- หน้าที่หลัก 7 ประการของเลขานุการ
- 1- การจัดการวาระการประชุม
- 2- ให้ความสนใจกับสาธารณชน
- 3- การจัดการเอกสาร
- 4- การจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน (ภายในและภายนอก)
- 5- องค์กรสำนักงาน
- 6- การเตรียมการนำเสนอ
- 7- การเฝ้าระวังการบริหาร
- เลขาเสมือน
- อ้างอิง
หน้าที่หลักของเลขานุการได้แก่ การจัดการวาระการประชุมการให้บริการสาธารณะและการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับ เป็นผู้ที่รับผิดชอบในการปฏิบัติงานช่วยเหลือด้านการบริหารในสำนักงาน
ตำแหน่งนี้สามารถจัดได้โดยผู้ชายหรือผู้หญิงแม้ว่าส่วนใหญ่จะเป็นผู้หญิงที่ออกกำลังกายก็ตาม
โดยปกติแล้วพวกเขาจะรับผิดชอบเรื่องความลับของบุคคลที่มีลำดับชั้นที่แน่นอนภายใน บริษัท เช่นกรรมการผู้จัดการประธานและอื่น ๆ นั่นทำให้พวกเขาเป็นมือขวาของผู้บริหารที่พวกเขาทำงาน
หาก บริษัท มีขนาดเล็กภาระงานหลักของเลขานุการจะเกี่ยวข้องกับงานสำนักงานพื้นฐาน
บางประเทศในโลกอุทิศวันพิเศษให้กับเขาในระหว่างปีเพื่อขอบคุณและเฉลิมฉลองงานของเขา ตัวอย่างเช่นในโคลอมเบียเปรูและเม็กซิโกวันของเลขานุการคือ 26 เมษายนขณะที่เวเนซุเอลาคือวันที่ 30 กันยายน
หน้าที่หลัก 7 ประการของเลขานุการ
งานของเลขานุการคือการให้การสนับสนุนและการทำงานร่วมกันกับเจ้านายของเธอเพื่อให้เธอสามารถปฏิบัติตามบทบาทภายในองค์กรได้อย่างเต็มที่โดยไม่เกิดความล่าช้าหรือสิ่งรบกวน
แม้ว่าลักษณะของ บริษัท จะส่งผลต่อประเภทงานที่ต้องการของเลขานุการ แต่ก็อาจกล่าวได้ว่าหน้าที่หลักของเธอคือ:
1- การจัดการวาระการประชุม
เป็นความรับผิดชอบของเลขานุการในการกำหนดวาระการประชุมของบุคคลที่เธอทำงานให้เป็นปัจจุบัน คุณควรสะท้อนความมุ่งมั่นในการทำงานทั้งหมดและบางครั้งเป็นเรื่องส่วนตัว
คุณต้องเก็บบันทึกข้อมูลของบุคคลและสถาบันทั้งหมดที่นายจ้างของคุณต้องเกี่ยวข้องด้วย
วาระการประชุมของเลขานุการมักทำหน้าที่เป็นบันทึกการดำเนินงานของผู้บริหารที่เธอทำงานให้
2- ให้ความสนใจกับสาธารณชน
การให้ความสำคัญกับสาธารณชนเป็นภารกิจพื้นฐานที่สุดอย่างหนึ่งที่เลขานุการจะต้องปฏิบัติ คุณต้องรับสายและบันทึกเหตุผลของพวกเขาตลอดจนข้อมูลทั้งหมดที่ช่วยให้นายจ้างของคุณสามารถติดตามเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เขายังเป็นคนที่รับผู้เยี่ยมชมในสำนักงาน ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่เลขานุการจะต้องรักษาภาพลักษณ์ที่สอดคล้องกับภาพลักษณ์ของสถานที่ทำงาน
บทบาทของเขาไม่เพียง แต่ทักทายและรอคอยผู้มาเยือนอย่างเป็นมิตร แต่ยังให้คำแนะนำและแนวทางแรกเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรและกระบวนการภายในของ บริษัท ด้วย
3- การจัดการเอกสาร
นอกเหนือจากการเป็นคนที่รับและจัดการการติดต่อจากเจ้านายของเธอแล้วเลขานุการจะเขียนอ่านตอบกลับและเก็บจดหมายส่วนใหญ่ของนายจ้างประกาศบันทึกช่วยจำและอีเมล
ด้วยเหตุนี้คุณควรใช้แอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์บางตัวที่ช่วยให้คุณเตรียมเอกสารดังกล่าวได้อย่างคล่องตัวและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ความเฉพาะเจาะจงของความสามารถเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่จำเป็นในพื้นที่ที่คุณทำงาน
เลขานุการจะจัดการฐานข้อมูลการติดต่อของเจ้านายของเธอและไฟล์การติดต่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรตลอดจนรายงานการประชุมและเอกสารอื่น ๆ ที่น่าสนใจภายในสำนักงาน
เป็นเลขานุการที่มักจะจดบันทึกเรื่องที่พูดคุยกันในการประชุมที่สำคัญ
4- การจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน (ภายในและภายนอก)
หน้าที่ในการแยกแยะเลขานุการที่ดีคือการจัดการข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดอย่างเพียงพอและมีประสิทธิภาพสำหรับการดำเนินงานของ บริษัท หรือสถาบันที่เธอทำงานอยู่
ตัวอย่างเช่นคุณต้องมีการควบคุมเอกสารทางกฎหมายที่หน่วยงานของรัฐอาจต้องการได้ตลอดเวลา
คุณยังสามารถเข้าถึงข้อมูลจากสภาพแวดล้อมหรือจากนักแสดงที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท ข้อมูลนี้ต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบมีประสิทธิภาพและทันท่วงที
5- องค์กรสำนักงาน
เลขานุการจะต้องดำเนินการและบำรุงรักษาอุปกรณ์สำนักงานและเฟอร์นิเจอร์: โทรศัพท์เครื่องถ่ายเอกสารเครื่องพิมพ์โปรเจคเตอร์เฟอร์นิเจอร์ตู้เก็บเอกสารและอื่น ๆ
เขาเป็นคนที่ควบคุมคลังพัสดุและอุปกรณ์สำนักงาน นอกจากนี้ยังเก็บรักษาระบบไฟล์ทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ข้อมูลพร้อมใช้งานเมื่อจำเป็น
เลขานุการจะต้องมีพื้นที่ทำงานที่สะอาดและเป็นระเบียบเนื่องจากโดยปกติแล้วจะเป็นสิ่งแรก ๆ ที่คนนอก บริษัท เห็นเมื่อเข้าไปในสถานที่ทำงาน
6- การเตรียมการนำเสนอ
โดยปกติผู้บริหารจะต้องนำเสนอรายงานของตนในรูปแบบของการนำเสนอที่สรุปและจัดลำดับข้อมูล สำหรับงานนี้เขามักจะขอความช่วยเหลือจากเลขาของเขา
บุคคลที่อยู่ในสำนักงานเลขาธิการจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ปรากฏในนั้นสะท้อนถึงข้อมูลที่เจ้านายของเขาต้องการแบ่งปันอย่างถูกต้อง
นอกจากนี้คุณต้องระวังด้วยว่าเป็นการนำเสนอที่ไม่มีข้อผิดพลาดในการสะกดคำและสอดคล้องกับเอกลักษณ์ทางกราฟิกของ บริษัท
7- การเฝ้าระวังการบริหาร
นอกจากนี้เลขานุการยังเป็นความรับผิดชอบที่ต้องทราบว่านโยบายและขั้นตอนที่จำเป็นในการดูแลทรัพย์สินของ บริษัท หรือสถาบันที่เธอทำงานนั้นเป็นไปตาม
ตามลำดับชั้นของเจ้านายของเธอเลขานุการสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่สะท้อนถึงรายละเอียดของการดำเนินงานด้านงบประมาณได้
เลขานุการต้องดูแลการควบคุมการจัดการและการบริหารทรัพยากรภายในสำนักงานที่ถูกต้อง
เลขาเสมือน
ด้วยการเพิ่มขึ้นของงานออนไลน์รูปของเลขานุการออนไลน์หรือผู้ช่วยเสมือนจึงเกิดขึ้น
เลขานุการเหล่านี้ทำงานส่วนใหญ่ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่ทำงานจากระยะไกล ในกรณีเหล่านี้เลขานุการจะคิดค่าบริการเป็นรายชั่วโมงหรือตามโครงการ
อ้างอิง
- วัฒนธรรมเงิน (2558). หน้าที่หลัก 4 ประการของเลขานุการ สืบค้นจาก: comofuncionaque.com
- Kokemuller, นีล (s / f) รายชื่อหน้าที่ของเลขานุการ ดึงมาจาก: work.chron.com
- Pymex (2016). หน้าที่และความรับผิดชอบของเลขานุการฝ่ายปกครอง กู้คืนจาก: pymex.pe
- อาสาสมัครตอนนี้ (s / f) หน้าที่ของเลขาคืออะไร? สืบค้นจาก: diycom Committeeguide.org
- วินเดอร์เมียร์แอนนา (s / f) หน้าที่ของเลขานุการในฐานะผู้ช่วยผู้จัดการคืออะไร? สืบค้นจาก: pyme.lavoztx.com