การทำบัญชีคือการบันทึกอย่างเป็นระบบและจัดทำธุรกรรมทางการเงินใน บริษัท หรือองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร แนวปฏิบัติทางการบัญชีนี้มีความสำคัญต่อการเติบโตและการบำรุงรักษาของธุรกิจ
ธุรกรรมทางการเงินบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชี ได้แก่ การเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ให้กับลูกค้าการบันทึกใบเสร็จรับเงินของลูกค้าการตรวจสอบและบันทึกใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์การชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ การประมวลผลการจ่ายเงินของพนักงานและรายงานของรัฐบาลและการสร้างรายงานทางการเงิน
สิ่งสำคัญที่สุดของการทำบัญชีคือการเก็บบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ความถูกต้องเป็นส่วนสำคัญที่สุดของกระบวนการทั้งหมดนี้
องค์ประกอบนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ข้อมูลเบื้องต้นที่จำเป็นในการสร้างงบการเงิน ทุกธุรกรรมจะต้องถูกบันทึกลงในสมุดบัญชีและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะต้องได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง
ปัจจุบันการทำบัญชีส่วนใหญ่ทั่วโลกทำได้ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์
ต้องมีความรู้เรื่องเดบิตและเครดิตตลอดจนความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการบัญชีการเงินซึ่งรวมถึงงบดุลและงบกำไรขาดทุน
คุณสมบัติหลักของการทำบัญชี
การทำบัญชีคือการบันทึกรายการธุรกรรมทางการเงินและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทุกวัน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการถูกต้องเป็นปัจจุบันและครอบคลุม ด้วยเหตุนี้ความแม่นยำจึงมีความสำคัญต่อกระบวนการนี้
องค์ประกอบนี้ให้ข้อมูลที่จัดทำบัญชีและใบแจ้งหนี้ กระบวนการที่โดดเด่นนี้เกิดขึ้นภายในการบัญชีที่หลากหลาย ทุกธุรกรรมไม่ว่าจะเป็นการซื้อหรือการขายจะต้องบันทึกลงในสมุดบัญชี
โดยปกติจะมีโครงสร้างที่สร้างขึ้นสำหรับการทำบัญชีเรียกว่าการควบคุมคุณภาพซึ่งช่วยให้แน่ใจว่าบันทึกถูกต้องและเพียงพอ
บันทึกธุรกรรม
ตามหลักการของการทำบัญชีธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในองค์กรจะต้องบันทึกทุกวันในบัญชีหรือในระบบบัญชี
สำหรับแต่ละธุรกรรมจะต้องมีเอกสารที่อธิบายธุรกรรมทางธุรกิจ ซึ่งอาจรวมถึงใบแจ้งหนี้การขายการชำระเงินให้กับผู้ขายใบเสร็จการขายใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายการชำระเงินผ่านธนาคารและรายงานการประชุม
เอกสารประกอบเหล่านี้ให้แนวทางการตรวจสอบ (เอกสารประวัติของธุรกรรมใน บริษัท ) สำหรับแต่ละธุรกรรมและเป็นส่วนสำคัญในการเก็บบันทึกที่เพียงพอในกรณีที่มีการตรวจสอบเกิดขึ้น
ระบบรายการคู่
ระบบรายการคู่คือระบบบัญชีที่แต่ละธุรกรรมมีรายการบวกและลบ (เดบิตและเครดิต) ที่ตรงกัน ระบบนี้เป็นที่นิยมมากที่สุดในการทำบัญชี
ระบบการทำบัญชีแบบเข้าสองครั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงที่ว่าแต่ละธุรกรรมมีสองส่วนดังนั้นจึงมีผลต่อบัญชีสองบัญชี
เนื่องจากทุกธุรกรรมเกี่ยวข้องกับรายการเดบิตในบัญชีหนึ่งและรายการเครดิตในอีกบัญชีหนึ่ง
ซึ่งหมายความว่าแต่ละธุรกรรมจะต้องลงทะเบียนในสองบัญชี บัญชีหนึ่งจะถูกหักเนื่องจากการรักษาความปลอดภัยถูกลบออกและอีกบัญชีหนึ่งจะได้รับเครดิตเนื่องจากได้รับการรักษาความปลอดภัย หลักการสำคัญของหลักการนี้คือการหักบัญชีผู้รับและให้เครดิตผู้ให้
ต้นกำเนิด
ระบบรายการคู่สามารถให้เครดิตกับการพัฒนาการบัญชีสมัยใหม่ โดยพื้นฐานแล้วจะกำหนดวิธีการในการรับบันทึกที่ถูกต้องในอุตสาหกรรม
บันทึกทางประวัติศาสตร์ระบุว่าระบบการเข้าสองครั้งถูกสังเกตโดยพ่อค้าครั้งแรกในช่วงยุคกลาง นี่หมายถึงการปรับปรุงที่ดีสำหรับลูกคิดและระบบเริ่มต้นเดียวที่ใช้ในยุคเก่า
ในขณะที่ระบบการเข้าสองครั้งเป็นที่นิยมจึงเริ่มขยายไปถึงคำอธิบายโดยละเอียดของผลิตภัณฑ์และบริการรายได้ค่าใช้จ่ายเครดิตหนี้สินและอื่น ๆ
สมุดบัญชี
สมุดบัญชีสามารถเขียนด้วยลายมือหรือคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยบันทึกของสินทรัพย์แต่ละรายการและหนี้สินของธุรกิจและทุน (จำนวนเงินที่ลงทุน) ของเจ้าของ บันทึกแยกต่างหากสำหรับแต่ละรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางธุรกิจ
ระบบการเข้าสองครั้งต้องการสองรายการสำหรับแต่ละธุรกรรม: เดบิตและเครดิต การซื้อใด ๆ เช่นวัตถุดิบหรือสินค้าตลอดจนการชำระเงินของลูกค้าจะต้องถูกบันทึกไว้ในสองที่ในบัญชีแยกประเภทภายใต้ระบบนี้
ตัวอย่าง
ธุรกิจของ Marcelino ซื้อวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์มูลค่า 3,000 ดอลลาร์ วัสดุเหล่านี้จำเป็นในการสร้างผลิตภัณฑ์ที่คุณจะขายให้กับลูกค้าของคุณในภายหลัง
เมื่อคุณลงทะเบียนภายใต้ระบบการเข้าสองครั้งคุณต้องหักบัญชีบันทึกสินค้าคงคลังของคุณเป็นสินทรัพย์และเครดิตบัญชีเงินสดของคุณ
Marcelino ดำเนินธุรกิจผ้าและเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเป็นเงิน 800 เหรียญ ธุรกรรมนี้จะถูกบันทึกดังนี้:
- เดบิต $ 800 ในบัญชีลูกหนี้ของคุณ
- เครดิต $ 800 ไปยังบัญชีรายได้ของคุณ
บันทึกรายละเอียดเพิ่มเติมอาจรวมถึงระบบการป้อนข้อมูลสองครั้งสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังและต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS):
- เดบิต $ 400 ไปยังบัญชี COGS
- เครดิต $ 400 ไปยังบัญชีสินค้าคงคลัง รายการเหล่านี้จะช่วยให้ Marcelino มีสถิติที่ดีขึ้นเกี่ยวกับการชนะทั้งหมดของเขา
สมการบัญชี
สมการบัญชีควรทำให้ยอดรวมสมดุลที่พบในบัญชีเดบิตและบัญชีเครดิต สามารถแสดงได้ดังนี้:
สินทรัพย์ + ค่าใช้จ่าย = หนี้สิน + ส่วนของผู้ถือหุ้น + รายได้
ดังนั้น: บัญชีเดบิต (สินทรัพย์ + ค่าใช้จ่าย) = บัญชีเครดิต (หนี้สิน + รายได้ + ส่วนของผู้ถือหุ้น)
เดบิตจะอยู่ทางด้านซ้ายและเพิ่มบัญชีเดบิตและลดบัญชีเครดิต นอกจากนี้เครดิตยังอยู่ทางขวาและเพิ่มบัญชีเครดิตและลดบัญชีเดบิต
ระบบการเข้าสองครั้งต้องมีรายการทางด้านซ้ายของแต่ละบัญชีและรายการที่เกี่ยวข้องทางด้านขวา ในบัญชีแยกประเภทควรจำไว้ว่า:
- ค่าใช้จ่ายเป็นเดบิตเสมอ
- รายได้เป็นเครดิตเสมอ
- จะหักจากบัญชีเงินสดเมื่อได้รับเงิน
- จะเข้าบัญชีเงินสดเมื่อเงินเข้าบัญชี
อ้างอิง
- การทำบัญชีรายการคู่ กู้คืนจาก debitoor.com
- การทำบัญชีคืออะไร? กู้คืนจาก Accountingcoach.com
- การทำบัญชี 101- บทช่วยสอนเริ่มต้น (2016) กู้คืนจาก thebalance.com
- การทำบัญชี - การทำบัญชีคืออะไร? กู้คืนจาก debitoor.com
- การทำบัญชีคืออะไร กู้คืนจาก reviso.com
- เส้นทางการตรวจสอบ กู้คืนจาก debitoor.com