- การชำระเงินสดทำได้อย่างไร?
- การดำเนินการของระวางบรรทุก
- การแบ่งแยกหน้าที่
- ส่วนเกินหรือขาดหายไป
- ตัวอย่าง
- ผลการรับน้ำหนัก
- อ้างอิง
การตรวจ นับ เงินสดเป็นกระบวนการที่มักดำเนินการในธุรกิจต่างๆเช่นซูเปอร์มาร์เก็ตร้านอาหารและธนาคารโดยทำในช่วงปิดวันทำการหรือเมื่อสิ้นสุดการเปลี่ยนจากตู้เอทีเอ็ม กระบวนการบัญชีนี้ทำให้แคชเชียร์รับผิดชอบเงินในเครื่องบันทึกเงินสดของตน
แม้จะมีระบบขายหน้าร้านที่ทันสมัยในปัจจุบัน แต่ก็ยังจำเป็นต้องมีขั้นตอนในการพิจารณาใบเสร็จรับเงินของร้านค้า การควบคุมภายในเหล่านี้มีความจำเป็นเพื่อป้องกันการใช้เงินในทางที่ผิดและเพื่อปกป้องทรัพย์สินจากการสูญหายหรือถูกขโมย
ที่มา: pixabay.com
การควบคุมภายในที่แข็งแกร่งไม่เพียง แต่ส่งเสริมประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานเท่านั้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการบันทึกบัญชีที่เชื่อถือได้ซึ่งจำเป็นในการยื่นภาษี
สาเหตุส่วนใหญ่ของการลดหรือขาดทุนในร้านเกิดจากการจัดการเงินสดไม่ดี เมื่อตรวจสอบสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือการขาดขั้นตอนหรือการควบคุมที่เหมาะสม
การชำระเงินสดทำได้อย่างไร?
ในช่วงเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งพนักงานแต่ละคนควรกำหนดลิ้นชักเก็บเงินของตนเอง ให้แคชเชียร์นับเงินสดในลิ้นชักเพื่อตรวจสอบยอดเงินเริ่มต้น
คุณต้องการเก็บเงินไว้ในกล่องให้คงที่ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีเงินสดเพียงพอที่จะให้เงินทอนลูกค้า
ขั้นตอนต่อไปในการรักษาความปลอดภัยของคุณคือการฝากเงินสดตลอดทั้งวัน จำนวนเงินฝากจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปริมาณและจำนวนธุรกรรม
หลังจากกำหนดเวลาที่จะทำการฝากเงินนี้จะมีการนับเงินสดและส่วนต่างจะถูกลบออกจากการนับตอนเช้าครั้งแรก โดยทั่วไปการลงทะเบียนเงินสดของเครื่องบันทึกเงินสดจะทำในตอนท้ายของวันหรือเมื่อสิ้นสุดกะของแคชเชียร์
ลิ้นชักเก็บเงินและเนื้อหาควรถูกนำไปที่สำนักงานหรือพื้นที่แยกอื่น ๆ เพื่อจัดทำรายงาน นี่คือเวลาที่จะทำให้แน่ใจว่าเงินที่เข้ามาและออกไปในระหว่างวันนั้นทำอย่างมีประสิทธิภาพและตรงไปตรงมา
การดำเนินการของระวางบรรทุก
ในขณะที่คุณเตรียมนับเงินธนบัตรเช็คและแสตมป์อาหารขนาดใหญ่ทั้งหมดจะถูกผลักออกและวางไว้ข้างๆ
จำนวนเงินทั้งหมดในจนถึงจะถูกนับก่อนรวมทั้งเช็คและรายได้บัตรเครดิต หลังจากคุณเพิ่มจำนวนเงินเสร็จเรียบร้อยแล้วตัวเลขนี้จะถูกเปรียบเทียบด้วยตนเองกับสิ่งที่ระบบขายหน้าร้านแสดง
หลังจากที่ลิ้นชักกลับสู่จำนวนที่กำหนดเริ่มต้นแล้วลิ้นชักจะถูกวางไว้ในตู้นิรภัยหรือส่งมอบให้กับแคชเชียร์คนอื่นที่กำลังเริ่มกะ ตอนนี้ใบเรียกเก็บเงินและเงินทอนที่ถูกตั้งไว้พร้อมกับเช็คจากกล่องแคชเชียร์จะถูกนับ
นี่คือสิ่งที่ประกอบขึ้นเป็นเงินฝากขายของแคชเชียร์ เครื่องบันทึกเงินสดส่วนใหญ่สามารถพิมพ์ใบเสร็จการขายและใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จเหล่านี้ระบุว่าแคชเชียร์ทำยอดขายได้เท่าใดและมีการลงรายการบัญชีเงินเท่าใด
ถ้าจำนวนเงินตรงกันทุกอย่างก็ดี มิฉะนั้นจะต้องมีการกลั่นกรองอีกเล็กน้อย
การแบ่งแยกหน้าที่
พิจารณาให้คนสองคนเก็บกล่องไว้ คนหนึ่งจะนับลิ้นชักและสร้างรายงานเงินสดประจำวันในขณะที่อีกคนจะเตรียมเงินฝากธนาคาร
ทั้งสองคนจะต้องลงนามในรายงานโดยระบุความรับผิดชอบต่อตัวเลขที่แสดง แม้ว่าจะไม่มีระบบใดสามารถป้องกันการฉ้อโกงได้ แต่แนวทางการตรวจสอบนี้จะช่วยกีดกันการสมรู้ร่วมคิดของพนักงาน
ส่วนเกินหรือขาดหายไป
เมื่อเกิดความคลาดเคลื่อนเงินจะถูกนับอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงินนั้นถูกต้อง
ควรตรวจสอบส่วนเกินและ / หรือการขาดแคลน ความคลาดเคลื่อนเล็กน้อยเป็นเรื่องปกติและมักเกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงการนับแคชเชียร์สำหรับลูกค้า ความคลาดเคลื่อนที่ใหญ่ที่สุดคือสิ่งที่ควรสังเกตอย่างใกล้ชิดมากขึ้น
ความคลาดเคลื่อนบ่อยครั้งอาจเป็นสัญญาณของการขโมยจากพนักงานหรือบ่งชี้ว่าจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติมสำหรับพนักงานคนหนึ่ง
จำนวนเงินที่สูง / ต่ำสามารถคำนวณได้โดยการลบจำนวนเงินในลิ้นชักโดยไม่รวมจำนวนเงินเริ่มต้นจากจำนวนเงินที่พิมพ์บนใบเสร็จของแคชเชียร์
มาตรการทางวินัยอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับจำนวนเงินที่สูง / ต่ำและสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องมาตรการทางวินัยอาจแตกต่างกันไป พนักงานเก็บเงินต้องสูญเสียตำแหน่งเนื่องจากการใช้งานเกิน / การขาดแคลนไม่ว่าจะเนื่องจากการละเมิดซ้ำ ๆ หรือการใช้งานมากเกินไปหรือการขาดแคลน
การขาดแคลนมักเกิดจากตั๋วเงินที่ติดกันแคชเชียร์คืนเงินมากเกินไปในการเปลี่ยนแปลงหรืออาจถึงขั้นควักกระเป๋า
ของเหลือเกิดจากการรับเงินจากลูกค้ามากเกินไปหรือป้อนสินค้าที่จุดขายไม่ถูกต้อง
ตัวอย่าง
ที่ร้าน Omega ขั้นตอนการลงทะเบียนเงินสดสำหรับเครื่องบันทึกเงินสดจะเริ่มขึ้นจริงในตอนท้ายของวันก่อนเมื่อแคชเชียร์ John Doe และผู้จัดการของเขายอมรับจำนวนเงินสดที่เหลืออยู่ในเครื่องบันทึกเงินสดของ John
เมื่อจอห์นมาทำงานในเช้าวันรุ่งขึ้นเขาเริ่มต้นด้วยจำนวนเงินที่เหลือในกล่อง ในตอนท้ายของแต่ละวันทำการเขาหรือผู้จัดการของเขาจะโพสต์สรุปกิจกรรมของวันนั้นที่เครื่องบันทึกเงินสดซึ่งจะสร้างรายงานยอดขายทั้งหมดที่ทำโดยแคชเชียร์
ในการทำเช่นนี้จอห์นจะนับจำนวนเงินสดในจนถึงของเขาเช่นเดียวกับผลรวมเช็ครายได้บัตรเครดิตและยอดขายเครดิตในร้าน จากนั้นกรอกแบบฟอร์มดังนี้:
ผลการรับน้ำหนัก
ผู้จัดการตรวจสอบจำนวนที่ผลิตโดยกล่องของ John และเปรียบเทียบกับแบบฟอร์มที่สร้างขึ้น
หากจำนวนเงินสดในกล่องไม่ตรงกับแบบฟอร์มผู้จัดการและจอห์นจะพยายามระบุข้อผิดพลาด หากไม่พบจะกรอกแบบฟอร์มเงินสดเกิน / ขาด
บาง บริษัท เรียกเก็บเงินจากแคชเชียร์โดยตรงสำหรับการขาดแคลนใด ๆ คนอื่น ๆ เข้ารับตำแหน่งในการยิงผู้เบิกเงินหลังจากขาดแคลนเงินจำนวนหนึ่ง ตัวอย่างเช่น 3 รายการหายไปมากกว่า $ 10
ผู้จัดการร้านเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะชำระเงินหรือลงทะเบียนในวันถัดไปเป็นเงินสดเท่าใด มันทำงานนี้สำหรับแต่ละคนบอก จากนั้นฝากเงินสดทั้งหมดและเช็คสำหรับวันนั้นลงในกล่องเงินคืน
จากนั้นผู้จัดการจะส่งรายงานพร้อมรายละเอียดการฝากเงินให้กับนักบัญชีเพื่อป้อนข้อมูลลงในระบบบัญชี
อ้างอิง
- Wikipedia สารานุกรมเสรี (2018) แคชเชียร์ปรับสมดุล นำมาจาก: en.wikipedia.org.
- แมทธิวฮัดสัน (2018). ปรับสมดุลลิ้นชักเก็บเงิน ความสมดุลของธุรกิจขนาดเล็ก นำมาจาก: thebalancesmb.com.
- เจ้าของร้าน (2559). วิธีการปรับสมดุลลิ้นชักลงทะเบียนเงินสดอย่างมืออาชีพนำมาจาก: shopkeep.com
- Dummies (2018). วิธีการปรับสมดุลธุรกรรมการลงทะเบียนเงินสด นำมาจาก: dummies.com.
- Revolvy (2018). แคชเชียร์ปรับสมดุล นำมาจาก: revolvy.com.