การจัดการโครงการ: ขั้นตอนวัตถุประสงค์และตัวอย่าง - ดูดาส - 2026

การจัดการโครงการคือ การ ปฏิบัติตามการเริ่มต้นการวางแผนการดำเนินการการควบคุมและการปิดการทำงานของทีมเพื่อตอบสนองเหตุผลเฉพาะสำหรับความสำเร็จและการบรรลุเป้าหมายเฉพาะภายในเวลาที่กำหนด ดังนั้นจึงเป็นการประยุกต์ใช้ทักษะเทคนิคความรู้และเครื่องมือในการเขียนโปรแกรมกิจกรรมที่ตอบสนองความต้องการของโครงการ

โครงการคืองานในช่วงเปลี่ยนผ่านที่ออกแบบมาเพื่อสร้างผลลัพธ์บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ไม่เหมือนใครโดยมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่กำหนดไว้ดำเนินการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่โดดเด่นโดยทั่วไปเพื่อบรรลุมูลค่าเพิ่มหรือการเปลี่ยนแปลงที่เป็นประโยชน์

ที่มา: pixabay.com

คุณภาพชั่วคราวของโครงการมีความแตกต่างกับการดำเนินธุรกิจตามปกติซึ่งเป็นกิจกรรมที่ทำซ้ำอย่างง่ายกึ่งถาวรหรือถาวรเพื่อผลิตบริการหรือผลิตภัณฑ์

การไม่มีกระบวนการในการจัดการโครงการอาจทำให้เสียเวลาเสียเงินและประสิทธิภาพไม่ดี

เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการโครงการเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถให้ประโยชน์มากมายแก่ บริษัท ทุกขนาด จัดเตรียมกระบวนการแนวทางและเทคนิคที่สามารถทำซ้ำได้เพื่อช่วยในการจัดการบุคคลและงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

สามารถเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จและช่วยส่งมอบโครงการอย่างสม่ำเสมอมีประสิทธิภาพตรงเวลาและงบประมาณ

ด้วยการใช้กลยุทธ์การจัดการโครงการขั้นพื้นฐานเป้าหมายที่ต้องการจะบรรลุและเป้าหมายเหล่านั้นจะบรรลุผลภายในเวลาและช่วงต้นทุนที่กำหนด

สิ่งสำคัญที่สุดคือทุกคนชนะซึ่งอาจเป็นประโยชน์สูงสุดสำหรับการจัดการโครงการทั้งหมด

ขั้นตอน

การเริ่มต้น

ระยะเริ่มต้นกำหนดลักษณะและขอบเขตของโครงการ คุณต้องเข้าใจสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการติดตั้งการควบคุมที่จำเป็นไว้ในโครงการ

เอกสารการเริ่มต้นโครงการเป็นชุดของบทสรุปที่ใช้ในการสร้างข้อบังคับสำหรับระยะเวลาของโครงการ ซึ่งรวมถึง:

- ข้อเสนอโครงการ: แนวคิดเบื้องหลังโครงการวัตถุประสงค์ทั่วไประยะเวลา

- ขอบเขตของโครงการ: ทิศทางและการติดตามโครงการ

- รายละเอียดโครงสร้างการทำงาน: ขนาดของงานที่ต้องทำจนถึงงานประจำวัน

- เมทริกซ์การจัดสรรความรับผิดชอบ: บทบาทและความรับผิดชอบที่สอดคล้องกับผลลัพธ์

- การวิเคราะห์ความต้องการทางธุรกิจและข้อกำหนดกับวัตถุประสงค์ที่วัดได้

- ทบทวนการดำเนินงานปัจจุบัน

- จดหมายโครงการรวมถึงค่าใช้จ่ายงานการส่งมอบและกำหนดการ

การวางแผน

วัตถุประสงค์หลักคือการวางแผนเวลาต้นทุนและทรัพยากรอย่างเหมาะสมเพื่อประมาณงานที่ต้องการและจัดการความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิผลในระหว่างการดำเนินโครงการ ประกอบด้วยการกำหนดวิธีการที่จะปฏิบัติตามสำหรับการจัดการโครงการ

- ระบุสิ่งที่ส่งมอบและสร้างโครงสร้างการแยกย่อยของงาน

- ระบุกิจกรรมที่จำเป็นในการดำเนินการส่งมอบเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์และเชื่อมโยงกิจกรรมเหล่านั้นเข้ากับลำดับตรรกะ

- ประเมินความต้องการทรัพยากรสำหรับกิจกรรม

- ประมาณเวลาและต้นทุนของกิจกรรม

- การพัฒนากำหนดการและงบประมาณ

- การวางแผนความเสี่ยง

- ได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการเพื่อเริ่มงาน

การกระทำ

ในระหว่างการดำเนินการคุณต้องรู้ว่ากำหนดเวลาดำเนินการตามแผนคืออะไร ขั้นตอนการดำเนินการช่วยให้มั่นใจได้ว่าการส่งมอบของแผนการจัดการโครงการเป็นไปตามนั้น

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการจัดสรรการประสานงานและการจัดการทรัพยากรมนุษย์และทรัพยากรอื่น ๆ ที่เหมาะสมเช่นวัสดุและงบประมาณ ผลลัพธ์ของเฟสนี้คือการส่งมอบโครงการ

เอกสารโครงการ

เพื่อรักษางบประมาณขอบเขตประสิทธิผลและความรวดเร็วโครงการต้องมีเอกสารทางกายภาพที่เกี่ยวข้องกับงานเฉพาะแต่ละงาน

ด้วยเอกสารที่ถูกต้องทำให้ง่ายต่อการดูว่าตรงตามข้อกำหนดของโครงการหรือไม่ เอกสารประกอบจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับโครงการนั้น

เอกสารประกอบสามารถเป็นหัวใจสำคัญของความสำเร็จของโครงการได้

การตรวจสอบและควบคุม

ประกอบด้วยกระบวนการที่ดำเนินการเพื่อสังเกตการดำเนินการของโครงการเพื่อให้สามารถระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงทีและสามารถดำเนินมาตรการแก้ไขได้เมื่อจำเป็นเพื่อควบคุมการดำเนินโครงการ

มีการสังเกตและวัดผลการดำเนินงานของโครงการเพื่อระบุรูปแบบต่างๆในแผนการจัดการโครงการ

นอกจากนี้ยังให้ข้อเสนอแนะระหว่างขั้นตอนต่างๆของโครงการเพื่อดำเนินการป้องกันหรือแก้ไขเพื่อให้สอดคล้องกับแผนการจัดการโครงการ

ปิด

ประกอบด้วยความสำเร็จอย่างเป็นทางการของโครงการและการยอมรับ กิจกรรมการบริหาร ได้แก่ เอกสารประกอบบทเรียน ประกอบด้วยการสรุปกิจกรรมทั้งหมดของชุดกระบวนการทั้งหมดเพื่อปิดโครงการอย่างเป็นทางการ

การตรวจสอบหลังการดำเนินการรวมอยู่ในขั้นตอนนี้ด้วย นี่เป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับทีมโครงการในการเรียนรู้จากประสบการณ์และนำไปใช้กับโครงการในอนาคต

คุณควรดูสิ่งที่ทำงานได้ดีในโครงการและวิเคราะห์สิ่งที่ไม่ได้ผลเพื่อสร้างบทเรียนที่ได้รับ

เป้าหมาย

เป้าหมายของการจัดการโครงการคือการทำโครงการที่ครอบคลุมและตรงตามวัตถุประสงค์ของลูกค้า

พัฒนาขั้นตอนโครงการสำเร็จ

โดยทั่วไปโครงการไม่ว่าจะมีขนาดเท่าใดโดยทั่วไปจะมีขั้นตอนที่โดดเด่นห้าขั้นตอนที่มีความสำคัญเท่ากัน ได้แก่ การเริ่มต้นการวางแผนการดำเนินการการติดตามและการควบคุมการปิด

การพัฒนาและการดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้นทั้งหมดเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่สะดุดรับประกันความสำเร็จของโครงการ

สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ควรจำไว้เสมอว่าความสำเร็จหรือล้มเหลวของโครงการส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการทำงานเป็นทีม ดังนั้นกุญแจสู่ความสำเร็จคือการทำงานร่วมกันเสมอ

ด้วยเหตุนี้การสร้างการสื่อสารที่ดีจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ในแง่หนึ่งข้อมูลจะต้องชัดเจนและครบถ้วนเพื่อให้ทุกคนเข้าใจอย่างถ่องแท้ ในทางกลับกันคุณต้องมีความสามารถในการรับฟังและรับคำติชมที่สร้างสรรค์

บรรลุวัตถุประสงค์หลักของโครงการ

วัตถุประสงค์หลักของโครงการจะต้องแล้วเสร็จภายในเวลาโดยประมาณโดยมีคุณภาพที่คาดหวังและอยู่ในงบประมาณที่พิจารณา

การเพิ่มประสิทธิภาพอินพุตที่จำเป็นที่ได้รับมอบหมายและการประยุกต์ใช้เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของโครงการเป็นเรื่องที่มีช่องว่างสำหรับการปรับปรุงอยู่เสมอ

กระบวนการและขั้นตอนทั้งหมดสามารถได้รับการปฏิรูปและปรับปรุงเพื่อปรับปรุงความยั่งยืนของโครงการและเพื่อแนะนำทีมผ่านกระบวนการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์

จัดทำโครงการที่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของลูกค้า

นี่อาจหมายความว่าวิสัยทัศน์ของลูกค้าต้องได้รับการแก้ไขและปฏิรูปหรือเจรจากับพวกเขาที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการเพื่อเปลี่ยนให้เป็นเป้าหมายที่นำไปปฏิบัติได้

การตอบสนองความคาดหวังของลูกค้าและทำให้พวกเขามีความสุขไม่เพียง แต่นำไปสู่การทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จซึ่งสามารถช่วยขจัดความประหลาดใจระหว่างการดำเนินโครงการ แต่ยังรับประกันความยั่งยืนในอนาคตอีกด้วย

ประโยชน์ที่ได้รับ

ข้อได้เปรียบหลักของการจัดการโครงการคือช่วยให้คุณจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้แก้ปัญหาได้เร็วขึ้น

ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นในการให้บริการ

การจัดการโครงการจัดให้มีแผนงานที่ปฏิบัติตามได้ง่ายและนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ หลังจากที่คุณรู้ว่าควรหลีกเลี่ยงหลุมบ่อตรงไหนแล้วก็เป็นเหตุผลว่าคุณจะทำงานอย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความพึงพอใจของลูกค้า

ตราบใดที่โครงการเสร็จสิ้นตรงเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณลูกค้าก็มีความสุข และลูกค้าที่มีความสุขคือคนที่จะได้เห็นอีกครั้ง

การจัดการโครงการอัจฉริยะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ความสัมพันธ์กับลูกค้า / ผู้จัดการดำเนินต่อไปได้

ประสิทธิผลที่มากขึ้นในการให้บริการ

กลยุทธ์เดียวกันกับที่ทำให้สามารถทำโครงการหนึ่งให้สำเร็จจะใช้ได้ผลหลายครั้งสำหรับโครงการอื่น ๆ

ปรับปรุงการเติบโตและพัฒนาการภายในทีม

ผลลัพธ์เชิงบวกไม่เพียง แต่สร้างความเคารพเท่านั้น แต่ยังสร้างแรงบันดาลใจให้ทีมงานโครงการมองหาวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นต่อไป

เพิ่มความยืดหยุ่น

บางทีประโยชน์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการจัดการโครงการคือช่วยให้เกิดความยืดหยุ่น การจัดการโครงการที่ปลอดภัยช่วยให้คุณสามารถวาดกลยุทธ์ที่คุณต้องการดำเนินการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

อย่างไรก็ตามความสวยงามขององค์กรเช่นนี้ก็คือหากมีการค้นพบเส้นทางที่ชาญฉลาดกว่านี้ก็สามารถดำเนินการได้ สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางจำนวนมากสิ่งนี้คุ้มค่ากับราคาค่าเข้าชม

เพิ่มการประเมินความเสี่ยง

เมื่อผู้เล่นทุกคนเข้าแถวและวางกลยุทธ์ได้แล้วพวกเขาจะเพิ่มความเสี่ยงที่อาจจะตบ

การจัดการโครงการจะมอบธงสีแดงในเวลาที่เหมาะสมก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินการจนเสร็จสิ้นโครงการ

ตัวอย่าง

อเมริกันแอร์ไลน์

การควบรวมกิจการของ American Airlines กับ US Airways ทำให้เกิดความทับซ้อนกันในเทคโนโลยีและโปรแกรมต่างๆ พวกเขารู้ว่าสเปรดชีตไม่เพียงพอที่จะจัดการโครงการและทรัพยากรที่ซับซ้อน

เพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจนถึงลำดับความสำคัญระดับภูมิภาคและระดับโลกที่กว้างขึ้นพวกเขาจึงเริ่มใช้การจัดการโครงการสำหรับการป้อนบุคลากรการจัดการทรัพยากรและการวางแผนกำลังการผลิต

เป็นผลให้สายการบินเปลี่ยนจากการใช้ประโยชน์จากงานเทคโนโลยีสารสนเทศจาก 10% เป็น 20% นี่เท่ากับผลกระทบเชิงบวกสุทธิหลายล้านดอลลาร์ในงบดุลของคุณ

ตอนนี้พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ดีขึ้นและเชื่อถือได้มากขึ้นเพื่อทำการตัดสินใจที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการและทรัพยากร

รอยัลแบงก์

Royal Bank of Scotland จำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่สอดคล้องและเชื่อถือได้เพื่อแจ้งการตัดสินใจทางการเงินและทรัพยากร ดังนั้นพวกเขาจึงเลือกการจัดการโครงการเพื่อขับเคลื่อนความสอดคล้องนี้ ดังนั้นพวกเขาจึงเลิกใช้ระบบเดิม 35 ระบบเครื่องมือที่พัฒนาโดยผู้ใช้มากกว่า 50 รายการและสเปรดชีตหลายร้อยรายการ

ด้วยข้อมูลในรูปแบบที่แตกต่างกันและหลายร้อยโครงการที่จัดการโดยระบบที่แตกต่างกันพวกเขาต้องการควบคุมข้อมูลเพื่อให้เห็นฐานลูกค้าทั้งหมดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

ภายในสิบสองเดือนพวกเขาสามารถดำเนินธุรกิจให้สำเร็จและได้รับผลตอบแทนจากการลงทุน ระหว่างทางพวกเขาได้ปรับปรุงความโปร่งใสและลดต้นทุนในแต่ละหน่วยธุรกิจ

อ้างอิง

1. Wikipedia สารานุกรมเสรี (2019) การจัดการโครงการ. นำมาจาก: en.wikipedia.org.
2. สถาบันบริหารโครงการ (2019). การจัดการโครงการคืออะไร? นำมาจาก: pmi.org.
3. Clarizen (2018). วัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการคืออะไร? นำมาจาก: clarizen.com.
4. NI Business (2019). ข้อดีของการจัดการโครงการ นำมาจาก: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). ประโยชน์ 10 อันดับแรกของการจัดการโครงการ การจัดการโครงการ Bright Hub นำมาจาก: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 ตัวอย่างการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จในโลกแห่งความจริง บล็อก Planview นำมาจาก: blog.planview.com.