- สิ่งที่พวกเขาสำหรับ?
- ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์
- องค์ประกอบ
- วิธีการเขียนรายการบันทึก
- ตัวอย่าง
- เบาะนั่งปรับ
- เบาะนั่งคอมโพสิต
- ที่นั่งถอยหลัง
- อ้างอิง
รายการบันทึกเป็นบันทึกการทำธุรกรรมที่เป็นส่วนหนึ่งของบัญชีรายวัน ดังนั้นจึงใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจในการบันทึกบัญชีของ บริษัท
สามารถบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่บางครั้งก็อยู่ในบัญชีแยกประเภทซึ่งจะถูกสรุปและย้ายไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีแยกประเภททั่วไปใช้ในการสร้างงบการเงินของธุรกิจ ด้วยเหตุนี้รายการสมุดรายวันจะเปลี่ยนยอดคงเหลือในบัญชีโดยตรงในบัญชีแยกประเภท
ที่มา: pixabay.com
ในระบบบัญชีด้วยตนเองหรืออัตโนมัติรายการธุรกิจจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันก่อน นั่นคือที่มาของรายการวารสารระยะยาว
เป็นส่วนสำคัญของการบัญชี อาจประกอบด้วยบันทึกหลายรายการซึ่งแต่ละรายการจะเป็นเดบิตหรือเครดิต ยอดรวมของเดบิตจะต้องเท่ากับจำนวนเครดิตทั้งหมดมิฉะนั้นรายการบันทึกประจำวันจะถูกระบุว่า "ไม่สมดุล"
รายการสมุดรายวันสามารถบันทึกรายการที่ใช้ครั้งเดียวหรือรายการที่เกิดขึ้นประจำเช่นค่าเสื่อมราคาหรือค่าตัดจำหน่ายพันธบัตร
สิ่งที่พวกเขาสำหรับ?
รายการสมุดรายวันเป็นขั้นตอนแรกในรอบการบัญชีและใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดในระบบบัญชี
เนื่องจากเหตุการณ์ทางธุรกิจเกิดขึ้นตลอดรอบระยะเวลาบัญชีรายการสมุดรายวันจะถูกลงรายการบัญชีไปยังสมุดรายวันทั่วไปเพื่อแสดงว่าเหตุการณ์เปลี่ยนแปลงสมการบัญชีอย่างไร
ตัวอย่างเช่นเมื่อ บริษัท ใช้จ่ายเงินสดเพื่อซื้อรถคันใหม่บัญชีเงินสดจะลดลงหรือได้รับเครดิตและบัญชีรถจะเพิ่มขึ้นหรือถูกหักบัญชี
ตรรกะที่อยู่เบื้องหลังรายการบันทึกประจำวันคือการบันทึกทุกธุรกรรมทางธุรกิจอย่างน้อยสองแห่งซึ่งเรียกว่าการทำบัญชีแบบรายการสองครั้ง
ตัวอย่างเช่นเมื่อมีการสร้างการขายเงินสดสิ่งนี้จะเพิ่มทั้งบัญชีการขายและบัญชีเงินสด หากมีการซื้อสินค้าด้วยเครดิตจะทำให้ทั้งบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น
รายการวารสารและเอกสารประกอบควรถูกเก็บถาวรเป็นเวลาหลายปีอย่างน้อยก็จนกว่างบการเงินของ บริษัท จะไม่ต้องได้รับการตรวจสอบอีกต่อไป
ระยะเวลาการเก็บรักษาขั้นต่ำสำหรับรายการวารสารควรรวมอยู่ในนโยบายการจัดเก็บข้อมูลขององค์กร
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์จะบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติในบัญชีแยกประเภททั่วไป
พวกเขาทำสิ่งนี้ทันทีหลังจากที่พวกเขาเตรียมใบแจ้งหนี้การขายเขียนเช็คให้เจ้าหนี้ประมวลผลใบเสร็จรับเงินของลูกค้า ฯลฯ
ดังนั้นคุณจะไม่เห็นรายการสมุดรายวันสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจส่วนใหญ่เช่นใบแจ้งหนี้ของลูกค้าหรือผู้จัดจำหน่าย รายการบันทึกประจำวันไม่ได้ใช้เพื่อบันทึกกิจกรรมที่มีปริมาณมาก
ในซอฟต์แวร์การบัญชีโดยทั่วไปรายการสมุดรายวันจะถูกป้อนโดยใช้โมดูลแยกต่างหากเช่นบัญชีเจ้าหนี้ซึ่งมีบัญชีแยกประเภทของตัวเองซึ่งส่งผลทางอ้อมต่อบัญชีแยกประเภททั่วไป
อย่างไรก็ตามรายการสมุดรายวันบางรายการจะต้องได้รับการประมวลผลเพื่อบันทึกการโอนเงินระหว่างบัญชีธนาคารหรือบันทึกการปรับปรุงบัญชี
ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องทำรายการบันทึกประจำวันทุกสิ้นเดือนเพื่อบันทึกค่าเสื่อมราคา รายการนี้จะประกอบด้วยเดบิตในค่าเสื่อมราคาและเครดิตในค่าเสื่อมราคาสะสม
นอกจากนี้ยังมีแนวโน้มที่จะมีรายการบันทึกประจำวันเพื่อสะสมดอกเบี้ยเงินกู้จากธนาคาร รายการนี้จะประกอบด้วยการตัดบัญชีในดอกเบี้ยจ่ายและเครดิตในดอกเบี้ยที่ต้องชำระ
องค์ประกอบ
รายการบันทึกประจำวันด้วยตนเองที่ลงรายการบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปของ บริษัท จะประกอบด้วยรายการต่อไปนี้:
- วันที่ที่ตรงกัน
- จำนวนเงินและบัญชีที่จะถูกหัก
- จำนวนเงินและบัญชีที่จะได้รับเครดิต
- คำอธิบายสั้น ๆ หรือหมายเหตุ
- ข้อมูลอ้างอิงเช่นหมายเลขเช็ค
ยอดลงรายการบัญชีเหล่านี้ซึ่งจะปรากฏในสมุดรายวันเรียงลำดับตามวันที่จะถูกลงรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป
โดยทั่วไปรายการบันทึกประจำวันจะถูกพิมพ์และจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ธุรกรรมทางบัญชีพร้อมด้วยเอกสารประกอบที่สนับสนุนรายการ
ดังนั้นผู้ตรวจสอบภายนอกสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้โดยเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบงบการเงินของ บริษัท และระบบที่เกี่ยวข้องในช่วงสิ้นปี
วิธีการเขียนรายการบันทึก
โครงสร้างโดยละเอียดสำหรับการเขียนรายการสมุดรายวันในการบัญชีระบุไว้ดังต่อไปนี้:
- บรรทัดส่วนหัวซึ่งอาจมีหมายเลขรายการบันทึกประจำวันและวันที่ลงรายการบันทึกประจำวัน
- คอลัมน์แรกประกอบด้วยหมายเลขบัญชีและชื่อของบัญชีที่ลงทะเบียนรายการ ฟิลด์นี้จะมีการเยื้องหากเป็นของบัญชีที่กำลังรับเครดิต
- คอลัมน์ที่สองประกอบด้วยจำนวนเงินของเดบิตที่จะป้อน
- คอลัมน์ที่สามประกอบด้วยจำนวนเครดิตที่จะป้อน
- บรรทัดส่วนท้ายยังสามารถมีคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับเหตุผลในการป้อนข้อมูล
ด้วยวิธีนี้รูปแบบรายการพื้นฐานสำหรับบันทึกรายการสมุดรายวันจะถูกนำเสนอดังนี้:
กฎโครงสร้างของรายการสมุดรายวันคือต้องมีอย่างน้อยสองรายการในสองบรรทัดที่แตกต่างกันในรายการสมุดรายวันและจำนวนเงินทั้งหมดที่ป้อนในคอลัมน์เดบิตจะต้องเท่ากับจำนวนเงินทั้งหมดที่ป้อนในคอลัมน์เครดิต .
ตัวอย่าง
เบาะนั่งปรับ
รายการบันทึกประจำวันที่ปรับปรุงจะใช้ในตอนท้ายของเดือนเพื่อให้สามารถแก้ไขงบการเงินและปฏิบัติตามแม่บทการบัญชีที่เกี่ยวข้องเช่นหลักการบัญชีที่ยอมรับทั่วไปหรือมาตรฐานการรายงานทางการเงินระหว่างประเทศ
ตัวอย่างเช่นค่าจ้างที่ค้างชำระอาจเกิดขึ้นในตอนท้ายของเดือนหาก บริษัท ใช้เกณฑ์คงค้างของการบัญชี
เบาะนั่งคอมโพสิต
รายการบันทึกประจำวันแบบผสมคือรายการที่มีรายการมากกว่าสองบรรทัด มักใช้เพื่อบันทึกธุรกรรมที่ซับซ้อนหรือการทำธุรกรรมหลายรายการในเวลาเดียวกัน
ตัวอย่างเช่นรายการสมุดรายวันสำหรับการบันทึกบัญชีเงินเดือนโดยทั่วไปจะมีหลายบรรทัดเนื่องจากเกี่ยวข้องกับการบันทึกหนี้สินภาษีจำนวนมากและการหักเงินเดือน
ที่นั่งถอยหลัง
โดยทั่วไปนี่คือรายการปรับปรุงที่จะย้อนกลับในตอนต้นของช่วงเวลาถัดไป โดยทั่วไปมักเกิดขึ้นเนื่องจากค่าใช้จ่ายควรจะเกิดขึ้นในช่วงก่อนหน้านี้ แต่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
ดังนั้นการสะสมของค่าจ้างในช่วงเวลาก่อนหน้าจะถูกย้อนกลับในช่วงเวลาต่อไปนี้โดยจะแทนที่ด้วยค่าใช้จ่ายเงินเดือนจริง
อ้างอิง
- Wikipedia สารานุกรมเสรี (2018) รายการบันทึก. นำมาจาก: en.wikipedia.org.
- Harold Averkamp (2018). รายการบันทึกประจำวันคืออะไร? โค้ชบัญชี. นำมาจาก: Accountingcoach.com.
- สตีเวนแบรกก์ (2018). นิยามรายการบันทึก เครื่องมือการบัญชี นำมาจาก: Accountingtools.com.
- หลักสูตรการบัญชีของฉัน (2561). รายการวารสาร นำมาจาก: myaccountingcourse.com.
- Jan Irfanullah (2013). รายการวารสาร อธิบายการบัญชี นำมาจาก: Accountingexplained.com.