหนึ่งก็คือไม่ต้องการให้ผู้ส่งและผู้รับอยู่ในพื้นที่และเวลาเดียวกัน ดังนั้นจึงได้รับข้อความที่ขี้เกียจและการโต้ตอบของผู้เขียน (ผู้ส่ง) และผู้อ่าน (ผู้รับ) มี จำกัด มาก

ในทางกลับกันการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นกิจกรรมสร้างสรรค์ที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมีสติ ความพยายามนี้มาจากสิ่งเร้าที่เกิดจากจิตใจ

ในสิ่งนี้มันแตกต่างจากช่องปากตรงที่พวกมันถูกรับจากภายนอกโดยตัวรับความรู้สึก ในทางกลับกันการเขียนเหล่านั้นมาจากกิจกรรมทางปัญญาภายใน

ลักษณะเฉพาะ

การรับข้อความล่าช้า

ลักษณะเฉพาะของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรประการหนึ่งเกี่ยวข้องกับปัจจัยด้านเวลา ในสถานการณ์การสื่อสารแบบเห็นหน้าผู้รับข้อความที่เข้ารหัสของผู้ส่งจะได้รับทันที

แต่ในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมักมีความล่าช้า โดยทั่วไปไม่มีกำหนดเวลาตายตัวสำหรับความล่าช้านี้

รอบ จำกัด

วงจรการสื่อสารประกอบด้วยองค์ประกอบการสื่อสารพื้นฐาน 4 ประการ ได้แก่ ผู้ส่งข้อความพร้อมช่องทางการสื่อสารผู้รับและการตอบสนองหรือปฏิกิริยา เนื่องจากการรับข้อความเกิดความล่าช้าวงจรของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรจึงมี จำกัด มากขึ้น

อย่างไรก็ตามเนื่องจากความก้าวหน้าใหม่ ๆ ในการสื่อสารและข้อมูลหลายช่องทางอนุญาตให้ขั้นตอนสุดท้ายของวงจร (ข้อเสนอแนะหรือการตอบกลับ) เสร็จสมบูรณ์ในเวลาเกือบเดียวกับการสื่อสารแบบตัวต่อตัว ตัวอย่างเหล่านี้คือบริการส่งข้อความด่วน

พื้นที่น้อยสำหรับความซ้ำซ้อน

บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรจำกัดความเป็นไปได้ที่จะเกิดความซ้ำซ้อน ในการสื่อสารด้วยปากท่าทางและองค์ประกอบของคำอุปมา - เช่นน้ำเสียง - สนับสนุนภาษาพูด

นี่ไม่ใช่กรณีในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยเหตุนี้ระดับความต้องการจึงสูงขึ้นบังคับให้ผู้ออกคำต้องใช้คำที่มีความแม่นยำมากขึ้น

ในความเป็นจริงการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีคุณค่าทางสังคมสูง การประเมินนี้จะลดลงเมื่อมีการใช้คำซ้ำและการใช้รูปแบบวากยสัมพันธ์เดียวกัน ความคิดริเริ่มและแม้กระทั่งนวัตกรรมที่เป็นทางการมีชัย

การวางแผนล่วงหน้า

โดยทั่วไปแล้วการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรไม่ใช่การกระทำที่กะทันหัน การเขียนมักจะตรงตามเงื่อนไขหรือข้อกำหนดหลายประการ ในหมู่พวกเขาหากต้องการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับเนื้อหาของข้อความโดยรวมและการเชื่อมโยงภายใน

ในการดำเนินการนี้ผู้ออกต้องมีรูปแบบการจัดระเบียบข้อความ เมื่อข้อความดำเนินไปองค์ประกอบทั้งหมดของข้อความจะเชื่อมต่อกันจนกว่าจะได้แนวคิดที่เกี่ยวข้องพร้อมความหมาย

ประเภท

สำหรับประเภทของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นมีอยู่มากพอ ๆ กับการกระทำของมนุษย์ที่หลากหลายและหลากหลาย ด้วยวิธีนี้ทุกครั้งที่บางคน (โทรเลข) หายไปและคนอื่น ๆ ปรากฏขึ้น (เช่นอีเมล) มีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่จะอธิบายไว้ด้านล่าง

บันทึกช่วยจำ

บันทึกเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรภายในที่ได้รับความนิยมในหมู่สมาชิกขององค์กร เป็นรูปแบบจดหมายสั้น ๆ ที่มีรูปแบบน้อยที่สุดและสามารถเข้าถึงหัวเรื่องเฉพาะของข้อความได้ทันที

ในการสื่อสารประเภทนี้โดยทั่วไปจะมีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า กฎหลักที่ต้องปฏิบัติ ได้แก่ การใช้ถ้อยคำที่ถูกต้องและความเคารพส่วนบุคคลและลำดับชั้น วิธีการเขียนต้องตรงและไม่มีความคุ้นเคยใด ๆ

รายงาน

รายงานเป็นการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรอีกประเภทหนึ่ง สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้าการศึกษากฎหมายหรือวิทยาศาสตร์

ขึ้นอยู่กับลักษณะและวัตถุประสงค์ของรายงานอาจมีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปรายงานควรมีบทนำสั้น ๆ วัตถุประสงค์หลักและผลลัพธ์

ในบางกรณีกราฟและตารางจะรวมไว้เพื่อให้เข้าใจผลลัพธ์ได้ง่ายขึ้น ในทำนองเดียวกันรายงานจำนวนมากมีรายการคำแนะนำ

โบรชัวร์

โบรชัวร์คือสิ่งพิมพ์ที่ บริษัท ต่างๆนำเสนอผลิตภัณฑ์และบริการของตน นอกจากนี้ยังโพสต์เพื่อช่วยเหลือตัวแทนขายในการเยี่ยมชมลูกค้า

บริษัท ต่างๆผลิตโบรชัวร์ในหลายรูปทรงและขนาด โบรชัวร์บางแผ่นมีขนาดตัวอักษรในขณะที่บางแผ่นพับครึ่งหรือสามส่วน

ในทางกลับกันพวกเขามีลักษณะที่มีสีสันมากและมีรูปภาพมากมายในผลิตภัณฑ์หรือบริการหลักของพวกเขา ตำรามีน้อยและมีพื้นที่สีขาวจำนวนมากเพื่อให้อ่านโบรชัวร์ได้ง่าย

อีเมล์

ปัจจุบันอีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ใช้กันทั่วไป ใช้ในการส่งเอกสารจัดการประชุมยืนยันการนัดหมายและติดต่อผู้สมัครงาน นอกจากนี้ยังใช้เพื่อจัดการกับเรื่องส่วนตัว

แม้จะเป็นข้อมูลที่ไม่เป็นทางการ แต่อีเมลจะต้องปฏิบัติตามกฎทั่วไปบางประการ เพื่อจุดประสงค์นี้รูปแบบจะกำหนดช่องว่างสำหรับผู้ส่งผู้รับหัวเรื่องและช่องว่างที่ต้องเขียนข้อความ

แม้ว่าจะใช้เพื่อจุดประสงค์ที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์ แต่ก็มีข้อกำหนดบางประการที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อหลีกเลี่ยงปฏิกิริยาเชิงลบ ในหมู่พวกเขาเราสามารถพูดถึงการเขียนชื่อและชื่อเรื่องที่ถูกต้องการใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้องและรูปแบบของประโยคและย่อหน้าที่ถูกต้อง

ข้อเสนอ

ข้อเสนอคือเอกสารที่อธิบายโครงการในอนาคต โดยปกติจะมีความยาวเพียงหนึ่งหรือสองหน้า ซึ่งรวมถึงต้นทุนที่เกี่ยวข้องของแต่ละงานเฉพาะของโครงการ

สามารถรวมค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ไม่ตรงกับโครงการได้เช่นค่าพิมพ์ค่าไปรษณีย์และค่าไปรษณีย์เป็นต้น

จดหมาย

จดหมายเป็นรูปแบบการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่เก่าแก่ที่สุดรูปแบบหนึ่ง หัวเรื่องของจดหมายอาจเป็นเรื่องส่วนตัวหรือธุรกิจ ก่อนการถือกำเนิดของรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สิ่งเหล่านี้เป็นวิธีการสื่อสารที่ได้รับความนิยมมาก เช่นเดียวกับในอีเมลจะมีการใช้รูปแบบที่สุภาพและกระชับในเชิงพาณิชย์ในเชิงพาณิชย์

อย่างไรก็ตามจดหมายส่วนตัวแสดงให้เห็นถึงแบบแผนในการเขียนน้อยกว่า การรักษาฟรีมีน้อยมาก การพัฒนาชุดรูปแบบขึ้นอยู่กับความสะดวกของผู้ส่งและผู้รับข้อความ จำนวนหน้าถูก จำกัด ด้วยความจุของทั้งสอง ในขั้นต่อไปสิ่งเหล่านี้ถูกแทนที่ด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์

โทรเลข

โทรเลขเป็นจดหมายฉบับย่อที่เรียบง่าย นี่คือสูตรที่เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ให้น้อยที่สุดและบางครั้งก็ละ ข้อความของข้อความถูกเขียนโดยละเว้นคำให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และรักษาความจำเป็นขั้นต่ำเพื่อให้เข้าใจ

ในทำนองเดียวกันรูปแบบของการเอื้อเฟื้อโดยทั่วไปมักเป็นแบบมาตรฐานและแบบย่อ (นายสำหรับนายนางสำหรับนางและอื่น ๆ ) เช่นเดียวกับตัวอักษรการใช้งานได้ลดลงตามความก้าวหน้าของสื่ออิเล็กทรอนิกส์

โทรสาร

นี่เป็นวิธีการบุกเบิกในการส่งข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรทางอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่าทั้งการเขียนและการอ่านจะทำบนกระดาษลายลักษณ์อักษร แต่การส่งข้อมูลนั้นทำได้โดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ การใช้งานลดลงเนื่องจากการใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้น

องค์ประกอบของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร

โดยทั่วไปองค์ประกอบหลักสามประการของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรถือเป็นโครงสร้าง (รูปแบบของเนื้อหา) รูปแบบ (การเขียน) และเนื้อหา (ธีม)

ในแง่ของโครงสร้างจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจหัวข้อ นั่นคือเหตุผลที่แนะนำให้มีความชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์} ก่อนที่จะเริ่มเขียน

ในความสัมพันธ์กับสไตล์สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับผู้ออกตราสารในกรณีแรก อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาถึงผู้รับที่เป็นไปได้ของเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษร บางครั้งจำเป็นต้องใช้ประโยคหรือย่อหน้าสั้น ๆ พร้อมคำศัพท์ง่ายๆ บางครั้งข้อความต้องยาวและละเอียดขึ้นเล็กน้อย

สุดท้ายในแง่ของหัวข้ออาจมีความหลากหลายมาก ทุกพื้นที่ของปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์อาจเป็นเป้าหมายของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่ทางวิทยาศาสตร์ไปจนถึงส่วนบุคคลผ่านกฎหมายและกระบวนการ

ความได้เปรียบ

ถาวรในเวลา

การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีการถาวรของข้อมูล ดังนั้นจึงมีประโยชน์เมื่อต้องเก็บบันทึก ในทำนองเดียวกันการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบที่ถูกต้องและการกำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการเป็นสิ่งสำคัญมาก ในทางกลับกันจะอนุญาตให้มีการสืบค้นข้อความซ้ำ ๆ

กลไกการควบคุม

ด้วยความเป็นไปได้ของความคงทนในเวลาการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรจึงเหมาะอย่างยิ่งในฐานะเครื่องมือควบคุม เอกสารการควบคุมหรือผลลัพธ์กฎหมายข้อตกลงและเอกสารอื่น ๆ เป็นเอกสารที่ประมวลผลผ่านโหมดการสื่อสารนี้มากที่สุด

การเก็บรักษา

การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีการรักษาระดับสูง สิ่งนี้ช่วยให้ปลอดภัยและทนทาน ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้วิธีอื่น ๆ ในการรักษาข้อมูลเป็นไปได้ อย่างไรก็ตามจนถึงปัจจุบันเอกสารต้นฉบับที่เป็นลายลักษณ์อักษรยังคงเป็นหลักฐานสุดท้ายของการมีอยู่และความเป็นต้นฉบับ

ระดับการสะท้อนแสงที่สูงขึ้น

ผู้ที่ใช้สื่อนี้อย่างมีประสิทธิภาพควรไตร่ตรองก่อนเขียน การเขียนข้อความจะนำหน้าด้วยกระบวนการคิดและนิยามของสิ่งที่คุณต้องการแสดงออกเสมอ แม้แต่การเขียนเองก็เป็นกระบวนการไตร่ตรอง ดังนั้นโหมดการสื่อสารนี้จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการถ่ายทอดความแม่นยำและความแม่นยำ

โอกาสที่จะบิดเบือนและตีความน้อยลง

ในข้อความที่ส่งโดยวิธีการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีความเป็นไปได้น้อยที่จะบิดเบือน ในระบบการสื่อสารนี้ข้อมูลจะถูกบันทึกอย่างถาวรและสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา ดังนั้นจึงมีโอกาสน้อยที่จะบิดเบือนหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ในทางกลับกันมีโอกาสน้อยที่จะตีความข้อความผิด ในกรณีที่มีข้อสงสัยสามารถอ่านข้อความซ้ำได้หลายครั้งเท่าที่จำเป็นจนกว่าจะเข้าใจอย่างสมบูรณ์

ในทำนองเดียวกันความเร็วในการอ่านหรืออ่านซ้ำสามารถปรับได้ตามระดับความเข้าใจของผู้รับข้อความ ด้วยวิธีนี้จึงสามารถรับประกันได้ว่าหากทั้งผู้ส่งและผู้รับจัดการรหัสเดียวกันข้อความจะมาถึงตามที่ต้องการ

ข้อเสีย

ค่าใช้จ่าย

การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรไม่ประหยัด มีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับวัสดุ (กระดาษและหมึกและอื่น ๆ อีกมากมาย) และแรงงานที่ใช้ในการเขียนและจัดส่งงานเขียน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถเพิ่มขึ้นได้ขึ้นอยู่กับระยะทางทางกายภาพระหว่างผู้ส่งและผู้รับ

ความสามารถในการทำความเข้าใจอย่างมีประสิทธิผล

การใช้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรต้องใช้ทักษะและความสามารถในการใช้ภาษาและคำศัพท์ที่ดี การขาดทักษะการเขียนและคุณภาพของข้อความที่ไม่ดีส่งผลเสียต่อข้อความและทำให้ความเข้าใจที่มีประสิทธิผลตกอยู่ในความเสี่ยง

ผลตอบรับ

ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับข้อความในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ได้เกิดขึ้นทันที ในการสื่อสารประเภทนี้กระบวนการเข้ารหัสและถอดรหัสจะช้า

ขึ้นอยู่กับรหัสที่ใช้การทำความเข้าใจอาจใช้เวลานานกว่าที่ต้องการ ไม่ว่าในกรณีใดการตอบกลับขึ้นอยู่กับความสะดวกของผู้รับข้อความไม่ใช่ผู้ส่ง

ความยากลำบากในการแสดงอารมณ์

การเป็นสื่อสะท้อนแสงการแสดงอารมณ์ในการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรทำได้ยากกว่า ในความเป็นจริงกวีและศิลปินที่ใช้สื่อนี้เพื่อแสดงความงามและอารมณ์ใช้เทคนิคที่ยากต่อการจัดการ ในบางครั้งพวกเขาประสบความสำเร็จ แต่ในบางครั้งพวกเขาไม่บรรลุวัตถุประสงค์ในการถ่ายทอดอารมณ์ของศิลปิน

การสื่อสารประเภทนี้เรียกว่าเย็นชาไม่มีตัวตนและแตกต่างจากการสื่อสารในรูปแบบอื่นที่อาจรวมถึงลักษณะทางวาจาและท่าทาง ด้วยเหตุนี้จึงมีการใช้บ่อยขึ้นในการส่งข้อมูลซึ่งความถูกต้องของข้อเท็จจริงเป็นสิ่งสำคัญ

การรับทราบล่าช้าหรือไม่แน่นอน

วิธีการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรทำให้การยืนยันการรับข้อความในทันทีเป็นเรื่องยาก ในบางกรณีไม่สามารถระบุได้ว่าข้อความไปถึงผู้รับที่ต้องการหรือไม่

ขาดความยืดหยุ่น

การขาดความยืดหยุ่นเป็นข้อเสียอีกประการหนึ่งของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร เมื่อออกข้อความต้นฉบับแล้วจะไม่มีการแก้ไขเนื้อหาอย่างรวดเร็ว

การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็นต้องได้รับการรับรองโดยผู้รับข้อความ ในทำนองเดียวกันการแก้ไขแต่ละครั้งแม้บางส่วนจะส่งผลต่อข้อความทั้งหมด

อ้างอิง

1. Inc. (s / f) การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร. นำมาจาก inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). การสื่อสารทางธุรกิจ. นิวเดลี: Excel Books India
3. Cabrera, A. และ Pelayo, N. (2001). ภาษาและการสื่อสาร. การากัส: ชาติ
4. Bolaños, B. (1996). การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร. ซานโฮเซ: EUNED
5. Suttle, R. (2017, 26 กันยายน). ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจเป็นลายลักษณ์อักษร นำมาจาก bizfluent.com.
6. Sckool (2560 07 กุมภาพันธ์). องค์ประกอบหลักสามประการในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร นำมาจาก sckool.org.
7. ผงชูรส (s / f) การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร - ความหมายข้อดีและข้อเสีย นำมาจาก managementstudyguide.com.
8. การสื่อสารทางธุรกิจ (s / f) ข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร นำมาจาก thebusinesscommunication.com.
9. การสื่อสารทางธุรกิจ. (s / f) ข้อเสียของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกิจ นำมาจาก bizcommunicationcoach.com.