ฟังก์ชันสำนักงานที่สำคัญที่สุด 15 ประการที่คุณเชี่ยวชาญ - งาน - 2026

ฟังก์ชั่นสำนักงานมันครอบงำเป็นกิจกรรมการบริหารดำเนินการโดยบุคลากรของ บริษัท องค์กรหรือสถาบันการศึกษาและซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินงานของเดียวกัน หากทำได้อย่างมีประสิทธิภาพผลลัพธ์มักจะดีกว่าถ้าทำได้ไม่ดี

โดยปกติแล้วการทำงานในสำนักงานจะมีวันจันทร์ถึงวันศุกร์เป็นประจำซึ่งเริ่มเวลา 8 หรือ 9.00 น. และมีเวลาจนถึง 16 หรือ 17.00 น. แม้ว่าจะแตกต่างกันไปตามประเทศหรือภูมิภาค

งานสำนักงานส่วนใหญ่ต้องการทักษะพื้นฐานเช่น: การสื่อสารด้วยปากที่คล่องแคล่วความสามารถในการเขียนไฟล์และประสบการณ์บางอย่างเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานเช่นคอมพิวเตอร์เครื่องถ่ายเอกสารเป็นต้น

ขึ้นอยู่กับระดับของตำแหน่งหรือความรับผิดชอบที่สมมติขึ้นบุคคลนั้นต้องมีการศึกษาด้านเทคนิคมหาวิทยาลัยหรือระดับที่สี่

สำนักงานหลักทำงานที่คุณเชี่ยวชาญ

1- การวางแผน

นี่เป็นงานแรกและสำคัญที่สุดเนื่องจากประกอบด้วยการกำหนดวิธีการและโครงสร้างขององค์กรที่สามารถนำไปสู่แผนธุรกิจได้

มีเครื่องมือทางเทคโนโลยีที่ช่วยให้วิธีการเหล่านี้ถูกระบุในงานที่แจกจ่ายระหว่างสมาชิกในทีมในภายหลัง แต่การวางแผนที่ดีเท่านั้นที่สามารถรับประกันได้ว่าทุกอย่างจะจบลงด้วยการเพิ่มวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

การวางแผนทั่วไปจำเป็นต้องมีวิสัยทัศน์ทางธุรกิจที่ชัดเจนและมีลำดับชั้นที่แน่นอนภายใน บริษัท แต่สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องวางแผนการทำงานเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายและกำหนดเวลาที่กำหนดไว้

2- การถอดความและ / หรือการเขียนรายงาน

งานที่ใช้เวลาในแต่ละวันของผู้ที่ทำงานในสำนักงานคือการเขียนรายงานในสื่อใด ๆ ที่สนับสนุนหรือให้รายละเอียดหน้าที่ของพวกเขาหรือเพื่ออธิบายรายละเอียดให้กับเพื่อนร่วมงานที่เหลือ (ความเป็นมาความคืบหน้าผลลัพธ์ข้อดีข้อเสีย ข้อเสีย ฯลฯ ) ของโครงการเฉพาะ

เอกสารเหล่านี้ยังใช้เป็นบันทึกกิจกรรมขององค์กรที่สำนักงานนั้นอยู่เพื่อการตรวจสอบหรือการทบทวนในอนาคต

3- เข้าร่วมการประชุม

เป็นการประชุมระหว่างสมาชิกในทีมงานซึ่งมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่มีการนำเสนอข้อเสนอใหม่การนำเสนอรายงานหรือรายงานร่วมกัน

โดยปกติพวกเขามีวัตถุประสงค์ในการจัดให้ทุกคนที่นำเสนอไปสู่ความสำเร็จของเป้าหมายร่วมกันกำหนดบทบาทงานและกำหนดเวลาให้แต่ละคน นอกจากนี้ยังช่วยแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน

โดยปกติจะมีความถี่ระยะเวลาและพลวัตที่กำหนดไว้มาก ในทำนองเดียวกันสิ่งที่คุยกันในนั้นมักจะบันทึกเป็นนาทีหรือนาทีสำหรับการยื่น

บางองค์กรมีการประชุมทุกวันสัปดาห์ละหลายวันบางองค์กรทุกสองสัปดาห์และอื่น ๆ ทุกเดือน ความถี่ของการประชุมขึ้นอยู่กับแต่ละ บริษัท และความต้องการ

4- กำหนดการประชุม

เป็นเรื่องเกี่ยวกับการประสานวาระการประชุมของทุกคนที่จะต้องอยู่ในการประชุมในลักษณะที่พวกเขาจัดการให้ตรงกันในสถานที่และเวลาที่เฉพาะเจาะจง

อาจเป็นงานที่น่ากลัวดังนั้นการพึ่งพาเทคโนโลยีจึงเป็นความคิดที่ดี มีแอปพลิเคชันเช่น ScheduleOnce ที่ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมโดยอัตโนมัติทำให้ผู้ได้รับเชิญสามารถดูวันที่ว่างและเลือกเวลาที่สะดวกสำหรับพวกเขา

5- ตรวจสอบอีเมลขององค์กร

เป็นงานที่ต้องใช้เวลานาน รายงานของ Adobe ที่เผยแพร่ในปี 2559 ซึ่งเป็นผลมาจากการสำรวจคนงานมากกว่าพันคนด้วยตนเองเผยให้เห็นว่าเราใช้เวลาโดยเฉลี่ย 20.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการตรวจสอบอีเมลงานของเรา

การจัดประเภทการอ่านและการตอบอีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ใช้กันทั่วไปและอนุญาตให้แลกเปลี่ยนไฟล์และการแสดงผลที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรือกระบวนการขององค์กร

แม้ว่า บริษัท ต่างๆจะค้นหาวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการอีเมลอยู่ตลอดเวลา แต่ก็มีแอปพลิเคชันเช่นป้ายกำกับอัจฉริยะของ Gmail สำหรับสิ่งนี้

อีกวิธีหนึ่งในการปรับปรุงงานนี้คือการรวมเทมเพลตอีเมลมาตรฐานหรือข้อความที่สามารถส่งโดยมีการปรับเปลี่ยนน้อยที่สุดไปยังผู้รับที่แตกต่างกันและในเวลาที่ต่างกัน

6- การจัดการการเงิน

ในงานนี้จะต้องรับประกันว่าเงินจะเติมเต็มวงจรชีวิตในการซื้อและขายผลิตภัณฑ์และบริการ มีการส่งใบแจ้งหนี้ผ่านรายการชำระเงินและจัดส่งทั้งหมด แน่นอนว่ามีสำนักงานเท่านั้นที่ทำเช่นนี้

กิจกรรมนี้ยังรวมถึงการปรับปรุงบัญชีการเงินและเอกสารทางกฎหมายเพื่อให้ไม่มีปัญหากับกรอบกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับองค์กรที่เป็นปัญหา

7- โลจิสติกส์

ฟังก์ชันนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้าทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานของ บริษัท จะถูกขนส่งไปและกลับจากคลังสินค้าและลูกค้า นอกจากนี้ยังรวมถึงการติดต่อประสานงานกับซัพพลายเออร์เพื่อจัดหาวัตถุดิบสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์ใหม่

เป้าหมายของฟังก์ชั่นนี้คือการรับประกันว่า บริษัท มีทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้การผลิตสินค้าหรือบริการดำเนินไปในเชิงพาณิชย์ต่อไป

8- เรียกร้องความสนใจ

ในสำนักงานจำเป็นต้องรับโทรศัพท์เนื่องจากเป็นวิธีการสื่อสารกับลูกค้าซัพพลายเออร์และในหมู่เพื่อนร่วมงานด้วยกันเอง

แม้ว่าจะดูเหมือนเป็นงานง่ายๆ แต่ก็ต้องมีโปรโตคอลที่แน่นอนเนื่องจากอาจเป็นเสียงที่บุคคลภายนอก บริษัท เชื่อมโยงกับภาพลักษณ์ของ บริษัท ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเคารพกฎของความสุภาพรักษาโทนเสียงของสถาบันระดับเสียงและคำศัพท์ที่ใช้อยู่ในระดับปานกลาง

ข้อมูลที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งซึ่งบางครั้งมักถูกมองข้ามไปเมื่อเรียกใช้ฟังก์ชันนี้คือการเขียนข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่อยู่อีกด้านหนึ่งของโทรศัพท์ให้มากที่สุด สิ่งนี้จะป้อนฐานข้อมูลการติดต่อของ บริษัท และช่วยให้คุณสามารถติดตามเรื่องที่พูดคุยระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์ได้อย่างถูกต้อง

9- องค์กรไฟล์

งานส่วนใหญ่ที่ดำเนินการในสำนักงานสร้างเอกสารบางอย่าง: ใบแจ้งหนี้บันทึกย่อนาทีรายงานการขาย ฯลฯ

ในรูปแบบดิจิทัลหรือบนกระดาษเป็นข้อมูลจำนวนหนึ่งที่ต้องมีผู้รับผิดชอบในการจัดทำรายการจัดเก็บและปกป้องข้อมูลตามระดับความสำคัญของธุรกิจ

ประเด็นสุดท้ายนี้อย่างแม่นยำนั่นคือเรื่องของการปกป้องข้อมูลเป็นประเด็นที่สร้างความปวดหัวให้กับหลาย ๆ องค์กรซึ่งเป็นเหตุให้มีเครื่องมือโปรโตคอลและขั้นตอนต่างๆที่เพิ่มความปลอดภัยให้กับไฟล์และการส่งข้อมูลมากขึ้น ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในองค์กร

ในบางกรณีจะใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกในขณะที่ในบางกรณีมีเซิร์ฟเวอร์พิเศษสำหรับเคสเหล่านี้หรือแพลตฟอร์มการจัดเก็บข้อมูลใน "คลาวด์" เช่น Microsoft OneDrive, Google Drive หรือ Apple iCloud

10- การแจกจ่ายจดหมายของ บริษัท

งานที่แม้จะไม่ต้องการการฝึกอบรมทางวิชาการที่สูงมาก แต่ก็ต้องการองค์กรที่ดีความรับผิดชอบและความรู้สึกเร่งด่วนคือการกระจายการโต้ตอบภายในสำนักงาน

ภาพร่างการออกแบบบัตรเครดิตที่ธนาคารส่งมาใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์หรือจดหมายตอบกลับจากหน่วยงานของรัฐเป็นเอกสารบางส่วนที่พนักงานคนใดคนหนึ่งอาจรอคอยและกระบวนการอื่น ๆ อีกมากมายภายใน ของ บริษัท.

11- ฝ่ายบริการลูกค้า

ฟังก์ชันนี้ประกอบด้วยการให้บริการลูกค้าทางกายภาพที่มีคำถามหรือข้อร้องเรียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ บริษัท นำเสนอ

12- การพิมพ์และถ่ายสำเนาเอกสาร

ประกอบด้วยการพิมพ์เอกสารที่ต้องเก็บรักษาไว้ทางกายภาพหรือทำสำเนาเอกสารที่ต้องเก็บซ้ำหรือส่งมอบให้กับคนงานของ บริษัท

13- การสัมภาษณ์ผู้สมัคร

นี่เป็นหนึ่งในภารกิจของกระบวนการคัดเลือกบุคลากร พวกเขาสามารถดำเนินการเป็นรายบุคคลหรือเป็นกลุ่มกล่าวคือมุ่งเน้นไปที่ผู้สมัครคนเดียวหรือหลายคน

14- ซื้อวัสดุและเครื่องใช้สำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงานมีความจำเป็นต่อประสิทธิภาพ อุปกรณ์เครื่องเขียนหมึกเครื่องพิมพ์บรรจุภัณฑ์หรือกระดาษควรมีอยู่เสมอดังนั้นจึงควรมีคนรับผิดชอบในการจัดการ

15- ฟังก์ชั่นการบริหาร

ขั้นตอนการบริหารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับ บริษัท ในการรักษาความมั่นคงและสามารถประสบความสำเร็จทางธุรกิจ การตระหนักถึงปัญหาทางกฎหมายเอกสารและระบบราชการอื่น ๆ เป็นหน้าที่บางประการเหล่านี้

อ้างอิง

1. Audra Bianca (s / f) เคล็ดลับการจัดองค์กรและการวางแผนสำนักงาน ดึงมาจาก: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 งานในสำนักงานที่คุณทำได้และควรทำให้เป็นอัตโนมัติ กู้คืนจาก: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). คุณเสียเวลาไปกับอีเมลงานกี่ชั่วโมง? ลองเครื่องคิดเลขที่น่าหดหู่ของเรา ดึงมาจาก: washingtonpost.com.
4. ลอรีฟส์. รายชื่องานที่ทำงานในสำนักงาน ดึงมาจาก: work.chron.com.
5. ผู้ช่วยสำนักงานทำอะไร กู้คืนจาก learn.org.
6. คนทำงานออฟฟิศทำอะไรกันแน่ ดึงมาจาก: reddit.com.