กองทุนทั่วไป: หน้าที่นโยบายและการจัดการ - ดูดาส - 2025

เครื่องบันทึกเงินสดทั่วไปคือเครื่องถอนเงินสดซึ่งมีการจัดเก็บใบเสร็จรับเงินและธุรกรรมการชำระเงินทั้งหมดรวมถึงการฝากและถอนเงินจากธนาคาร เป็นที่เก็บข้อมูลหลักที่เกี่ยวข้องกับเงินสดของ บริษัท

บริษัท ต่างๆแบ่งเงินสดทั่วไปออกเป็นสองส่วนคือสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดซึ่งบันทึกการจ่ายเงินสดทั้งหมดเช่นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและบัญชีเจ้าหนี้และสมุดรายวันรายรับเงินสดซึ่งบันทึกรายรับเงินสดทั้งหมด เช่นการขายเงินสดและบัญชีลูกหนี้

ที่มา: pixabay.com

ธุรกิจใช้ช่องทั่วไปเพื่อติดตามการรับเงินสดและการชำระเงินต่างๆที่เดินทางผ่านธุรกิจ

ข้อมูลในเครื่องบันทึกเงินสดทั่วไปจะถูกบันทึกเป็นระยะ ๆ ในบัญชีแยกประเภท โดยปกติแล้วจะเปรียบเทียบกับบันทึกของธนาคารผ่านการกระทบยอดบัญชีธนาคารเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลในหนังสือนั้นถูกต้อง

หากไม่ถูกต้องจะมีการทำรายการปรับปรุงเพื่อให้ช่องทั่วไปสอดคล้องกับข้อมูลธนาคาร

หน้าที่ของเครื่องบันทึกเงินสดทั่วไป

กิจกรรมทางเศรษฐกิจของธุรกิจใด ๆ เกี่ยวข้องกับการไหลเข้าและออกของเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด กองทุนทั่วไปช่วยในการเป็นผู้นำของ บริษัท ในการกำหนดจำนวนเงินที่ธุรกิจมีในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง

ด้วยข้อมูลนี้ธุรกิจสามารถแสดงงบกระแสเงินสดต่อผู้ให้กู้และทำให้มั่นใจได้ว่าจะตอบสนองความท้าทายในการแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิผล

กระแสเงินสดมุ่งเน้นไปที่เงินที่ บริษัท ใช้ในการลงทุนการดำเนินงานและกิจกรรมจัดหาเงิน

ใน บริษัท ที่จัดการธุรกรรมเดบิตเงินสดและเครดิตจำนวนมากเงินสดทั่วไปจะแทนที่บัญชีเงินสดแยกต่างหากในบัญชีแยกประเภทของ บริษัท

ธุรกิจที่มีการจ่ายเงินสดและใบเสร็จรับเงินน้อยลงอาจไม่จำเป็นต้องใช้แคชเชียร์ทั่วไปและเลือกใช้บัญชีเงินสดเพียงบัญชีเดียว

บันทึกบัญชี

ช่องทั่วไปใช้ในการบันทึกการรับและจ่ายเงินสด มันทำงานเป็นหนังสือเสริม

รายการที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินสดและการชำระเงินจะถูกลงรายการบัญชีไปยังเครื่องบันทึกเงินสดทั่วไปก่อนแล้วจึงผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้เงินสดทั่วไปยังใช้แทนบัญชีเงินสดในบัญชีแยกประเภท หากกล่องทั่วไปได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมก็ไม่จำเป็นต้องเปิดบัญชีเงินสดในบัญชีแยกประเภท

มีสาเหตุหลายประการที่ บริษัท อาจบันทึกธุรกรรมโดยใช้กล่องทั่วไปแทนที่จะเป็นบัญชีเงินสด

- ยอดเงินสดรายวันเข้าถึงได้ง่าย

- สามารถตรวจพบข้อผิดพลาดได้อย่างง่ายดายผ่านการตรวจสอบ

- รายการจะถูกอัปเดตเนื่องจากมีการตรวจสอบยอดคงเหลือทุกวัน

นโยบาย

ในบริบททางธุรกิจนโยบายเงินสดที่ปลอดภัยถูกนำมาใช้โดยเฉพาะนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบเงินสดทั่วไปเพื่อสนับสนุนการรายงานที่ถูกต้องและป้องกันการโจรกรรมทรัพย์สิน

เก็บเงินที่ได้รับแยกต่างหากจากเงินสำหรับการชำระเงิน

เงินที่ได้รับไม่ควรใส่เป็นเงินสดย่อย จะทำให้เกิดข้อผิดพลาดและความสับสนในการบันทึกบัญชี

เงินทั้งหมดที่เข้ามาในธุรกิจจะต้องถูกฝากเข้าธนาคารทันทีและเข้าสู่บันทึกก่อนที่จะจ่ายอีกครั้ง มิฉะนั้นอาจเกิดความสับสนเมื่อกระทบยอดเงินสด

ให้ใบเสร็จรับเงิน

การออกใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องจะช่วยป้องกันธุรกิจจากการที่ใครบางคนเอาเงินสดเข้ากระเป๋าแทนที่จะฝากไว้ ใบเสร็จรับเงินต้องเป็นหมายเลขล่วงหน้าและซ้ำกัน

รับใบเสร็จรับเงินที่จ่าย

บางครั้งอาจไม่สามารถขอรับใบเสร็จได้ ตัวอย่างเช่นเมื่อซื้อสินค้าในตลาด

ในกรณีนี้ควรบันทึกต้นทุนของแต่ละธุรกรรมทันทีเพื่อไม่ให้ลืมจำนวนเงิน จากนั้นสามารถโอนไปยังใบเสร็จรับเงินเพื่อให้ผู้จัดการอนุมัติ

ฝากเงินสดในธนาคาร

การมีเงินในออฟฟิศเป็นสิ่งล่อใจ หลายครั้งที่การฉ้อโกงเริ่มต้นด้วยวิธีนี้

เงินสดต้องรีบฝากไว้ในธนาคาร มากที่สุดในสามวันหลังจากได้รับ

ขั้นตอนการรับเงินสด

เพื่อป้องกันผู้ที่จับเงินควรมีคนสองคนอยู่ด้วยเมื่อเปิดกล่องเงินสดซองจดหมายและแหล่งเงินอื่น ๆ ทั้งสองคนจะต้องตรวจนับเงินสดและลงนามในใบเสร็จรับเงินด้วย

ลดการทำธุรกรรมเงินสด

ควรใช้ช่องนี้เพื่อชำระเงินเมื่อวิธีอื่นไม่สามารถทำได้ ตามหลักการแล้วคุณควรตั้งค่าบัญชีผู้ขายเพื่อชำระใบแจ้งหนี้ด้วยเช็คหรือโอนเงิน

ข้อดีของการชำระเงินด้วยเช็คคือมีการจัดทำบันทึกเพิ่มเติมในรูปแบบใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่ชำระเงินซึ่งจะช่วยลดโอกาสในการขโมยหรือฉ้อโกง

การขับรถ

โดยทั่วไปเครื่องบันทึกเงินสดจะแบ่งย่อยเป็นสมุดรายวันการรับเงินสดและสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดเมื่อมีธุรกรรมจำนวนมาก

ในธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับเงินสดน้อยธุรกรรมเงินสดทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในกล่องเดียวทั่วไป

กระบวนการข้อมูล

ธุรกรรมเงินสดต้องผ่านขั้นตอนต่างๆก่อนที่จะจบลงในรายงานสภาพคล่อง โดยทั่วไปการไหลเข้าและออกของเงินจะถูกบันทึกโดยการหักบัญชีและเข้าบัญชีเงินสด

ตัวอย่างเช่นการเรียกเก็บเงินของลูกค้าจะถูกบันทึกโดยการหักบัญชีเงินสดและให้เครดิตบัญชีลูกหนี้ของลูกค้า ข้อมูลในช่องทั่วไปจะถูกป้อนตามลำดับเวลาเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหาธุรกรรม

จากนั้นกระแสเงินสดจะเข้าสู่งบทดลองซึ่งช่วยให้นักบัญชีตรวจสอบได้ว่าเครดิตรวมเท่ากับเดบิตทั้งหมด

ขั้นตอนที่สามในกระบวนการรายงานทางการเงินนำไปสู่การเปิดเผยเงินสดในงบดุลขององค์กร

บันทึกธุรกรรม

รายการเงินสดทั่วไปรายการแรกคือยอดดุลเริ่มต้น ณ จุดเริ่มต้นของรอบระยะเวลาบัญชี แต่ละรายการควรมีวันที่หมายเหตุเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายหรือใบเสร็จรับเงินและจำนวนเงินทั้งหมดของธุรกรรม

ธุรกรรมเงินสดทั่วไปจะต้องโอนไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้องหรือชื่อเรื่องภายในบัญชีแยกประเภททั่วไป

ตัวอย่างเช่นการชำระเงินที่ได้รับเป็นเงินสดสำหรับบริการที่แสดงรายการอยู่ในส่วน "สินทรัพย์" ของบัญชีแยกประเภททั่วไป

ค่าใช้จ่ายนอกกระเป๋าสำหรับวัสดุสิ้นเปลืองและวัสดุทางธุรกิจอื่น ๆ แสดงเป็นค่าใช้จ่าย

บริษัท ต้องกระทบยอดเงินสดทั่วไปกับรายการเดินบัญชีรายเดือนที่ได้รับจากสถาบันการเงินและคำนึงถึงความแตกต่างของเงินทุน

อ้างอิง

1. Will Kenton (2019). หนังสือเล่มเงินสด. Investopedia นำมาจาก: Investopedia.com.
2. การบัญชีเพื่อการจัดการ (2561). สมุดเงินสดคืออะไร? นำมาจาก: Accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Cashbook และบัญชีแยกประเภทคืออะไร? ธุรกิจขนาดเล็ก - Chron.com นำมาจาก: smallbusiness.chron.com.
4. สตีเวนแบรกก์ (2018). หนังสือเล่มเงินสด. เครื่องมือการบัญชี นำมาจาก: Accountingtools.com.
5. Marquis Codjia (2017). ความสำคัญของสมุดเงินสดในการบัญชี Bizfluent นำมาจาก: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). เคล็ดลับยอดนิยมในการควบคุมเงินสด นำมาจาก: humentum.org.