- คุณสมบัติ
- โครงสร้าง
- ความเป็นผู้นำ
- หน่วยย่อยที่ตรงกัน
- จดหมายขาเข้า
- การควบคุมและการจัดส่ง
- จดหมายขาออก
- ความสำคัญ
- อ้างอิง
หน่วยจดหมายเป็นสถานีการทำงานที่ได้รับการจัดประเภทระเบียนและส่วนกลางกระจายการสื่อสารภายในและภายนอกและเอกสารสำหรับสมาชิกทุกคนขององค์กรระหว่างหน่วยงานที่แตกต่างกัน มีวัตถุประสงค์เพื่อรับประกันว่าสินค้าจะถูกส่งไปยังผู้รับอย่างมีประสิทธิภาพรวดเร็วและอยู่ในเงื่อนไขที่ดีที่สุด
หน่วยงานหรือองค์กรเอกชนและสาธารณะใช้โปรแกรมการจัดการเอกสารนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการควบคุมการติดต่อ เป็นกระบวนการที่รวมเข้ากับพลวัตขององค์กรและช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ของ บริษัท
หน่วยการติดต่อช่วยให้มั่นใจได้ว่าการจัดส่งข้อมูลภายใน บริษัท เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว ที่มา: pixabay.com
จากคลังเก่าไปจนถึงยุคดิจิทัลวิธีการจัดระเบียบของแผนกนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลเอกสารที่น่าสนใจได้ง่ายและปกป้องบันทึกการควบคุมไฟล์คู่มือขั้นตอนและประวัติทั้งหมดของ บริษัท ในรูปแบบทางกายภาพและ / หรือดิจิทัล
ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อเร่งการจัดการเอกสารซึ่งส่งผลดีต่อสิ่งแวดล้อมเนื่องจากไฟล์ทางกายภาพมีแนวโน้มที่จะหายไปและหลีกเลี่ยงการใช้กระดาษ
ในทำนองเดียวกันการส่งหรือรับการติดต่อผ่านอินทราเน็ตและเอกซ์ทราเน็ตนั้นมีความคล่องตัวและรวดเร็วมากขึ้น
คุณสมบัติ
หน่วยการติดต่อมีหน้าที่เฉพาะที่กำหนดไว้เพื่อจัดทำเอกสารจัดระเบียบและแจกจ่ายการติดต่อที่มีข้อมูลที่มีอยู่ในธุรกิจหรือบริการที่มีให้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดจนเอกสารสำคัญทั้งหมดเพื่อสนับสนุนกิจกรรมการบริหารและองค์กร
หน้าที่เฉพาะของหน่วยการติดต่อมีดังต่อไปนี้:
- ควบคุมการเข้าออกของเอกสาร
- กระจายการสื่อสารไปยังพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง
- กระบวนการโต้ตอบและการสื่อสารที่สร้างขึ้นภายในและภายนอก
- สแกนเอกสาร
- สั่งซื้อจัดประเภทและบรรยายเอกสารกองทุนเอกสารของ บริษัท
- รักษาและควบคุมการผลิตสารคดี
- กำหนดหมายเลขติดต่อกันให้กับการติดต่อที่ผลิตหรือรับ (การยื่น)
- เลือกเอกสารและการสื่อสารที่ต้องเก็บไว้และโอนไปยังที่เก็บถาวรส่วนกลาง
โครงสร้าง
หน่วยการติดต่อจัดตามขนาดและลักษณะของ บริษัท หรือสถาบัน โดยทั่วไปจะขึ้นอยู่กับสำนักงานใหญ่ที่แบ่งออกเป็นสองหน่วยย่อย: หนึ่งสำหรับเข้าและอีกหนึ่งสำหรับทางออก
หน่วยย่อยแต่ละหน่วยมีหน้าที่เฉพาะที่มุ่งเป้าไปที่การบริหารและการควบคุมทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อทั้งภายในและภายนอก ประเภทของหน่วยเหล่านี้มีโครงสร้างดังนี้:
ความเป็นผู้นำ
เป็นการกำหนดระเบียบและนโยบายที่ให้เหตุผลสร้างมาตรฐานและควบคุมการผลิตเอกสารวิธีการแจกจ่ายการส่งและรับการติดต่อและการมอบหมายงานของสมาชิกในแผนก กล่าวคือในลักษณะที่ประสานกันพวกเขาเชื่อมโยงเอกสารและกระบวนการจัดการที่เก็บถาวรและการจัดระบบที่มีประสิทธิภาพ
หน่วยย่อยที่ตรงกัน
เธอเป็นผู้รับผิดชอบในการนำวิธีการแจกจ่ายและการควบคุมไปใช้ในพื้นที่การจัดการเอกสารตามนโยบายและข้อบังคับที่กำหนดโดย บริษัท แบ่งออกเป็น:
จดหมายขาเข้า
เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่มาถึงและส่งไปยังหน่วยงานต่างๆของสถาบัน ได้รับเอกสารในพื้นที่นี้ ก่อนปิดผนึกการยอมรับใบเสร็จจะต้องตรวจสอบว่า:
- มีไว้สำหรับสถาบันหรือ บริษัท
- เรื่องนี้เป็นเรื่องของสถาบันหรือ บริษัท
- มีการปิดผนึกและลงนามอย่างถูกต้อง
- ภาคผนวกถ้ามีจะสมบูรณ์ หากไม่เป็นเช่นนั้นจะต้องดำเนินการเรียกร้องไปยังผู้ออกทันทีเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจา
- ตราประทับหน่วยย่อยติดวันที่และเวลาที่ได้รับ
การควบคุมและการจัดส่ง
จากนั้นเอกสารจะถูกจัดประเภทโดยวางสัญลักษณ์ให้ตรงกับแผนกที่ต้องส่ง การลงทะเบียนจะดำเนินการตามข้อมูลควบคุมหลักเช่นวันที่รับแผนกที่กำหนดหมายเลขควบคุมการลงทะเบียนและข้อมูลของผู้ส่งต้นฉบับ
หลังจากขั้นตอนการจัดทำเอกสารและการจำแนกประเภทนี้จะดำเนินการแจกจ่ายซึ่งประกอบด้วยการส่งจดหมายโต้ตอบไปยังแต่ละแผนกหรือหน่วยงาน แผนกดังกล่าวจะดำเนินการประทับตรารับทราบการรับและข้อตกลง
ในกรณีที่มีการพิจารณาแล้วว่าเอกสารไม่ได้ส่งถึงสถาบันหรือไม่อยู่ในความสามารถของเอกสารนั้นจะถูกส่งกลับไปยังผู้ส่งต้นทางพร้อมคำอธิบายที่เหมาะสม
จดหมายขาออก
พื้นที่นี้รับผิดชอบในการรับจดหมายโต้ตอบและเอกสารจากแต่ละหน่วยงานของ บริษัท หรือสถาบันและจัดระเบียบตามจุดหมายปลายทาง จะทำให้การจัดส่งผ่านช่องทางที่เกี่ยวข้องเมื่อตรวจสอบความถูกต้องต่อไปนี้:
- เอกสารจะต้องเขียนบนกระดาษของสถาบัน
- ต้องเซ็นเอกสาร (ทั้งตัวจริงและสำเนา)
- ต้องแนบภาคผนวก
- รายละเอียดผู้รับและที่อยู่ต้องถูกต้อง
- การเช็คเอาต์และการเช็คเอาต์ต้องปรากฏพร้อมวันที่และรหัส
หลังจากตรวจสอบและอนุมัติข้อมูลและลักษณะที่กำหนดสำหรับการจัดส่งแล้วเราจะดำเนินการให้หลักฐานการรับสินค้า
พื้นที่นี้ถือว่าเป็นความรับผิดชอบในการจัดส่งและจัดส่งไปยังจุดหมายปลายทางหลังจากจำแนกตามเส้นทางแล้ว (ทางไปรษณีย์เป็นการส่วนตัวหรือโดยตรงผ่านการแลกเปลี่ยนและอื่น ๆ )
ซองจดหมายจะมีข้อความกำกับและเอกสารที่มีจะถูกระบุในการควบคุมการจัดส่งหรือใบแจ้งหนี้ตามวิธีการที่จัดส่ง คุณต้องส่งสำเนาเอกสารที่ประทับตราและลงนามเพื่อเป็นหลักฐานการรับ
ในที่สุดพวกเขาจะยื่นตามลำดับตัวอักษรตัวเลขใจความหรือตามลำดับเวลาเพื่อดำเนินการเช็คเอาต์และสร้างการควบคุม
ความสำคัญ
หน่วยการติดต่อเป็นพื้นที่ที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับสูง ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ว่าความสัมพันธ์และการสื่อสารภายในและภายนอกสถาบันดำเนินไปอย่างมีประสิทธิผลและทันท่วงที
ความสำคัญของหน่วยการติดต่อขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงที่ว่าสิ่งนี้จะต้องรับประกันการเก็บรักษาการดูแลและการอนุรักษ์เอกสารที่เป็นความทรงจำของสถาบันหรือ บริษัท
วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่จัดการภายในหน่วยงานได้อย่างทันท่วงที
อ้างอิง
- “ หน่วยสารบรรณ” ที่มหาวิทยาลัย Santiago de Cali. สืบค้นเมื่อวันที่ 8 กรกฎาคม 2019 จากมหาวิทยาลัย Santiago de Cali: usc.edu.co
- Gutiérrez, E. "4 ขั้นตอนในการจัดรูปแบบและจัดระเบียบบันทึก บริษัท ของคุณอย่างถูกต้อง" ในพวกเขาไม่ใช่เอกสาร สืบค้นเมื่อ 8 กรกฎาคม 2019 จาก No papers: nosonpapeles.com
- Escobar, C. "การจัดระเบียบเอกสาร" ในกิจกรรม. สืบค้นเมื่อวันที่ 8 กรกฎาคม 2019 จากกิจกรรม: blogspot.com
- "ข้อบังคับภายในสำหรับการยื่นคำร้องและการติดต่อ" ในหน่วยงานดับเพลิงแห่งชาติของโคลอมเบีย สืบค้นเมื่อ 8 กรกฎาคม 2019 จาก National Fire Department of Colombia: firefighters.mininterior.gov.co
- "หน่วยการติดต่อและหน่วยเก็บถาวรในภาครัฐของรัฐบาลกลาง" Monterrey Institute of Technology and Higher Studies สืบค้นเมื่อวันที่ 9 กรกฎาคม 2019 จาก Monterrey Institute of Technology and Higher Studies: itesm.mx